Öffentliche Ausschreibung Gütersloh 2025 Deutschland – Briefpostdienste – Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international) 2025-07-16

Deutschland – Briefpostdienste – Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kreis Gütersloh

E-Mail: submission@kreis-guetersloh.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international)

Beschreibung: Der Auftrag umfasst das digitale Empfangen von Dokumenten (Ausgangsbriefpost) und die weitere Verarbeitung dieser Dokumente durch drucken, falzen, kuvertieren und frankieren. Anschließend sind die vom Auftrag umfassten Briefsendungen zu befördern und im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland sowie international fristgerecht zuzustellen. Der Auftrag umfasst Briefsendungen mit einem Einzelgewicht bis 1.000 g in den Formaten: - Standardbrief (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 5 mm, Gewicht bis 20 g - Kompaktbriefe (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 10 mm, Gewicht bis 50 g - Großbriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 20 mm, Gewicht bis 500 g - Maxibriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 50 mm, Gewicht bis 1000 g Die Gesamtstückzahl liegt während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung voraussichtlich bei 354.779 Briefen (alle Formate). Nicht umfasst sind Postzustellungsaufträge und Einschreiben sowie die Anlieferung von Postsendungen beim Auftraggeber (Eingangspost).

Kennung des Verfahrens: 7236563d-4012-42c5-ad0e-196d0ea7064a

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 64112000 Briefpostdienste

Zusätzliche Einstufung (cpv): 22000000 Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Herzebrocker Straße 140

Stadt: Gütersloh

Postleitzahl: 33334

Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - § 39 Abs. 1 i.V.m. § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international)

Beschreibung: Der Auftrag umfasst das digitale Empfangen von Dokumenten (Ausgangsbriefpost) und die weitere Verarbeitung dieser Dokumente durch drucken, falzen, kuvertieren und frankieren. Anschließend sind die vom Auftrag umfassten Briefsendungen zu befördern und im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland sowie international fristgerecht zuzustellen. Der Auftrag umfasst Briefsendungen mit einem Einzelgewicht bis 1.000 g in den Formaten: - Standardbrief (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 5 mm, Gewicht bis 20 g - Kompaktbriefe (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 10 mm, Gewicht bis 50 g - Großbriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 20 mm, Gewicht bis 500 g - Maxibriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 50 mm, Gewicht bis 1000 g Nicht umfasst sind Postzustellungsaufträge und Einschreiben sowie die Anlieferung von Postsendungen beim Auftraggeber (Eingangspost).

Interne Kennung: Hybridpost 2025

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 64112000 Briefpostdienste

Zusätzliche Einstufung (cpv): 22000000 Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse

Menge: 354 779 Stück

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Herzebrocker Straße 140

Stadt: Gütersloh

Postleitzahl: 33334

Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/09/2025

Enddatum der Laufzeit: 31/08/2027

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag soll eine Laufzeit von zwei Jahren haben. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Vertrag zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Informationen über frühere Bekanntmachungen:

Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 359580-2025

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Gesamtpreis

Beschreibung: Gesamtpreis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt. Die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Gütersloh

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Kreis Gütersloh

Organisation, die die Zahlung ausführt: Kreis Gütersloh

Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Kreis Gütersloh

6. Ergebnisse

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 425 000,00 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Die Dienstleistung "Hybridpost" wurde in 2021 durch den Auftraggeber im offenen Verfahren ausgeschrieben. Ein Angebot dazu wurde allerdings nicht abgegeben. Die Ausschreibung wurde deshalb aufgehoben und die Dienstleistung im Rahmen einer Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an die Deutsche Post E-Post Solutions GmbH vergeben. Die Einrichtung dieses Hybridpostsystems für die Kreisverwaltung, einschließlich Nutzerverwaltung, kostenstellenscharfe Abrechnung, Anpassung von Kopfbögen und Formularen, sowie Schulung der Mitarbeitenden bedeutet neben den in Rechnung gestellten Kosten des Anbieters einen großen Arbeitsaufwand und damit Personalkosten beim Auftraggeber. Das System docuguide der Deutschen Post E-Post Solutions bietet folgende Vorteile: - eine einfache und selbsterklärende Handhabung - einfache Integration in alle Anwendungen möglich - Die Mitarbeitenden sind sicher im Umgang mit dem System - selten Fehler oder Probleme, dadurch reibungslose Kommunikation mit Kunden und Bürgern - kostenstellenscharfe Abrechnung Die Umstellung des Hybridpostsystems auf einen anderen Anbieter bringt Aufwand und Kosten mit sich: - Schulungsaufwand bei den Mitarbeitenden und der IT des Auftraggebers - Anpassung aller Dokumenten, Formulare und Vorlagen zur Abwicklung über das neue System - Anpassungen/Umprogrammierung der Kreis-Vorlagenleiste in Word - neue Integration in Fachanwendungen - Anpassung jeglicher Benutzerkonten und -Rechte - Anpassungen auf beteiligten Servern - Anpassungen auf allen Endgeräten der Benutzer von docuguide - Einrichtung der kostenstellenscharfen Abrechnung Dieser Anpassungsaufwand erzeugt zusätzliche Kosten und bindet Arbeitszeit, die dünne Personaldecken zusätzlich belasten und damit letztendlich auch die Bürger und Kunden durch Zeitverzögerungen in der Bearbeitung ihrer Anliegen. Eine Umstellung auf einen anderen Anbieter wird daher im Kosten-Nutzen Vergleich als unwirtschaftlich erachtet. Durch die weitere Zusammenarbeit mit der Deutsche Post E-Post Solutions GmbH wird stattdessen die Arbeitsfähigkeit der Kreisverwaltung ungestört beibehalten.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 425 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Post E-POST Solutions GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: Deutsche Post E-POST Solutions GmbH

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000

Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: Hybridpost

Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Kreis Gütersloh

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen