1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Leverkusen gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung eines Cloud-basierten Zeitmanagement-Systems auf Basis eines SaaS-Modells
Beschreibung: Abschluss eines EVB-IT-Cloud-Vertrages für die Bereitstellung eines Zeitmanagement-Systems zur Nutzung auf Basis eines SaaS-Modells durch den Auftraggeber
Kennung des Verfahrens: 7be38960-7884-41a7-85a0-334bd56a997d
Interne Kennung: KL-ZM1
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Das Aktenzeichen KL-ZM1 ist bei Einreichung des Teilnahmeantrags mit anzugeben. 2. Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung der Teilnahmeanträge und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt. 3. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich in digitaler Form unter Verwendung der Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform zu stellen. Die Fragen sind spätestens bis 10 Kalendertage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist zu stellen. Sie sollen möglichst frühzeitig gestellt werden. Die Antworten auf Fragen sind in digitaler Form aus der Datenbank der Deutschen eVergabe (gem. Ziffer 5.1.11) abrufbar. 4. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen: Enthalten die Bewerberinformation oder die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, die eine Teilnahme erschweren oder die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bewerber die Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Weiterhin hat der Bewerber die Auftraggeberin auf eventuell bestehende Widersprüche in den Vergabeunterlagen und auf Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Lieferungen und Leistungen unverzüglich aufmerksam zu machen. Die Hinweise sind in digitaler Form unter Verwendung der Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform an die Auftraggeberin zu richten. Antwortschreiben und Hinweise der Auftraggeberin, die die Ausschreibungsunterlagen ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen den Ausschreibungsunterlagen vor. Die den Bewerbern bzw. Bietern im Verlauf dieses Verfahrens erteilten weiteren Informationen (Antworten der Auftraggeberin auf Fragen der Bieter, sonstige schriftliche Hinweise) sind ebenso wie die Ausschreibungsunterlagen bei der Erstellung des Teilnahmeantrages und des Angebotes zugrunde zu legen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
Betrug:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung eines Cloud-basierten Zeitmanagement-Systems auf Basis eines SaaS-Modells
Beschreibung: Das Klinikum Leverkusen steht für stationäre und ambulante Spitzenversorgung. Medizinisch-pflegerische Fachkompetenz trifft bei uns auf menschliche Zuwendung und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Mehr als 2.400 Menschen kümmern sich in 12 medizinischen Fachabteilungen, zahlreichen Zentren und Instituten sowie in den Servicebereichen, Tochtergesellschaften und in der Verwaltung um die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Patient:innen. Unsere Ärztinnen und Ärzte, Apotheker:innen, Pflegekräfte, Therapeut:innen und andere Berufsgruppen sind dafür rund um die Uhr im Einsatz. Zahlreiche niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, Physiotherapeuten, Orthopädietechniker:innen, eine ambulante Rehaeinrichtung, eine Apotheke, ein Labordienstleister und viele andere Gesundheitsdienstleister bieten im Gesundheitspark Leverkusen Medizin für das ganze Leben. Beginnend bei Vorsorge- und Präventionsmaßnahmen über Diagnostik und Therapie bis hin zur Rehabilitation und Nachsorge. Wir gestalten als Gründer und treibende Kraft im Gesundheitspark Leverkusen strategische Kooperationen und bilden Netzwerke zum Wohle und Nutzen unserer Patient:innen, Kund:innen, Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen. Umweltschutz und Nachhaltigkeit: Wir sind Teil des bundesweiten Netzwerkes „KLIKgreen – Krankenhaus trifft Klimaschutz“. Qualität: Wir sind nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Patientensicherheit: Patientensicherheit hat bei uns einen hohen Stellenwert. Die Klinikum Leverkusen gGmbH beabsichtigt, einen EVB-IT-Cloud-Vertrag für ein Zeitmanagement-System auf Basis eines SaaS-Modells für 2800 User und 50 Administratoren und einem Servicevertrag (Service-Level-Agreement) mit einer Basisvertragslaufzeit von 60 Monaten und einer Verlängerungsoption von jeweils einem Jahr abzuschließen. Die Vertragslaufzeit für den Vollservicevertrag soll bei der jeweiligen Nutzung der Verlängerungsoption auf insgesamt 10 Jahre Laufzeit begrenzt werden.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 5
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der EVB-IT-Cloud-Vertrag wird über eine Grundlaufzeit von 60 Monaten fest geschlossen. Vertragsbeginn soll der 01.01.2026 sein. Der Vertrag verlängert sich nach der Grundlaufzeit (unter Beibehaltung der Vertragsbedingungen) jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht schriftlich oder per E-Mail bis spätestens neun Monate vor seinem jeweiligen Auslaufen von einem der Vertragspartner gekündigt wird. Die Vertragslaufzeit wird auf 10 Jahre begrenzt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Sämtliche der nachfolgend geforderten Nachweise, Erklärungen und Informationen (Unterlagen) sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (als Anlage zum Teilnahmeantrag) beizubringen. Es sind grundsätzlich Eigenerklärungen ausreichend. Ebenso kann das von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellte Standardformular zur Abgabe einer elektronischen Eigenerklärung (EEE) verwendet werden. Während des Verfahrens ablaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren. Die geforderten Unterlagen sind vollständig mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen kann ein Ausschluss vom Verfahren erfolgen. