Öffentliche Ausschreibung Bochum 2025 Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Erweiterung des Datenintegrationssystems 2025-05-30

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Ruhr-Universität Bochum

2.1.

Verfahren

Titel: Erweiterung des Datenintegrationssystems

Beschreibung: Erweiterung des bereits bestehenden Datenintegrationssystems, welches für den Auftraggeber und seine 8 Kooperationspartner (Kliniken) erstellt wurde.

Kennung des Verfahrens: 506205f1-9990-4132-98a9-ebdc0a2bee3a

Interne Kennung: BVG00019334

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universitätsstraße 150

Stadt: Bochum

Postleitzahl: 44801

Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNYH7D7WD

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Erweiterung des Datenintegrationssystems

Beschreibung: IT-Dienstleistungen zur Erweiterung des bestehenden Systems. Nähere Einzelheiten siehe unten.

Interne Kennung: BVG00019334

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universitätsstraße 150

Stadt: Bochum

Postleitzahl: 44801

Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)

Land: Deutschland

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer der Bezirksregierung Westfalen

Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß §160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit: - der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkennt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB). - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB). Ferner ist gemäß §160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1.gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ruhr-Universität Bochum

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer

Sonstige Begründung: Die beabsichtigte Vergabe ohne Wettbewerb ist aus mehreren voneinander unabhängigen rechtlichen Gründen zulässig: 1 Erforderlichkeit zusätzlicher Leistungen gemäß § 132 Abs. 2 S.1 Nr. 2 GWB Gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn zusätzliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen er-forderlich geworden sind die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren. Das ist hier der Fall. Bei den in der Ergänzungsvereinbarung dargestellten Leistungen handelt es sich um neue, zusätzliche Anforderungen und eine Weiterentwicklung des derzeitigen Projektstandes, die zu Beginn des Projektes bzw. zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe noch nicht eingeplant waren und auch nicht ein-geplant werden konnten. Hintergrund ist, dass das initiale Projekt zum Ziel hatte, eine Forschungsdateninfrastruktur an der Universitätsmedizin Bochum aufzubauen und in Betrieb zu nehmen. Dies wurde mit Abschluss des Hauptprojektes erfolgreich durchgeführt. Die nun in der Ergänzungsverein-barung beschafften weiteren Leistungen konnten erst konkretisiert und angefordert werden, nachdem der Aufbau der Grundfunktionalitäten bzw. der Basis-Infrastruktur abgeschlossen wurde. Auch richtet sich die Erweiterung an die Anbindung der sogenannten Erweiterungsmodule des Kerndatensatzes der Medizininformatik Initiative, welche sich im Zuge des Projektes noch in der Ausarbeitung befanden und auch bis heute noch ausgearbeitet werden, sodass zum damaligen Zeitpunkt noch nicht klar war, welche den nötigen Reifegrad besitzen, um angebunden werden zu können. Der Wert der Änderung darf nach § 132 Abs. 2 S.2 nicht oberhalb von 50% des ursprünglichen Aufragswerts liegen. Das ist hier eingehalten . a) Darüber hinaus muss ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht erfolgen können. Auch dies ist hier der Fall. Für die Ausführung des Auftrags ist erhebliches Wissen über die technische Infrastruktur der RUB erforderlich sowie über die technische Infrastruktur aller acht Klinikträger, mit denen die RUB im sog. Bochumer Modell kooperiert. Als Beispiel sind hier die unterschiedlichen Krankenhausinformationssysteme und Kommunikationsserver genannt, die im Projekt angebunden werden mussten. Weiterhin sind Kenntnisse der organisatorischen Strukturen der RUB und der acht Trägerkliniken erforderlich. Der derzeitige Auftragnehmer hat dieses Wissen im Rahmen der Leistungserbringung aufgebaut. Ein möglicher neuer Auftragnehmer müsste dieses Wissen erst erwerben, was erheblichen Zeitverlust bedeutet, sowie erneute intensive Rücksprachen mit den Trägerkliniken - soweit diese hierzu überhaupt bereit sind. b) Weiterhin muss der Wechsel des Auftragnehmers mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden sein. Beides ist hier gegeben. Die Einarbeitung und der oben beschriebene Wissensaufbau wird Kosten verursachen, und zwar sowohl beim Auftraggeber als auch beim Auftraggeber und den Trägerkliniken. 2 Änderung aufgrund unvorhersehbarer Umstände, § 132 Abs. 2 S.1 Nr. 3 GWB Die Änderung ist auch gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB zulässig. Die Vorschrift erlaubt Änderungen, die aufgrund von Umständen erforderlich geworden sind, welche der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte. Das ist hier gegeben. Wie in Ziffer 1 erläutert konnten die vorliegenden Leistungen nicht im Rahmen der ursprünglichen Auftragsvergabe berücksichtigt werden, da der Leistungsgegenstand seinerzeit entweder noch nicht erkennbar oder noch nicht beschreibbar war. Die Änderung ist auch erforderlich, denn die weiteren Leistungen werden insbesondere für die Teilnahme an der Medizininformatik-Initiative benötigt. Die Vorschrift verlangt darüber hinaus, dass der Gesamtcharakter des Auftrags sich nicht ändert. Auch das ist hier gegeben. Insbesondere verschiebt sich das wirtschaftliche Gleichgewicht nicht zugunsten des Auftragnehmers. Die neuen Leistungen haben erneut einen werkvertraglichen Charakter und werden zu einem Festpreis vergütet. Auch hier gilt eine Grenze von 50% des ursprünglichen Auftragsvolumens. Die Grenze ist eingehalten, s.o.

