1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Ticketing-, Kassen- und Einlasskontrollsystem für die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Beschreibung: Die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH beabsichtigt die Vergabe eines umfassenden, zentral verwalteten Ticketing-, Kassen- und Zutrittskontrollsystems. Die Systemumgebung ist im Sinne eines vollständig betreuten Software-as-a-Service-Modells (SaaS) be-reitzustellen. Die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH plant eine eigene Organisationsstruktur innerhalb des Ticketingsystems zu etablieren. Die Systemeinstellungen und Aufbau der Stammdaten werden durch das Team der Ticketing-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit dem Bieter realisiert. Grundlage hierfür sind gezielte Schulungen durch den Bieter.
Kennung des Verfahrens: 2d7be13a-278a-4b04-8897-35fc55b7058a
Interne Kennung: IGA-2025-Z4010-001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48110000 Softwarepaket für POS-Kassenterminals
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Huyssenallee 82-88
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45128
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4VYT070VXSG Keine weiteren Informationen zum jetzigen Zeitpunkt
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Ticketing-, Kassen- und Einlasskontrollsystem für die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Beschreibung: Die Gesamtlösung wird im Rahmen eines Mietmodells bereitgestellt. Dies umfasst die Überlassung der benötigten Softwaremodule im Lizenzmodell sowie die zeitliche Miete der erforderlichen Hardwarekomponenten. Das zu beschaffende Gesamtsystem umfasst insbesondere: - Betrieb & Hosting: o Das Hosting der Lösung erfolgt durch den Bieter als vollständig betreuter Dienst in einer hochverfügbaren Cloud-Umgebung. o Dabei sind umfassende Maßnahmen zur IT-Sicherheit, zum Datenschutz, zur Datensicherung (Backup-Strategien) sowie zum Notfall- und Wiederherstellungsmanagement zu gewährleisten. - Verwaltungssoftware (Ticketingsystem): o Gestellung einer Verwaltungssoftware zur Steuerung, Einrichtung und Parametrisierung aller erforderlichen Systemmodule und Funktionen. - Rechtemanagement & Benutzeradministration: o Modul zur Verwaltung von Rollen- und Berechtigungsmodellen für alle Anwendergruppen: Ticketing-Administration, Kassenpersonal, Einlass, Service, IT, Buchhaltung, Marketing u.?a. - Produktverwaltung o Modul zur Einrichtung, Parametrisierung und Verwaltung unterschiedlicher Produktarten (Tageskarten, Dauerkarten, Gutscheine, Veranstaltungen, Shopartikel). o Unterstützung komplexer Tariflogiken sowie standortübergreifender Zutrittsrechte. - Vertriebsinfrastruktur: o Gestellung von stationären und mobilen Verkaufsstellen (Kassenarbeitsplätze inkl. Hardware und Peripherie). o Gestellung eines benutzerfreundlichen und barrierefreien Web-Ticketshops. Die Plattform unterstützt auch Buchungen durch Gäste ohne Benutzerkonto. o Gestellung eines B2B-Vertriebssystems (Resellershop, BackOffice Produktionen, externe Reseller Netzwerke über API-Anbindung). - Finanzprozesse & Abrechnung: o Aufbau einer revisionssicheren Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur automatisierten Übermittlung von Buchungs-, Zahlungs- und Debitorendaten. o Beleg- und Kassenabrechnungsmanagement für B2C- und B2B-Prozesse. - Zutrittskontrollsystem: o Gestellung mobiler und stationärer Zutrittskontrollen (Scanner, Drehsperren). o Steuerung und Überwachung des Zutritts zu verschiedenen Veranstaltungsorten mittels QR-/Barcode-Technologien. - Dashboard & Monitoring: o Gestellung eines zentralen Dashboards & Monitorings zur Visualisierung aller operativen Vorgänge (Verkäufe, Zutritte, Auslastungen, Kassenzustände). o Inklusive konfigurierbarem Reporting und Eskalationsmechanismen für Systemstörungen oder Netzwerkausfälle (Offline-Funktionalität). - Schulung & Support o Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen (online und vor Ort) inklusive schriftlicher Dokumentation. o Supportleistungen mit verbindlich geregelten Reaktionszeiten, insbesondere während des Betriebs der IGA 2027. Besondere Anforderungen: - Automatisierung und Effizienz: Die Gesamtlösung muss eine weitestgehende Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse ermöglichen - von der Produktkonfiguration über den Verkauf, den Versand und die Zahlungsabwicklung bis hin zur Abrechnung und Nachverfolgung. Ziel ist ein minimaler personeller Aufwand bei maximaler Prozesssicherheit. - Multikanal- und Medientauglichkeit: Die Lösung muss die Ausgabe und Verwaltung von Tickets in verschiedenen Formaten unterstützen (Print@Home, Mobile Ticket, Wallet, Hardticket). Die digitale Integration in gängige Wallet-Systeme wie Apple Wallet und Google Wallet ist zwingend erforderlich. - Flexible Preis- und Rabattlogik: Das System muss komplexe Preis-, Staffel- und Rabattmodelle für unterschiedliche Besuchergruppen und Vertriebspartner umsetzen können, inklusive automatisierter Rabatt- und Provisionsverarbeitung auf Basis vordefinierter Mengenschwellen. - Zuverlässige Offline-Funktionalität: Bei temporärem Netzwerkausfall muss das System an den Verkaufs- und Zutrittspunkten in einen stabilen Offline-Modus wechseln können. Die automatische Synchronisierung nach Wiederherstellung der Verbindung ist sicherzustellen. Rahmenbedingungen: - Veranstaltungszeitraum: 23. April bis 17. Oktober 2027 - Erwartete Besucherzahlen: o Tageskartenkäufer: 2,1 Millionen o Dauerkartenkäufer: 55.000 - Rund 2,9 Millionen Zutritte werden erwarten, die sich wie folgt verteilen: o Dortmund: 35 % o Duisburg: 35 % o Gelsenkirchen: 30 % - Multistandortbetrieb mit verschiedenen Zutrittsprofilen für drei eintrittspflichtige Standorte (Dortmund, Duisburg und Gelsenkirchen). - Skalierbare, hochverfügbare und sichere Systemumgebung.
