5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 12
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Das Projekt beginnt am 01.07.2026 und läuft zunächst 24 Monate. Der Auftraggeber behält sich die Option vor, die Laufzeit des Vertrages einmal um 12 Monate zu verlängern, so dass die Gesamtlaufzeit maximal 36 Monate betragen kann.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: - Auszug aus dem Handelsregister oder einem anderen Berufsregister für das Unternehmen. Bei Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmeantrags darf der Auszug nicht älter als drei Monate sein. Soweit der Bewerber aus rechtlichen Gründen weder im Handelsregister noch in einem anderen Berufsregister eingetragen ist, ist eine entsprechende Eigenerklärung einzureichen (vom Bieter zu erstellende Eigenerklärung).
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (Formblatt Ziff. VII). Sollte ein Unternehmen erst seit weniger als drei Jahren bestehen, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit Unterneh-mensgründung zu machen. Es ist zudem gesondert und unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass das betreffende Unternehmen seit weniger als drei Jahren besteht (vom Bewerber zu erstellende Eigenerklärung). Der jährliche Gesamtumsatz des Bewerbers in den drei abgeschlossenen Geschäftsjahren 2022, 2023 und 2024 muss mindestens 800.000,00 Euro betragen. Für den Fall, dass das Geschäftsjahr 2024 noch abgeschlossen ist, kann auch ein vorläufiger Jahresabschluss herangezogen werden.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Vorlage einer schriftlichen Auskunft eines Kreditinstituts zum Zahlungsverhalten des Bewerbers (bei Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmeantrags darf der Auszug nicht älter als drei Monate sein.) Die Auskunft muss erkennen lassen, wie lange die Ge-schäftsverbindungen zwischen dem jeweiligen Kreditinstitut und dem Bewerber bestehen. Zudem muss die Auskunft darlegen, ob die Kundenbeziehungen zum Bewerber ordnungsgemäß verlaufen.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer Haftpflichtversicherung: Zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung des Teilnahmeantrags darf der Nachweis nicht älter als drei Monate sein. Nachweise des Bestehens einer Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens 3,0 Mio. Euro (zweifach maximiert pro Jahr) oder Vorlage einer schriftlichen Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft zur Erhöhung der Versicherungssumme oder die Bereitschaft zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Deckungssummen im Auftragsfall. Es genügt, wenn die vorstehenden Deckungssummen durch verschiedene Versicherungen abgedeckt werden; der Bewerber hat den Versicherungsschutz durch Vorlage der entsprechenden Nachweise und/oder Bestätigungen nachzuweisen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Erklärung zur Anzahl der zum Zeitpunkt der Antragseinreichung im projektrelevanten Umfeld tätigen Mitarbeiter, sowie die davon für das Projekt, d.h. die Leistungserbringung, zur Verfügung stehenden Mitarbeiter (Formblatt Ziff. VIII.1). Zum projektrelevanten Umfeld gehören die nachfolgend aufgeführten Leistungsfelder und Kompetenzbereiche. Der Bewerber muss zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung mindestens 6 Mitarbeiter/innen im projektrelevanten Umfeld beschäftigen, wovon mindestens 4 Mitarbeiter/innen für das Projekt zur Verfügung stehen. Der Bewerber hat alle Mitarbeiter/innen, die für das Projekt zur Verfügung stehen, im Formblatt Ziff. VIII.3 und VIII.4 anzugeben.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: - Ausführliche Darstellung von Referenzen des Bewerbers über die Durchführung vergleichbarer Aufgaben in den letzten drei Jahren (maßgeblich für die Berechnung ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung des Teilnahmeantrags). Die entsprechenden Darstellungen müssen eine hinreichend ausführliche Beschreibung des Auftragsinhalts und des zeitlichen Auftragsumfangs in Personentagen enthalten (Formblatt Ziff. VIII.2). Anzugeben sind zudem Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners bei dem jeweiligen Auftraggeber der als Referenz genannten Aufträge sowie die Rolle, die der Leistungserbringer in dem jeweiligen Auftrag eingenommen hat. Durch eine Referenz muss eine oder mehrere der folgenden Leistungsfelder bzw. Kompetenzbereiche abgedeckt werden: 1. Erfahrungen und Kompetenzen im Betrieb einer Geschäftsstelle (max. 3 Punkte) 2. Erfahrungen und Kompetenzen in der Beratung, Koordination und Steuerung von unterschiedlichen Akteuren und Netzwerken inkl. Politik und öffentliche Akteure (max. 5 Punkte) 3. Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der Baubranche (max. 5 Punkte) 4. Erfahrungen und Kompetenzen in der Konzeption und Organisation von Veranstaltungen und Workshops für mindestens 20 Teilnehmende, inkl. Räumlichkeiten, Catering, Technik (max. 5 Punkte) Mindestens drei der eingereichten Unternehmensreferenzen über die Durchführung vergleichbarer Aufgaben umfassen jeweils alle genannten Leistungsanforderungen (max. 5 Punkte) Ein Referenzauftrag kann mehrere der geforderten Leistungsfelder bzw. Kompetenzbereiche abdecken. Der AG berücksichtigt nur solche Referenzen, die im Hinblick auf Art, Inhalt und Umfang vergleichbar mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung sind. Es sind insgesamt mindestens drei Referenzen einzureichen, wovon mindestens zwei Referenzen sich auf bereits abgeschlossene Projekte beziehen müssen. Die eingereichten Referenzen müssen in ihrer Summe sämtliche der vorgenannten Leistungsfelder bzw. Kompetenzbereiche abdecken.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 23