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Die engen Voraussetzungen dieses Ausnahmetatbestandes sind hier erfüllt. Die Ergänzungsvereinbarung hat zum Ziel, die im Rahmen des Hauptprojekts aufgebaute Infrastruktur dahingehend auszubauen, dass neben dem Basismodul des Kerndatensatzes der Medizininformatik Initiative nun auch Erweiterungsmodule angebunden werden können. Diese Erweiterungsmodule sind maßgeblich, um eine schwerpunktge-rechte Forschung, beispielsweise im Bereich der Onkologie durchführen zu können. a) Die Erweiterung des HIP CDR beinhaltet Anpassungen der Kernfunktionalitäten des HIP CDR, aber auch projektspezifische Anpassungen wie beispielsweise die im Rahmen des Projekts erstellte Consent-Erfassung. Für die Erbringung dieser Leistung kommt nur der aktuelle Auftragnehmer (AN) in Betracht. Auch wenn das eingesetzte HIP CDR im Kern auf einer Open Source Lösung basiert, verwendet der Auftraggeber eine angepasste Variante, die der aktuelle AN erstellt hat. Diese bringt eine eigene Benutzeroberfläche mit sich, welche im Rahmen des Projekts an die Bedürfnisse des Auftraggebers (AG) angepasst und um weitere Schlüsselfunktionen erweitert wurde. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung des Broad Consent. Auch wurde das HIP CDR grundsätzlich an den durch den AG benötigten Kerndatensatz der Medizininformatik Initiative angepasst. Die Anpassung dieser Software durch einen anderen AN ist zwar theoretisch denkbar. Sie würde aber zunächst eine umfassende Einarbeitung erfordern, wobei der Auftraggeber und ggfs. auch die Trägerkliniken unterstützen müssten. Das führt zu Zeitverlust und bindet Kapazitäten bei allen Beteiligten. Darüber hinaus besteht auch bei guter Dokumentationslage das Risiko, dass Details undokumentiert sind, deren Bedeutung erst nach dem AN-Wechsel erkannt wird. Im günstigsten Fall müsste dann beim alten Auftragnehmer nachgefragt werden, der jedoch nicht mehr zur Mitarbeit verpflichtet ist. Im ungünstigsten Fall treten die Schwierigkeiten erst dadurch zutage, dass es Fehler oder Probleme im Betrieb der geänderten Software gibt. Der AG hält diese Nachteile und Projektrisiken für derart schwerwiegend, dass er sich für den sichersten Weg entscheidet. Dieser liegt in der weiteren Beauftragung des aktuellen AN. b) Die eingesetzten Schnittstellen setzen sich aus zwei Komponenten zusammen, zum einen der ausgehende Teil, bei dem die Daten des Quellsystems im richtigen Format ausgeleitet werden und zum anderen der eingehende Teil, bei dem die Daten angenommen und korrekt zugeordnet und ver-arbeitet werden können. Der annehmende Teil der Schnittstellen ist hierbei zielsystemspezifisch und kann daher nur gemeinsam mit dem HIP CDR des aktuellen AN eingesetzt werden. Beide Komponenten müssen hierbei angepasst werden. c) Die Kommunikation der lokalen Systeme an den acht Trägerkliniken erfolgt über den sogenannten RUB Connector als Middleware. Dieser basiert auf der Open Source Lösung Data Sharing Framework. Da das Data Sharing Framework ursprünglich im Rahmen der MII entwickelt wurde, um die Daten an das Forschungsdatenportal für Gesundheit auszuleiten, musste diese stark an die Bedürf-nisse des Auftraggebers angepasst werden, um der Aufgabe als Middleware zwischen dem Lokalen Datenmanagement (LDM) und dem zentralen Datenmanagement (ZDM) gerecht zu werden. d) Für die Nutzung und Ausleitung der Daten am zentralen Datenmanagement wurde seitens des aktuellen Auftragnehmers das Tool RUB FDPG entwickelt. Dieses basiert im Kern auf dem FDPG der MII, wurde allerdings grundlegend angepasst, um zum einen die speziellen Prozesse des Me-DIZ.RUB abbilden und zum anderen die Daten im Rahmen lokaler Forschung ausleiten zu können. e) Im Rahmen des bestehenden Auftrags wurde auch der Aufbau der Treuhandstelle