1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Nacht der Wissenschaft, Veranstaltungen in 2026 und 2028
Beschreibung: Im Rahmen eines Bieterwettbewerbs sucht die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) einen Dienstleister im Bereich Event-Agentur/Veranstaltungsmanagement für die beiden Veran-staltungen "Nacht der Wissenschaft" (NdW) in den Jahren 2026 und 2028.
Kennung des Verfahrens: c2626185-385b-463b-85d2-0d541b70b459
Interne Kennung: 2025-HHU-Roe/918
Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: "Haus der Universität" Schadowplatz
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40212
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Veranstaltungen "Nacht der Wissenschaft" finden auf dem gesamten Schadowplatz sowie im "Haus der Universität" statt.
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 420 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS7YYQYTCHT91NQ siehe LV
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Es gelten die zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB. Auf § 125 GWB wird verwiesen, entsprechende Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen. Im Rahmen der Bietererklärung nach Eigenerklärung 521 erklärt der Bieter, dass keine Umstände vorliegen, die einen Ausschluss von der Teilnahme aus den o. g. Gründen zur Folge hätten.
Korruption: Es gelten die zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB. Auf § 125 GWB wird verwiesen, entsprechende Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen. Im Rahmen der Bietererklärung nach Eigenerklärung 521 erklärt der Bieter, dass keine Umstände vorliegen, die einen Ausschluss von der Teilnahme aus den o. g. Gründen zur Folge hätten.
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Nacht der Wissenschaft, Veranstaltungen in 2026 und 2028
Beschreibung: Die wesentlichen Aufgaben für den ausgewählten Dienstleister sind nachfolgend aufgelistet. Die Anlage "Verantwortlichkeiten" zeigt eine detaillierte Übersicht der zu erbringenden Leistungen. 1.1.1. Unter Einhaltung aller aktuell baulicher Gegebenheiten und der zu beachtenden Auflagen des Ordnungsamts (z.B. Anfahrtswege, Feuerwehrbewegungszonen, etc.): Planung und Nut-zungskonzept eines Aktionszeltes mit einer möglichst großen Nutzfläche auf dem Schadowplatz. Gewünscht wird ein möglichst wertiger Auftritt (z. B. großzügige Bauhöhe, Bodenbe-lag/Teppichböden, möglichst "transparente" Seitenverkleidung, atmosphärische Licht-Illumination, etc.). Das Zelt sollte innen ein möglichst großzügiges Raumgefühl vermitteln - keine Aneinanderreihung von kleinen Pagoden- oder Faltzelten. Planung und Nutzungskonzept für die vorgegebenen Flächen im Haus der Universität. 1.1.2. Einholung aller erforderlichen Genehmigungen für die Erstellung und den Betrieb des Ak-tionszeltes (z.B. Ordnungsamt, Bauordnungsamt, Feuerwehr, etc.). 1.1.3 Detailplanung zur Realisierung und des Betriebs des Aktionszeltes einschließlich der not-wendigen Infrastruktur (z. B. Nivellierung des Bodens für das Zelt, Energieversorgung, barriere-freies WC auf dem Schadowplatz, WLAN, Müllentsorgung, ggf. Wasser/Abwasser). Absprachen und Koordination mit beteiligten Dienstleistern und ausführenden Stellen der Stadt Düsseldorf. 1.1.4. Erstellung und Umsetzung des Sicherheitskonzeptes: Definition und Ausschilderung der Flucht- und Rettungswege. Planung von Ordnungs- und Sicherheitsdienst. Vorbereitung realisti-scher Krisenszenarien. Vorschläge für die Besucherführung. Hinweis: Der Punkt Sicherheitskonzept beinhaltet sowohl das Aktionszelt auf dem Schadowplatz als auch das Haus der Universität, welches zu jedem Zeitpunkt nur eine festgelegte Zahl an Personen in unterschiedlichen Gebäudebereichen fassen darf (Gesamtanzahl: 340 Besucher im Haus der Universität; davon 40 im Ein-gangsfoyer und 150 im Vortragssaal/UG; jeweils 50 auf den Etagen 1 bis 3). 1.1.6. Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung des Veranstaltungsprogramms: Mitwir-kung bei der operativen Ausgestaltung der Programmpunkte und Themenwelten (=> Inhaltlich werden die Programmpunkte von den teilnehmenden Organisationen vorgeschlagen). 1.1.7. Mitwirkung bei der räumlichen Platzierung der Programmpunkte auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Vorschläge und Detailmaßnahmenplanung zur Besucherführung und deren Umsetzung. 1.1.8. Empfehlung eines Messebau-Systems inkl. Möbelausstattung für die Aktionen auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Empfehlung zum Einsatz bzw. zur Anforderung un-terschiedlicher Standgrößen. 1.1.9. Auf Basis verbindlicher Texte der jeweiligen Aussteller: Grafische Umsetzung der Rück-wände und Standbeschriftungen sowie deren Produktion. Abstimmung der Grafikleistungen mit Aussteller und/oder Veranstalter. 1.1.10. Empfehlung zum Umgang mit begleitender (Aussteller-)Gastronomie ("Minimal-Angebot") sowie zu dem Wunsch nach einem geschlossenen Bereich für Gäste der veranstaltenden Wis-senschaftsorganisationen ("VIP-Lounge"; ca. 100 Personen im Zeitraum 17:00 Uhr bis 21:00 Uhr). 