Interne Kennung: IGA-2025-Z4010-001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48110000 Softwarepaket für POS-Kassenterminals
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Huyssenallee 82-88
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45128
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 04/11/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): siehe Vergabeunterlagen
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis über eine bestehende Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung des Be-werbers (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): siehe Vergabeunterlagen
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung: Eigenerklärung zum spezifischen Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): siehe Vergabeunterlagen
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Eigenerklärung zum Jahresumsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): siehe Vergabeunterlagen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es müssen mindestens vier Referenzen eingereicht werden. Alle Referenzen müssen eine der nachfolgend beschriebenen Gegenstandsleistungen (a-b) zum Inhalt haben. Sollte diese Anforderung nicht erfüllt sein, werden die eingereichten Referenzen nicht weiter bewertet. a) Gegenstand der Referenz waren dauerhafte Veranstaltungen: dauerhaft betrie-bene, eintrittspflichtige Freizeitanlagen wie Parkanlagen, Freizeitparks, Dauerausstellungen etc. mit jährlich mindestens 500.000 Besuchern. b) Gegenstand der Leistung waren temporäre Veranstaltungen: temporäre, ein-trittspflichtige Veranstaltungen wie Gartenschauen, Sonder-, Event- und sonstige Wanderausstellungen auf Freigeländen oder in Hallen mit einer Dauer von min-destens 4 Monaten und mit jeweils insgesamt mindestens 500.000 Besuchern.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Erklärung zur Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): siehe Vergabeunterlagen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Es müssen mindestens vier Referenzen eingereicht werden. Alle Referenzen müssen eine der nachfolgend beschriebenen Gegenstandsleistungen (a-b) zum Inhalt haben. Sollte diese Anforderung nicht erfüllt sein, werden die eingereichten Referenzen nicht weiter bewertet. a) Gegenstand der Referenz waren dauerhafte Veranstaltungen: dauerhaft betriebene, eintrittspflichtige Freizeitanlagen wie Parkanlagen, Freizeitparks, Daueraus-stellungen etc. mit jährlich mindestens 500.000 Besuchern. b) Gegenstand der Leistung waren temporäre Veranstaltungen: temporäre, eintrittspflichtige Veranstaltungen wie Gartenschauen, Sonder-, Event- und sonstige Wanderausstellungen auf Freigeländen oder in Hallen mit einer Dauer von mindestens 4 Monaten und mit jeweils insgesamt mindestens 500.000 Besuchern. - REFERENZEN
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1 000
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 07/08/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 18/08/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 14/08/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber kann die Bewerber unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheini-gungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Die Unterlagen sind vom Bewerber nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer vom Auftraggeber festzulegenden angemessenen Frist vorzulegen. Ein Anspruch der Bewerber auf eine Nachforderung von Unterlagen besteht nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabeunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Registrierungsnummer: DE338727333
Postanschrift: Huyssenallee 82-88
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45128
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: +49 20156576915
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: keine Angaben
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50067
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle Vergabekammer Rheinland
Telefon: +49 221 147-3045
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Internationale Gartenausstellung Metropole Ruhr 2027 gGmbH
Registrierungsnummer: DE338727333
Postanschrift: Huyssenallee 82-88
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45128
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: +49 20156576915
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 89ca6fcc-2610-403e-9f5b-37b5f246a0d3 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/07/2025 11:55:41 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 460230-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 133/2025
Datum der Veröffentlichung: 15/07/2025