1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zentrum für Psychiatrie Emmendingen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Ausschreibung Personalmanagementsystem (PMS)
Beschreibung: Ausschreibung Personalmanagementsystem (PMS) Das ZfP Emmendingen beabsichtigen die Digitalisierung des Personalmanagements weiter voranzutreiben und die bestehende Systemlandschaft um ein modernes Personalmanagementsystem zu erweitern.
Kennung des Verfahrens: 086886b8-396a-4642-af17-826a831687de
Interne Kennung: ZfP-2025-0001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Emmendingen
Postleitzahl: 79312
Land, Gliederung (NUTS): Emmendingen (DE133)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen: • Bewerbererklärung (ANLAGE 1) • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Versicherungsbestätigung (ANLAGE 2) • Eigenerklärung Umsatz (ANLAGE 3) • Eigenerklärung Mitarbeiter (ANLAGE 4) • Eigenerklärung Referenzen (ANLAGE 5) • Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (ANLAGE 6) • Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Eintragungen im Gewerbezentralregister (ANLAGE 7) • Eigenerklärung Russlandsanktionen (ANLAGE 8) • Eigenerklärung über Selbstreinigungsmaßnahmen (ANLAGE 9) • Verpflichtungserklärung LTMG (ANLAGE 10) • Eigenerklärung Eignungsleihe (ANLAGE 11) • Verpflichtungserklärung eignungsvermittelndes Unternehmen (ANLAGE 12) • Erklärung Bewerbergemeinschaft (ANLAGE 15) • Erklärung Nichtvorliegen von Wettbewerbsbeschränkungen (ANLAGE 16) Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen: • Angebotsschreiben (L_D_VLL_Komm_L_Ang) • Eigenerklärung Nachunternehmer (ANLAGE 13) • Erklärung Nachunternehmer (ANLAGE 14) • Einführungs- und Produktkonzept (max. 20 DIN A4 Seiten) • Preisangebot (bieterindividuell) • erläuternde Unterlagen wie technische Datenblätter usw. jeweils in deutscher Sprache >> Zugänglichkeit zu Informationen im Vergabeverfahren: << Bereitstellung der Vergabeunterlagen - Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform bereitgestellt. Registrierung, Nutzung bestimmter Software - Bei einer Beteiligung am Vergabeverfahren muss eine eindeutige Bieterbezeichnung sowie eine elektronischen Adresse (Registrierung) angegeben werden. Die Registrierung hat über das Vergabeportal zu erfolgen. - Für die Rechtzeitigkeit der Registrierung, die Nutzung der Software (AI BIETERCOCKPIT) bei Angebotsabgabe und Abgabe von sonstigen Erklärungen etc. ist der Bewerber/Bieter verantwortlich. Abrufung von Informationen, Zugang von Informationen - Der Bewerber/Bieter ist für die Abrufung der bereitgestellten zusätzlichen Informationen (z.B. Antworten auf Bewerber- bzw. Bieterfragen), die sich aus dem Vergabeverfahren ergeben, eigenständig verantwortlich. Eine gesonderte Bekanntmachung erfolgt - soweit nicht gesetzlich oder im Rahmen der Vergabeverfahrensordnungen vorgeschrieben - nicht mehr. Gleiches gilt für etwaige Aufforderungen, Mitteilungen oder sonstigen Erklärungen gegenüber dem Bewerber/ Bieter. - Mitteilungen an den Bewerber/Bieter, die über die Vergabeplattform an den Bewerber/Bieter übermittelt werden, gelten mit der Bereitstellung auf der Vergabeplattform im Bereich des Bewerbers/Bieters als abgesendet. - Der Bewerber/Bieter ist verpflichtet, seinen Account auf der Vergabeplattform auf den Zugang von Informationen jeglicher Art hin zu kontrollieren. Mitteilungen an den Bewerber/Bieter (einschließlich Mitteilungen nach § 134 GWB) werden über das Bewerber-/Bieterpostfach der Vergabeplattform bereitgestellt. Das Bewerber-/Bieterpostfach der Vergabeplattform hat die Funktion eines (elektronischen) Briefkastens. Mit Bereitstellung der Mitteilung im Bieterpostfach auf der Vergabeplattform gehen die Mitteilungen dem Bewerber/Bieter zu. Der Bewerber/Bieter ist für die Kontrolle des Bewerber-/Bieterpostfachs der Vergabeplattform eigenverantwortlich zuständig. Der Bewerber/Bieter hat unabhängig vom Zugang zusätzlicher Nachrichten über einen Posteingang