1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Agentur für die Unterstützung bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer
Beschreibung: Der Auftraggeber sucht mit dem vorliegenden Vergabeverfahren eine Agentur, welche ihn bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer unterstützt. Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehören die Unterstützung bei der Weiterentwicklung bzw. Ausarbeitung eines Detailkonzeptes auf Basis des durch RR2025 erstellten kreativen Grobkonzeptes, die Unterstützung und Beratung bei der Gesamtprojektleitung sowie die Unterstützung bei der operativen Leitung der Opening- und Closing Events der Veranstaltung. Folgende Einzelleistungsbereiche sind umfasst: Projektmanagement, Zeitmanagement, CAD-Leistungen, Delegations-Management, Volunteer-Koordination, Stage- und Floormanagement, Koordination von Künstler:innen und Darsteller:innen.
Kennung des Verfahrens: 5a39ea88-7e34-4d79-9b17-2b45726f5634
Vorherige Bekanntmachung: 251898-2025
Interne Kennung: P075
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Besondere Dringlichkeit aufgrund der sehr kurzen, verbleibenden Zeit hat sich der Auftraggeber dazu entschieden, die Angebotsfrist auf 18 Tage zu verkürzen. Er hat dabei auch berücksichtigt, dass innerhalb der Angebtsfrist zwei Feiertage rund um Ostern liegen.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 250 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die maximal für die Leistungen zur Verfügung stehenden Finanzmittel betragen 250.000 Euro (zweihundertfünfzigtausend) netto. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Ausschreibung wegen Unwirtschaftlichkeit aufzuheben, wenn keine Angebote eingehen, die innerhalb dieses Budgets liegen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Agentur für die Unterstützung bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer – OCE + CCE Agentur
Beschreibung: Der Auftraggeber sucht mit dem vorliegenden Vergabeverfahren eine Agentur, welche ihn bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer unterstützt. Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehören die Unterstützung bei der Weiterentwicklung bzw. Ausarbeitung eines Detailkonzeptes auf Basis des durch RR2025 erstellten kreativen Grobkonzeptes, die Unterstützung und Beratung bei der Gesamtprojektleitung sowie die Unterstützung bei der operativen Leitung der Opening- und Closing Events der Veranstaltung. Folgende Einzelleistungsbereiche sind umfasst: Projektmanagement, Zeitmanagement, CAD-Leistungen, Delegations-Management, Volunteer-Koordination, Stage- und Floormanagement, Koordination von Künstler:innen und Darsteller:innen.
Interne Kennung: P075
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/06/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2025
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 250 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die maximal für die Leistungen zur Verfügung stehenden Finanzmittel betragen 250.000 Euro (zweihundertfünfzigtausend) netto. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Ausschreibung wegen Unwirtschaftlichkeit aufzuheben, wenn keine Angebote eingehen, die innerhalb dieses Budgets liegen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Honorarangebot
Beschreibung: Ausgangspunkt für die Punktvergabe bildet das Angebot mit den niedrigsten Angebotswertungspreis. Dieses Angebot erhält im Rahmen des 1. Zuschlagskriteriums 5,00 Punkte. Angebote, deren Preise 1,5 mal so hoch oder höher sind, als die des günstigsten Angebots, erhalten 0 Punkte. Angebote, die zwischen dem günstigsten und dessen 1,5 fachen Wert liegen, erhalten linear interpolierte Punkte anhand der nachfolgenden Wertungsformel: (1-(((Angebotspreis-niedrigster Angebotspreis)/(niedrigster Angebotspreis x 0,5)))x 5 Abschließend wird die für das jeweilige Angebot ermittelte Punktzahl mit dem Gewichtungsfaktor (60 %) multipliziert. Dies ergibt die Wertungspunktzahl für das Zuschlagskriterium „Honorarangebot“.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualifikation und Erfahrung des Projektteams
Beschreibung: Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Personalkonzept einzureichen. Bewertet werden die Erfahrungen der darin angebotenen Mitarbeiter des Projektteams. Das zu bewertende Projektteam besteht aus dem Projektleiter, dem stellvertretenden Projektleiter, dem Leiter Stage- & Floor Management und dem CAD-Zeichner. Die Bieter haben mit Ihrem Angebot ein schriftliches Personalkonzept einzureichen, in dem auf die folgenden angebotswertungsrelevanten Unterkriterien eingegangen wird.: 1. Namentliche Benennung der Projektleitung mit Beschreibung der Beteiligung an der Leistungserbringung; Beschreibung der Qualifikation (Berufsausbildung) und Erfahrungen (Dauer der Berufserfahrung, Anzahl und Qualität vergleichbarer Projekte) in der Abwicklung vergleichbarer Projekte: Gewichtung 40% 2. Namentliche Benennung der stellvertretenden Projektleitung mit Beschreibung der Beteiligung an der Leistungserbringung; Beschreibung der Qualifikation (Berufsausbildung) und Erfahrungen (Dauer der Berufserfahrung, Anzahl und Qualität vergleichbarer Projekte) in der Abwicklung vergleichbarer Projekte: Gewichtung 25% 3. Namentliche Benennung der Leitung Stage- & Floor Management des Projektteams mit Beschreibung der Beteiligung an der Leistungserbringung sowie deren Erfahrungen (Dauer der Berufserfahrung, Anzahl und Qualität vergleichbarer Projekte) in der Abwicklung vergleichbarer Projekte: Gewichtung 25% 4. Namentliche Benennung des angebotenen CAD-Zeichners des Projektteams mit Beschreibung der Beteiligung an der Leistungserbringung sowie dessen Erfahrungen (Dauer der Berufserfahrung, Anzahl und Qualität vergleichbarer Projekte) in der Abwicklung vergleichbarer Projekte: Gewichtung 10% Das Angebot wird in den oben aufgeführten Haupt- und Unterkriterien mit jeweils einer Punktezahl von 0 bis 5 Punkten bewertet. Bewertet werden die Angaben des Bieters in seinem Personalkonzept. Der Bieter hat in seinem Personalkonzept einen Personalplan mit Organigramm zu erarbeiten, aus dem die wichtigsten Aufgaben und Zuständigkeiten hervorgehen. Die Punktevergabe erfolgt nach der im Dokument "Angebotsaufforderung und Bewerbungsbedingungen" unter 7.4.2 dargestellten Systematik.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn/soweit (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt davon unberührt, (2) der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Abgabe der Teilnahmeanträge gerügt hat, (3) mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist weiter in der Regel unzulässig, sofern der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung in elektronischer Form oder per Fax (§ 134 Abs. 2 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Beschaffungsdienstleister: KDW Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 250 000,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: fulfil eventconsulting GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Nr. 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 250 000,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: n.a.
Titel: OCE und CCE Agentur RR2025
Datum der Auswahl des Gewinners: 26/05/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 06/06/2025
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Registrierungsnummer: DE349373831
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9-11
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40470
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49 151 60665004
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: KDW Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Registrierungsnummer: DE293064589
Postanschrift: Galileiplatz 1
Stadt: München
Postleitzahl: 81679
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49892060414260
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 5667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: fulfil eventconsulting GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE246986463
Postanschrift: Werner Straße 47
Stadt: Dortmund
Postleitzahl: 44388
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
Telefon: +492319976760
Fax: +4923199767629
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: Norbert Labudda fulfil eventconsulting GmbH
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Land, Gliederung (NUTS): DEA52
Land: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 77c4d059-6549-41d7-8120-1afd95867c57 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/06/2025 21:48:13 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 383984-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 112/2025
Datum der Veröffentlichung: 13/06/2025