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen im Rahmen der vergaberechtlichen Vorschriften nachzufordern (§ 56 VgV) und zur Auftragserteilung zusätzlich zu den Eigenerklärungen entsprechende Nachweise oder behördliche Bestätigungen zu fordern. Ein Anspruch der Bewerber/Bieter besteht hierauf nicht. Hinweis: Angebote sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs noch nicht zu übermitteln. Die Angebote sind erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs von den Bietern einzureichen, die zur gesondert zur Angebotsabgabe aufgefordert werden." Für den Fall einer sogenannten Eignungsleihe im Sinne des § 47 VgV ist Folgendes zu beachten: Beabsichtigt ein Bewerber oder Bieter im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle bzw. die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, müssen mit dem Teilnahmeantrag auch sämtliche vom jeweiligen Eignungsleihgeber beizubringenden Unterlagen vollständig eingereicht werden und zudem vom Bewerber/Bieter durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachgewiesen werden, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Sofern eine Eignungsleihe im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit beabsichtigt ist, wird eine gemeinsame Haftung des Bewerbers/ TED Bieters und des Eignungsleihgebers für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangt (§ 47 Abs. 3 VgV). Arbeits- und Bietergemeinschaften: Anträge von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Teilnahmeantrag: -ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters, -eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung im Auftragsfall sowie -eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, eingereicht wird. Weiterhin sind der Leistungsumfang und der Leistungsteil jedes Mitgliedes der Bietergemeinschaft darzustellen. Für die Beurteilung der Eignung wird eine Gesamtbetrachtung und -bewertung der von der Bietergemeinschaft eingereichten Unterlagen angestellt. Die nachfolgend genannten Unterlagen (1.a) bis 1.d) und 2.) sind jedoch zwingend von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen 1. Besondere Bedingungen für den Teilnahmewettbewerb: Einfache Kopien folgender Unterlagen: a) Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate), b) Eigenerklärung bzgl. §§ 123 – 125 GWB. Der Auftraggeber stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. c) Eigenerklärung Bezug Russland. Der Auftraggeber stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung (127/L127/III.27). d) Tariftreue Mindestarbeitsbedingungen. Der Auftraggeber stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung (513 EU). 2. Kurzdarstellung des Bewerbers mit Angaben zur Entwicklung, Namen der Firma, Kontaktadresse, Standorte und Darstellung des Unternehmensprofils und der Leistungsschwerpunkte. Geforderte Eignungsnachweise (gem. § 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualitfikation-Nachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. Ebenso kann das von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellte Standardformular zur Abgabe einer elektronischen Eigenerklärung (EEE) verwendet werden.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Angaben zu den durch den Bewerber/Bieter erzielten Gesamt-Nettoumsätzen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023 und 2024), die auf Leistungen entfallen, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen (Bereitstellung eines Cloud-basierten Zeitmanagement-Systems auf Basis eines SaaS-Modells) vergleichbar sind vgl. § 45 VgV (Mindestanforderung). 2. Für Gesellschaften deren Mehrheitsgesellschafter außerhalb der Bundesrepublik Deutschland angesiedelt sind, übernimmt der ausländische Mehrheitsgesellschafter im Falle einer vollständigen Leistungshemmung der deutschen Gesellschaft die Verpflichtung, die Software für mindestens 24 Monate nach den gesetzlichen und tariflichen Regelungen in Deutschland aufrecht zu erhalten (Mindestanforderung).
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Geforderte Kautionen und Sicherheiten: Mit Einreichung des Teilnahmeantrags ist eine Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss bzw. zum Bestehen folgender Sicherheiten zum Zeitpunkt der Auftragserteilung abzugeben: Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen: a) Sachschäden 500 000 EUR, b) Personenschäden 1 000 000 EUR, c) Sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR. Sollte die Beruf-bzw. Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen zurzeit nicht erreichen, so ist der Bewerber verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen. Spätestens 14 Werktage nach der Auftragserteilung muss das Bestehen der geforderten Sicherheiten durch entsprechende Urkunden oder Bestätigungen nachgewiesen werden.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Leistungsspezifische Referenzliste mit mindestens 3 Referenz-Krankenhäusern der letzten 3 Jahre (2022, 2023 und 2024) vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei denen in Art- und Umfang vergleichbare Leistungen (Zurverfügungstellung eines Cloud-basierten Zeitmanagement-Systems auf Basis eines SaaS-Modells) gemäß den vorgenannten Leistungen erbracht wurden (Mindestanforderung) mit folgenden Angaben für jedes Referenzprojekt: a) Name und Adresse der betreffenden Krankenhäuser mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, b) Angaben zur jeweiligen Projektgröße (Anzahl User, Laufzeit, Service-Level-Agreement).
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 10/10/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 02/10/2025 13:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Vorschriften über die Einlegung von Rechtsbehelfen finden sich in §§ 155 ff. GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrags zur Vergabekammer gemäß §§ 160 ff. GWB wird hingewiesen, namentlich auf die Regelung des § 160 Abs.3 GWB, die folgenden Wortlaut hat: „Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkennt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ipro Medical Consulting GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Klinikum Leverkusen gGmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Leverkusen gGmbH
Registrierungsnummer: 10468
Postanschrift: Am Gesundheitspark 11
Stadt: Leverkusen
Postleitzahl: 51375
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
Telefon: +49 214133210
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: fee22bbe-de4d-40b3-bf5b-0dd6e2983b07
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50669
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: ipro Medical Consulting GmbH
Registrierungsnummer: 3eead2ec-1ea4-49d6-bb1f-35dcfc0832eb
Postanschrift: Seestraße 48
Stadt: Hemmingen
Postleitzahl: 71282
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
Telefon: +49 71504833
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7be38960-7884-41a7-85a0-334bd56a997d - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 31/08/2025 18:19:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 570691-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 167/2025
Datum der Veröffentlichung: 02/09/2025