1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung einer Software zur Ablösung des Fachverfahrens für das Feststellungsverfahren nach dem Schwerbehindertenrecht SGB IX DEVISS
Beschreibung: Das bisherige Fachverfahren für das Feststellungsverfahren nach dem Schwerbehindertenrecht SGB IX DEVISS (Alt-System) soll bis zum 01.01.2026 durch ein neues Fachverfahren abgelöst werden. Das zu beschaffende Fachverfahren dient der Bearbeitung von allen Verwaltungsvorgängen im Zusammenhang mit dem Feststellungsverfahren nach dem SGB IX und wird in der gesamten Versorgungsverwaltung in Baden-Württemberg (35 Versorgungsämter bei den Landkreisen, Landesversorgungsamt beim Regierungspräsidium Stuttgart) zum Einsatz kommen und das bisherige Verfahren vollständig ersetzen. Bearbeitet werden dort jährlich ca. 250.000 Antrags- und Überprüfungsverfahren, 25.000 Widerspruchsverfahren und mehr als 6.000 Klageverfahren. Ziel ist es, neben der Verwaltungsentscheidung selbst mit dem Fachverfahren bereits die Antragstellung/ Kontaktaufnahme digital zu bearbeiten sowie die medizinische und rechtliche Sachverhaltsermittlung durch sinnvolle Automatisierungsfunktionen zu unterstützen. Weiteres Ziel ist zudem die Minimierung von Medienbrüchen, die durch die Nutzung verschiedener Dokumentenmanagementsysteme bedingt sind und derzeit den notwendigen Informationsaustausch sowohl innerhalb der Versorgungsverwaltung als auch mit dritten Stellen beeinträchtigen. Außerdem ist über die Bereitstellung verschiedener Schnittstellen zwingenden gesetzlichen Vorgaben Rechnung zu tragen. Das Fachverfahren und seine Anbindungen müssen zudem die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Schutzbedarfskategorie "hoch" ermöglichen. Die IT-Landschaft in der Versorgungsverwaltung ist heterogen und durch Medienbrüche gekennzeichnet. Es sind unterschiedliche Verwaltungsebenen (Landratsämter, Regierungspräsidium, Sozialministerium) und Stellen wie z.B Medizinischer Dienst und externe Gutachter beteiligt. In den Versorgungsämtern sind unterschiedliche E-Akte-Systeme im Einsatz, da das Landesversorgungsamt keine zentralen Vorgaben machen kann. Die Versorgungsämter sind organisatorisch in die Landratsämter integriert und damit den organisatorischen Vorgaben des Landes entzogen. Die E-Akte-Systeme der LRÄ liegen auch nicht zentral im Landesrechenzentrum der BITBW, sondern bei kommunalen IT-Dienstleistern wie der KommOne. Kennzeichnend für die IT-Landschaft der Versorgungsverwaltung ist auch das Erfordernis der Anbindung an diverse Schnittstellen mit zum Teil landesspezifischen Ausprägungen etwa zur Übermittlung / Empfang von Akten an Gerichte (EGVP/bBePo) sowie die SAP-Zahlungsschnittstelle.
Kennung des Verfahrens: f793fa7d-f6f8-471d-98ae-f49a8042aa84
Interne Kennung: 25-001-V-EU
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Baden-Württemberg Versorgungsverwaltung
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXUEYY7YTLYEY26S
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung einer Software zur Ablösung des Fachverfahrens für das Feststellungsverfahren nach dem Schwerbehindertenrecht SGB IX DEVISS
Beschreibung: Geplant ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens für das Feststellungsverfahren nach dem Schwerbehindertenrecht SGB IX Dieses soll im Wesentlichen folgendes ermöglichen: - Authentifizierung für Antragstellende über BundID (Gemäß ÖZGÄndG: Deutschland ID) auf erforderlichem Vertrauensniveau (hoch) - Integrierte Online-Antragstellung auf unterschiedlichen Endgeräten mit Rückkanal an Antragstellende auf OZG-Reifegrad 4 mit automatisierter Status-Information - Ebenenübergreifende Zusammenarbeit (Versorgungsämter, RPS, Landesversorgungsamt) in EINEM integrierten einheitlichen E-Akte System inkl. Nutzerverwaltung auf Basis eines Rechte- und Rollenkonzeptes - Unterstützung der Sachbearbeitung durch Workflows, Automatisierung von Routine-Aufgaben im Massenverfahren, Vermeidung von Eingabefehlern durch Plausibilisierung, Unterstützung bei Ermittlungsaufgaben, automatisierte Datenübernahme aus Papieranträgen, Unterstützung bei der Pflege der Metadaten von Datensätzen, Unterstützung bei der Verschlagwortung, Textbausteine - Anschlussfähigkeit an folgende Schnittstellen: zu bestehenden E-Akte-Lösungen des Landes z.B. zur Archivierung, zur Übermittlung / Empfang von Akten an Gerichte (EGVP/bBePo), Anbindung an Zahlungsschnittstelle (SAP), Elster (Anbindung an Finanzämter), Melderegister, Sterberegister, Elektronische Befundübermittlung (perspektivisch ePA), Kassenverfahren - Kostengünstige und schnelle Anpassbarkeit bei Änderungsbedarf durch modularen Aufbau - Barrierefreie Antragstellung (Priorität