5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/11/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung: Ist der Bieter/Bewerber zur Eintragung in ein Handels- bzw. Berufsregister oder der Handwerksrolle seines Sitzes oder Wohnsitzes verpflichtet, hat er dies mit Abgabe seines Angebots/Teilnahmeantrags zu erklären. Diese Erklärung kann er in dem Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vornehmen. Falls das Angebot/der Teilnahmeantrag des Bieters/Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat er auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle seine Eintragung in dem entsprechenden Register nachzuweisen. Werden die Leistungen von einer Bietergemeinschaft angeboten sind die vorgenannten Erklärungen und Nachweise für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Mindestanforderung: Der Bewerber bestätigt, dass er über ein deutschsprachiges Projektmanagement-Team für dieses Projekt verfügt. Sie verfügen über Deutschkenntnisse von mindestens Level C1 nach GER.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Angaben zu Mindestinhalten bei vergangenen Referenzprojekten Mindestanforderung: Der Bewerber gibt in den einzureichenden Referenznachweisen (siehe Formular F124 :Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen 124_LD - Abschnitt: Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind) eine Projektbeschreibung mit folgenden Mindestinhalten an: • Name des Kunden (Unternehmensname) • Beschreibung Kunde inkl. Branche • Projektziel und Problemstellung • Darstellung der Tätigkeiten und erbrachten Leistungen • Darstellung der Projektphasen • Personalqualifikationen und Fachkenntnisse der Berater • Angewandte Projektmanagement-Methoden • Projektvolumen in EURO
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Es müssen mindestens 21 gewichtete Punkte erreicht werden. Werden 21 gewichtete Punkte nicht erreicht, wird der Bieter nicht zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Bitte geben Sie zu den Referenznachweisen folgende Informationen an: Die Referenzen umfassen die Implementierung der Konvertierung eines SAP HCM Systems auf S/4HANA (H4S4), z.B. fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Bewertung: Anzahl der Referenzen, die dieses Kriterium erfüllen Die Referenzen umfassen die Konvertierung eines SAP ECC Systems auf S/4HANA (bestenfalls HCM-Modul), z.B. Sandbox Konvertierungen, Custom Code Analyse und Anpassungen. Bewertung: Anzahl der Referenzen, die dieses Kriterium erfüllen Übereinstimmung der in den Referenzen benannten übernommenen/durchgeführten Aufgaben mit diesen in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen: B. Beratung und Unterstützung des Projektmanagers des AGs bei einer SAP S/4HANA Transformation • Entwicklung der Projekt- und Budgetplanung inkl. Meilensteinen, Ressourcen und Schnittstellen/ Abstimmungsbedarfen zu Parallelprojekten • Customizing • Simplification Item Checks • RICEFW Dokumentation • Angewandte FDD und TDD Methoden • Code Custom Code Anpassungen • Analyse und Konzeption des Reportings (z.B. Embedded vs. BW) • Conversion-Vorbereitung & Begleitung der Conversion-Zyklen (Sandbox Conversions) • Testkonzeption und Testmanagement/Fehlerbereinigung • Cutover & Hypercare Bewertung: Anzahl der Übereinstimmungen mit den aufgeführten Leistungen Die Referenzen sollen (im Durchschnitt) Auftraggeber im öffentlichen Bereich und im "DACH"-Raum sein. Bewertung: Die Bewertung erfolgt gem. der angegebenen Punktvergabe.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept zur Implementierung der Konvertierung des SAP HCM Systems auf S/4HANA (H4S4)
Beschreibung: Mindestpunktzahl: 12 Punkte Verständnis der Aufgabenstellung und Problemanalyse Konzeptioneller Ansatz und Lösungsvorschlag Budgetplanung Projektplanung und Organisation Technische und organisatorische Maßnahmen HR-Berichtswesen Wissenstransfer
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 24,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Erfahrung und Referenzen des für die Auftragsausführung vorgesehenen Personals
Beschreibung: Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des Projektleiters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen als Projektleiter zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Prozessmanagement oder als Business Analyst / Consultant oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des Projektleiters (Stellvertreter) Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen als Projektleiter zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Prozessmanagement oder als Business Analyst / Consultant oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des technischen Beraters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre technischen Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Simplification Item Checks Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Softwareentwicklung oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des fachlichen Beraters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre fachlichen Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting • Geschäftsprozessdokumentation Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen des Projektleiters • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung im Bereich Human Resources und HR-IT Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle der Projektunterstützung (PMO) Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Mindestanforderungen für Referenzen • Angabe des Kunden und Kontaktdaten der Ansprechperson (inkl. Telefon‐Nr. und E‐Mail) • Ziel und Umfang des Projektes • Aufgaben des Unternehmens im Projekt • Rolle des Mitarbeiters im Projekt • Größe des Teams des Unternehmens Die Referenzen müssen nicht mit den Referenzen des Bieter-Unternehmens übereinstimmen. ‐ Es können bis zu drei Referenzen angegeben werden Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen des Projektleiters • Bildungsabschluss im kaufmännischen-, IT- oder Verwaltungs- Bereich • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • Fortbildung im Bereich klassischer PM Tools (z.B. Confluence, JIRA, etc.) Die jeweiligen Nachweise der Zertifizierung bzw. Qualifikation sind dem Angebot hinzuzufügen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 18,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Bieterassessment vor Ort - Präsentation des Konzepts durch das für die Auftragsausführung vorgesehene Personal
Beschreibung: Mindestpunktzahl: 9 Punkte Strukturiertheit Teamfähigkeit der Vortragenden Fähigkeit zur adressatengerechten Vermittlung komplexer Sachverhalte Sprachgewandtheit Selbstbewusstes Auftreten Zeitmanagement Erkennen von und Eingehen auf Kundenanforderungen Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit Fachkenntnisse Eingehen auf potenzielle Rückfragen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 18,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Bieterkommunikation auf der E-Vergabeplattform
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 05/09/2025 10:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzufordern, soweit dies rechtlich zulässig ist, insbesondere im Sinne des § 56 VgV/ § 16a VOB/A EU.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: ja
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die Fristenregelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Siehe § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB: Erhebt ein Bieter eine Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 - 3 GWB und erhält er daraufhin eine Mitteilung der StEB Köln, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, so kann der betroffene Bieter binnen 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Rheinland stellen. Siehe§ 160 Abs. 3 S. 2 i.V.m. § 135 Abs. 2 GWB: Will ein Bieter die Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB im Wege eines Nachprüfungsverfahrens beantragen, gilt folgendes: Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die StEB Köln über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Haben die StEB Köln die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR
Organisation, die Angebote bearbeitet: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR