Öffentliche Ausschreibung Köln 2025 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Digitale Aufklärung, Einwilligung und Dokumentensignatur 2025-08-13

Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Digitale Aufklärung, Einwilligung und Dokumentensignatur

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kliniken der Stadt Köln gGmbH

E-Mail: ausschreibung@kliniken-koeln.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Digitale Aufklärung, Einwilligung und Dokumentensignatur

Beschreibung: Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH (nachfolgend AG) beabsichtigt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Beschaffung einer Software zur flächendeckenden Implementierung und Inbetriebnahme einer digitalen Patientenaufklärung, Einwilligung und Dokumentensignatur. Gegenwärtig erfolgt die gesamte Aufklärung und Einwilligung der Patienten überwiegend papierbasiert. Unterlagen werden patientenbezogen ausgedruckt, vom Patienten bzw. dem Arzt ausgefüllt sowie unterzeichnet und sodann als Scan im Archivsystem (Pegasos) abgelegt. Nach Projektende soll die Aufklärung und Einwilligung des Patienten durch den ärztlichen Dienst weitestgehend digitalisiert sein und die automatisierte Übernahme von relevanten Patientenstamm- sowie Anamnesedaten aus dem Patientenportal und/oder dem KIS ermöglicht werden. Es wird darauf hingewiesen, dass die verfahrensgegenständlichen Leistungen aus Mitteln des Krankenhauszukunftsfonds (KHZF), finanziert werden, der durch die Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) der Europäischen Union refinanziert wird. Insofern unterliegt die Beschaffung der verfahrensgegenständlichen Leistungen auch den einschlägigen zuwendungsrechtlichen Bedingungen. Auf Grund dessen sind vorliegend zur Erreichung der Förderfähigkeit bestimmte Muss-Anforderungen des betreffenden Fördertatbestands 2 zu erfüllen. Über die anfängliche Festlaufzeit hinaus steht der AG eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 5 Jahren verlängern. Die Auftragnehmerin (nachfolgend AN) soll nach Maßgabe der Vergabeunterlagen einschließlich der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung mit der abnahmereifen, d.h. im Wesentlichen mangelfreien, sowie einer mit der gegenwärtigen IT-Landschaft kompatiblen flächendeckenden Implementierung und Inbetriebnahme einer Software zur digitalen Patientenaufklärung und Einwilligung beauftragt werden. Insofern sind nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung von der Projektierung und Planung über die Installation und Inbetriebnahme bis hin zum Support & Service alle erforderlichen Leistungen zu erbringen.

Kennung des Verfahrens: 6eb27278-ff69-445e-96d9-51f9289aca48

Interne Kennung: S5/02/25

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: ja

Begründung des beschleunigten Verfahrens: Die AG schreibt die Lieferleistung europaweit im Rahmen eines beschleunigten offenen Verfahrens gem. § 15 Abs. 3 VgV aus. Unter Berücksichtigung der für den Abschluss der Leistungserbringung geltenden zuwendungsrechtlichen Fristen sowie der Aufhebung des unter der Vergabenummer 759503-2024 geführten offenen Verfahrens gem. § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV sind die Leistungen nunmehr dringlich im Sinne des § 15 Abs. 3 VgV.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Köln

Postleitzahl: 51067

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Digitale Aufklärung, Einwilligung und Dokumentensignatur

Interne Kennung: e56f342c-afcd-4f42-9b47-1b2c888e79d8

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Über die anfängliche Festlaufzeit hinaus steht der AG eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 5 Jahren verlängern.

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Köln

Postleitzahl: 51067

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 36 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: 1. Auskunftsersuchen der Interessenten sind ausschließlich elektronisch über die E-Vergabeplattform an die Auftraggeberin zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Dennoch anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich. 2. Weitere Mindestanforderungen an das Angebot: Mit der Erbringung der auftragsgegenständlichen Leistungen ist im Falle der Zuschlagserteilung auf ein Angebot innerhalb von 10 Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung über die Zuschlagserteilung zu beginnen (Mindestanforderung). Der Auftragnehmer hat die zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft sowie zur Erfüllung der KHZG-Kriterien (Installation der Software, Bereitstellung auf den Servern der AG und Erfüllung der MUSS-Kriterien der Richtlinie zur Förderung von Vorhaben zur Digitalisierung der Prozesse und Strukturen im Verlauf eines Krankenhausaufenthaltes von Patientinnen und Patienten nach § 21 Absatz 2 KHSFV) erforderlichen Leistungen gemäß Leistungsbeschreibung innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Zuschlagserteilung abnahmereif zu erbringen (verbindlicher Termin). Die zum Rollout, d.h. zum Abschluss aller zur mangelfreien Implementierung und Inbetriebnahme des Gesamtsystems erforderlichen Leistungen, einschließlich Schulungen, gemäß Leistungsbeschreibung sind innerhalb von 26 Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Zuschlagserteilung abnahmereif zu erbringen (verbindlicher Termin). Die prüfbare Schlussrechnung über die dem „Preis Festlaufzeit" unterfallenden Leistungen muss der Auftraggeberin innerhalb einer Woche nach der Abnahme der innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Zuschlagserteilung zu erbringenden Leistungen zugehen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog

Beschreibung: https://bieter.ehealth-evergabe.de/bieter/api/supplier/external/subproject/bcd0b84c-3bd3-4c46-a695-1678fe863029/awardcriteria

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Rechtsbehelfsinstrument des Nachprüfungsantrags gem. § 160 GWB ist insbesondere nur dann zulässig, wenn die Fristen des § 160 Abs. 3 GWB gewahrt werden. Auf die Rügepflicht des Antragstellers und die für die Einlegung von Rechtsbehelfen geltenden Fristen in § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Insoweit gilt, dass ein Nachprüfungsantrag gem. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig ist, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabegegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kliniken der Stadt Köln gGmbH

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 883 780,91 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Thieme Compliance GmH

Angebot:

Kennung des Angebots: 2025049499

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 883 780,91 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: CON-0001 - Thieme Compliance GmH

Datum der Auswahl des Gewinners: 31/07/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 31/07/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Kliniken der Stadt Köln gGmbH

Registrierungsnummer: af9349b7-c72e-4b0e-9737-35ae587402b2

Abteilung: Einkauf

Postanschrift: Neufelder Straße 34

Stadt: Köln

Postleitzahl: 51067

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Einkauf

E-Mail: ausschreibung@kliniken-koeln.de

Telefon: +49 22189070

Internetadresse: http://www.kliniken-koeln.de/

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland

Registrierungsnummer: e54d5375-dfbf-42fa-931a-003052f51384

Postanschrift: Zeughausstr. 2 – 10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de

Telefon: +49 2211473045

Fax: +49 2211472889

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Thieme Compliance GmH

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Registrierungsnummer: 1feb8423-febd-4b51-b5ee-e037259d092c

Stadt: Erlangen

Postleitzahl: 91058

Land, Gliederung (NUTS): Erlangen, Kreisfreie Stadt (DE252)

Land: Deutschland

E-Mail: katja.holoubek@thieme-compliance.de

Telefon: +49 913193406-40

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Gewinner dieser Lose: LOT-0001

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 84f33fdc-2917-420f-9672-217a4635174f - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 29

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/08/2025 15:40:23 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 530180-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 154/2025

Datum der Veröffentlichung: 13/08/2025

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