II BITV) und Sachbearbeitung (Priorität I BITV) - Datenmigration (Über die Migration der maßgeblichen Bescheide hinaus ist auch die Historie zu übernehmen) - Anpassung des Fachverfahrens an spezifische Anforderungen der Versorgungsverwaltung Baden-Württemberg, etwa die Anbindung an die im EGovG BW vorgeschriebene E-Akte BW, an die landespezifisch anzupassende Schnittstelle zur Übermittlung von Akten an Gerichte (EGVP/bBePo) und die SAP-Zahlungsschnittstelle. - Implementierung in der IT-System-Umgebung im Landesrechenzentrum BITBW (Hosting erfolgt bei BITBW) - Application Management und laufende technische Pflege inkl. Updates und Patches für den Zeitraum von 10 Jahren - 2nd Level Support (Störungsbeseitigung und Fehlerbehebung) - Optional: 1st Level Support: User Help Desk inkl. Ticket-System - Pilotierung und Rollout in Rahmen einer maximalen Dauer von 1 Jahr inkl. Schulungen (Multiplikatoren-Schulungen in den 35 Versorgungsämtern sowie im Landesversorgungsamt) - IT-Sicherheit und Datenschutz: Das Fachverfahren muss die Einhaltung der DGSVO sowie Belange der Informationssicherheit (nach BSI IT-Grundschutz oder vergleichbar) durch technische und ggf. auch organisatorische Maßnahmen sicherstellen. Der Auftragnehmer ist zu verpflichten, im erforderlichen Umfang an der Erstellung eines Fachsicherheitskonzepts auf Basis von BSI-Grundschutz oder vergleichbar und etwaiger Penetrationstests mitzuwirken. Die Erstellung des Fachsicherheitskonzepts erfolgt über einen Rahmenvertrag des Landes. Penetrationstests können voraussichtlich über einen anderen Dienstleister beauftragt werden. Auch hierbei muss der Dienstleister mitwirken. Zudem soll für das Fachverfahren ein Netzplan, ein Datenflussdiagramm, ein Datenschutzkonzept und eine Datenschutzfolgenabschätzung vom Auftragnehmer in Abstimmung mit der Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers erstellt werden. - Auf die Einhaltung der VwV IT-Standards nebst Anlagen wird hingewiesen. Im Einzelnen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Interne Kennung: 25-001-V-EU
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Optionen für Schulungsleistungen für Multiplikatoren und Administratoren, Wartung- und Serviceoption, 1st-Level-Support
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Baden-Württemberg Versorgungsverwaltung
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerung von Wartung und Pflege für jeweils weitere 36 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamtbruttopreis aus dem Preisblatt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: - Bewertungskriterium 1: Anwenderfreundlichkeit und fachliche Anforderungen 10 %, - Bewertungskriterium 2: Digitalisierungsgrad der Antragstrecke 10%, - Bewertungskriterium 3: DMS / e-Aktenanbindung 15%, - Bewertungskriterium 4: Schnittstellen 15%, - Bewertungskriterium 5: technische und nicht funktionale Anforderungen 10 % - Bewertungskriterium 6: Konzept für DEVISS-Ablösung und Datenmigration einschl. Pilotierung und Rollout 10%
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, 2 und Nr. 3 GWB), damit die Bewerber für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens an den Rügenden diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 4 325 592,07 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: SYNIOS Document & Workflow Management GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1 - 24734
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 4 325 592,07 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: SYNIOS Document & Workflow Management GmbH, 20097 Hamburg
Datum des Vertragsabschlusses: 22/07/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 8
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 2 028 935,96 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 4 613 592,07 EUR
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A5752-63
Postanschrift: Else-Josenhans-Straße 6
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70173
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 13
Telefon: +49 711123-0
Fax: +49 711123-3999
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: SYNIOS Document & Workflow Management GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: 158692 Hamburg
Postanschrift: Frankenstraße, 7
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 6422572-202
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 24303f4f-a9ef-4a04-a2aa-3cc6b2e32765 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/07/2025 14:07:38 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 494704-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 143/2025
Datum der Veröffentlichung: 29/07/2025