vorgenommen. Hierbei kommen die Lösungen der Universitätsmedizin Greifswald zum Einsatz. Diese können durch die Kooperationspartner der UMG, wozu auch die RUB gehört, frei genutzt werden. Die drei Soft-warelösungen gICS, gPAS und E-PIX sind hierbei Open Source. Zur Orchestrierung dieser drei Lö-sungen und zur Automatisierung der Prozesse wird die Lösung "Dispatcher" eingesetzt. Anders als die anderen drei Tools handelt es sich hierbei nicht um ein "fertiges" Produkt und auch nicht um eine Open Source Lösung. Vielmehr bietet der Dispatcher einige Befehle die genutzt werden können, um eigene Workflows zu erstellen und somit die Orchestrierung der anderen Tools zu ermöglichen. Da nicht ausgeschlossen ist, dass im Rahmen der Projektweiterführung Anpassungen an der Treuhand-stelle vorgenommen werden müssen, muss dies mit bedacht werden. Bei einem AN-Wechsel bestehen in den Buchstaben b-e die gleichen Schwierigkeiten wie bereits oben in a beschrieben. f) Die Gründe für die Beschränkung des Beschaffungsbedarfs auf den aktuellen Auftragnehmer sind oben genannt. Sie ergeben sich durchweg aus dem Auftragsgegenstand selbst. Darüber hinaus sind sie sachlich nachvollziehbar. Die dargestellten Gründe bestehen tatsächlich. Sie sind im Zweifelsfall nachweisbar. g) Die Auftragserweiterung erfolgt nicht in der Absicht, andere Marktteilnehmer gezielt zu benachteiligen. h) Gemäß § 14 Abs. 6 VgV ist der Weg in das Verhandlungsverfahren in den Fällen des fehlenden Wettbewerbs nur eröffnet, wenn es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabepa-rameter ist". Auch das ist hier gegeben. Eine künstliche Einschränkung liegt nicht vor. Die obenstehenden Nachteile ergeben sich aus der Sache selbst. Sie sind nicht das Ergebnis zusätzlicher, willentlicher Erwägungen des AG. Auch eine Ersatzlösung ist nicht erkennbar. Wie bereits dargelegt ist die Beauftragung eines anderen Unternehmens zwingend mit den oben beschriebenen Risiken und weiteren Nachteilen verbunden.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Ernst & Young WP

Angebot:

Kennung des Angebots: Ergänzungsvereinbarung zum EVB-IT Vertrag über die Erstellung des HCMS-Gesamtsystems für die Ruhr-Universität Bochum

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: BVG00019334

Titel: Erweiterung des Datenintegrationssystems

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Ruhr-Universität Bochum

Registrierungsnummer: 05911-06001-11

Postanschrift: Universitätsstraße 150

Stadt: Bochum

Postleitzahl: 44801

Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)

Land: Deutschland

E-Mail: beschaffung@rub.de

Telefon: +49 23432-0

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer der Bezirksregierung Westfalen

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48147

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +49 251-4111691

Fax: +49 251-4112165

Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Ernst & Young WP

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Registrierungsnummer: HRA 741047

Stadt: Hamburg

Postleitzahl: 20168

Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)

Land: Deutschland

E-Mail: info@de.ey.com

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Wirtschaftlicher Eigentümer:

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland

Gewinner dieser Lose: LOT-0001

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4c91a798-20f6-44a9-b6fb-6dafcb7073d1 - 01

Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe

Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Unterart der Bekanntmachung: 25

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/05/2025 09:17:55 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 348987-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 103/2025

Datum der Veröffentlichung: 30/05/2025