im Bewerber-/Bieterpostfach dieses selbständig auf das Vorhandensein von Mitteilungen zu kontrollieren. Verwendung der Vergabeplattform, technische Anforderungen, Verwendung technischer Mittel, Verantwortlichkeiten der Benutzung - Der Bewerber/Bieter ist für die Eignung der von ihm verwendeten technischen Mittel verantwortlich. - Der Bewerber/Bieter ist für den rechtzeitigen, vollständigen und fristgemäßen Zugang seiner Erklärungen verantwortlich. Der Bewerber/Bieter trägt damit grundsätzlich das Übermittlungsrisiko, es sei denn, dass der Bewerber/Bieter die unvollständige oder verspätete Übermittlung nicht zu vertreten hat. Der Nachweis obliegt dem Bewerber/Bieter. - Der Bewerber/Bieter hat die technischen Hinweise des Vergabeplattformbetreibers zu beachten, zu berücksichtigen und einzuhalten. Notfalls hat sich der Bewerber/Bieter rechtzeitig mit dem technischen Support des Betreibers der Vergabeplattform in Verbindung zu setzen. - Der Bewerber/Bieter wird darauf hingewiesen, dass die maximale Dateimenge des Angebots 300 MB beträgt. - Der Bewerber/Bieter hat die Systemvoraussetzungen für die ordnungsgemäße Verwendung der Vergabeplattform, insbesondere der Down- und Uploadfunktionen und der sonstigen Anwendungen der verwendeten Vergabeplattform sowie die weiteren Nutzungsbedingungen des Betreibers der Vergabeplattform zu beachten und einzuhalten. - Der Bewerber/Bieter hat sich rechtzeitig vor dem Hochladen von Unterlagen - insbesondere bei fristgebundenen Erklärungen - zu vergewissern, dass eine von Seiten des Bewerbers/ Bieters ungestörte Übermittlung der Erklärungen möglich ist, dazu gehört u.a. die Beachtung der Vorgaben zur Beschränkung der maximalen Gesamtdateimenge und der Folgen bei einer Überschreitung sowie der rechtzeitige Beginn mit der Übermittlung.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Ausschreibung Personalmanagementsystem (PMS)
Beschreibung: Das ZfP Emmendingen mit Tochterfirma zfp-Haus Tecum und das ZfP Calw (nachfolgend Auftraggeber) beabsichtigen die Digitalisierung des Personalmanagements weiter voranzutreiben und die bestehende Systemlandschaft um ein modernes Personalmanagementsystem zu erweitern, zur ressourcenschonenden Verbesserung der Dienstleistungsorientierung. Aktuell werden vom Auftraggeber ca. 3.500 aktive Personalfälle verwaltet (Tendenz steigend). Zweck des Verfahrens ist es einen leistungsfähigen Lieferanten und Partner zu gewinnen, der die gewünschte Software liefern, einführen und den Cloud-Betrieb sicherstellen kann.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/10/2025
Enddatum der Laufzeit: 15/12/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: Qualität
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Produktpräsentation
Beschreibung: Produktpräsentation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: .
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Zentrum für Psychiatrie Emmendingen
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: rexx systems GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 18/08/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Zentrum für Psychiatrie Emmendingen
Registrierungsnummer: DE 141 936 507
Postanschrift: Neubronnstraße 25
Stadt: Emmendingen
Postleitzahl: 79312
Land, Gliederung (NUTS): Emmendingen (DE133)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH & Co. KG
Telefon: +49 71166601496
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: rexx systems GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 213 001 092
Postanschrift: Süderstraße 75-79
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 408900800
Fax: +49 40890080120
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f489471e-3b9a-449c-8c4d-321321c143be - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/08/2025 13:55:53 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 540957-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 157/2025
Datum der Veröffentlichung: 19/08/2025