1.1.11 Logistische Unterstützung für Anlieferungen der teilnehmenden Organisationen (Empfeh-lung für Transportdienste und zeitliche Planung der An- und Ablieferungen). 1.2 Leistungen im Rahmen Veranstaltungsdurchführung 1.2.1. Steuerung des Auf- und Abbaus der Aktionsflächen auf dem Schadowplatz sowie im Haus der Universität. 1.2.2. Operative Leitung und Steuerung der Veranstaltung vor Ort. 1.2.3. In Abstimmung mit den einzelnen Ausstellern: Auf- und Abbau der Stände sowie der er-forderlichen "Aktionsflächen" (Stellwände etc.) für die jeweiligen Programmpunkte. 1.2.4. Betreuung der Aussteller bzw. der teilnehmenden Wissenschaftlerinnen und Wissen-schaftler (speziell Ansprechpartner in der Auf- und Abbauphase). 1.2.5. Aufbauend auf das Sicherheitskonzept: Einsetzen, Steuerung und Dokumentation des Ordnungsdienstes für den Bereich des Schadowplatzes sowie für den Zutritt in das Haus der Universität. Hinweis: die Stellung und die Honorierung eines notwendigen Security-Dienstleisters erfolgt durch den Auftraggeber und ist somit nicht Gegen-stand dieser Ausschreibung. 1.2.6. Ordnungsgemäße Übergabe aller genutzten Flächen im Anschluss an die Veranstaltung an die jeweiligen Betreiber (Stadt Düsseldorf und Haus der Universität). 1.3.1. Abschlussbericht mit Kerndaten und Bildern zur Projektdokumentation (einfache Qualität, kein Profifotograf erforderlich). 1.3.2. Abrechnungen und Kostendokumentation 1.3.3. Projekt-Abschlussgespräch
Interne Kennung: 2025-HHU-Roe/918
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: "Haus der Universität" Schadowplatz
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40212
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Veranstaltungen "Nacht der Wissenschaft" finden auf dem gesamten Schadowplatz sowie im "Haus der Universität" statt.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 36 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Abgabe der Eigenerklärung Ausschlussgründe
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: 1. Nachweis der Fachkunde des Anbieters - Der Dienstleister/die Agentur hat in den letzten 5 Jahren mindestens 5 Großveranstaltungen (> 10.000 Besuchern) mit vergleichbaren Umfang und Budget realisiert, davon mind. 3 im Großraum Düsseldorf. - Der Dienstleister/die Agentur verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich Messebau (mindestens 7 Messe-/Messebau-Projekte pro Jahr in den letzten 5 Jahren) und Messeorganisation. - Der Dienstleister/die Agentur verfügt über Erfahrungen und Referenzen im Bereich der Wissenschafts- und Hochschulkommunikation. 2. Nachweis der Leistungsfähigkeit des Anbieters - Der Dienstleister/die Agentur ist seit mindestens 10 Jahren im Markt tätig. - Der Dienstleister/die Agentur verfügt über mindestens 10 festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; davon mindestens drei Personen auf Projektleiterebene. - Namentliche Benennung eines Teams aus Projektleitung (Ansprechpartner) und weiteren Mitarbeitern mitsamt individuellen Zuständigkeiten für die gesamte Projektdauer. Im Falle von Personalveränderungen erfolgt eine gleichwertige Nachbesetzung. - Angabe des durchschnittlichen Jahresumsatzes der letzten fünf Jahre.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Zusatzpunkt: pro Großveranstaltung mehr in den letzten 6 -10 Jahren / 1 Punkt (max. 5 Punkte)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 250
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Zusatzpunkt: pro Großveranstaltung mehr im Großraum Düsseldorf in den letzten 5 Jahren / 1 Punkt (max. 5 Punkte)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 250
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Zusatzpunkte: Auftragsnähe der Referenzen (im Bereich der Wissenschafts- und Hochschulkommunikation) / max. 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 500
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 03/07/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 17/07/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 11/07/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 94 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: keine
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Registrierungsnummer: 05111-06004-80
Postanschrift: Universitätsstr. 1
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentraler Einkauf - Geb. 16.11
Telefon: +49 2118115910
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Telefon: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 15daed32-ba93-4284-8369-5975f48e067b - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/06/2025 11:39:17 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 372834-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 110/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/06/2025