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Ausführliche Darstellung der Qualifikationen und fachbezogenen Erfahrungen der für die Leistungserbringung vorgesehenen verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter (Projektleiter und stellvertretender Projektleiter) des Bewerbers. Für die vorgesehenen verantwortlichen und stellvertretenden Projektleiter müssen die Qualifikationen und Erfahrungen anhand von Qualifikationsprofilen gesondert nachgewiesen werden. Dabei sind Erfahrungen im Hinblick auf die im folgenden genannten Bereiche zu belegen: 1. Hochschulabschluss oder vergleichbarer Abschluss im Bereich Bauwesen, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Ingenieurswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sozialwissenschaften, Geisteswissenschaften oder Verwaltungswissenschaften oder gleichwertiges 2. profunde Kenntnisse in den Themenfeldern des SDB (jeweils für Projektleiter und stellvertretenden Projektleiter max. 5 Punkte) 3. Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, vorzugsweise mit Bundes- oder Landesbehörden (jeweils für Projektleiter und stellvertretenden Projektleiter max. 5 Punkte) 4. Erfahrungen im Projektmanagement und in der Führung von interdisziplinären Teams (jeweils für Projektleiter und stellvertretenden Projektleiter max. 5 Punkte) 5. mindestens fünfjährige Erfahrungen und Kompetenzen in der Beratung, Koordination und Steuerung von unterschiedlichen Akteuren und Netzwerken 6. mindestens fünfjährige Erfahrungen im Bereich Gremienarbeit 7. mindestens fünfjährige Erfahrungen in der Moderation von Veranstaltungen Angabe im Formblatt (Formblatt Ziff. VIII.3). Die eingereichten Referenzen müssen in ihrer Summe sämtliche der vorgenannten Leistungsfelder bzw. Kompetenzbereiche 2-7 abdecken, d.h. insgesamt / zusammen für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter. Der Hochschul- bzw. vergleichbare Abschluss ist jeweils für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter nachzuweisen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 30
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Ausführliche Darstellung der Qualifikationen und fachbezogenen Erfahrungen der für die Leistungserbringung aller vorgesehenen sonstigen Mitarbeiter (Projektmitarbeiter) des Bewerbers. Für alle vorgesehenen Projektmitarbeiter müssen die Qualifikationen und Erfahrungen anhand von Qualifikationsprofilen für jeden einzelnen einzusetzenden Mitarbeiter nachgewiesen werden. Dabei sind Belege bzw. persönliche Referenzen vorzulegen, die Folgendes belegen: Projektmitarbeiter für den Bereich Presse-/Öffentlichkeitsarbeit und Marketing: 1. mindestens Bachelorabschluss im Bereich Bauwesen, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Ingenieurswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sozialwissenschaften, Geisteswissenschaften oder Verwaltungswissenschaften oder gleichwertiges 2. mindestens dreijährige Erfahrungen im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Marketing 3. mindestens dreijährige Erfahrungen und Kompetenzen im Bereich Social Media hinsichtlich digitaler Dialogformate und digitaler Vernetzung 4. mindestens dreijährige Erfahrungen mit Veranstaltungskonzeption und -organisation 5. mindestens dreijährige Erfahrungen in der Pflege, Weiterentwicklung und Redaktion von Webseiten 6. mindestens dreijährige Erfahrungen mit einem Content-Management-System Weitere Projektmitarbeiter: - mindestens Bachelorabschluss im Bereich Bauwesen, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Ingenieurswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sozialwissenschaften, Geisteswissenschaften, Verwaltungswissenschaften oder gleichwertiges Angabe im Formblatt (Formblatt Ziff. VIII.4) zu jedem der benannten Projektmitarbeiter. Die eingereichten Referenzen müssen in ihrer Summe sämtliche der vorgenannten Leistungsfelder bzw. Kompetenzbereiche Ziff. 2-6 für die Projektmitarbeiter abdecken. Der Bachelorabschluss ist für jeden benannten Projektmitarbeiter nachzuweisen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtpreis (brutto)
Beschreibung: Der Preis entspricht dem abgefragten Gesamtpreis (brutto).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Umsetzungskonzeptes und der Bieterpräsentation
Beschreibung: Die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L) erfolgt, in dem die Konzepte in Bezug auf jedes Unterkriterium (UK) anhand eines Wertungssystems bewertet werden. Grundlage sind die in der Bewertungsmatrix enthaltenden Kriterien, deren Unterkriterien sowie deren Gewichtung. Hierbei werden die zu jedem Unterkriterium erzielten Punkte zunächst mit dem für das jeweilige Unterkriterium einschlägigen Gewichtungsfaktor multipliziert. Anschließend werden die so gewichteten Punkte für die Unterkriterien addiert, um den Punktwert für das jeweilige Kriterium (K) zu ermitteln. Die erzielten Produkte für die Kriterien (K) werden anschließend addiert; das Ergebnis dieser Addition ist die Leistungspunktzahl L. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird zunächst das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl "Z" errechnet. Die so ermittelte Kennzahl wird mit dem Faktor 100.000 skaliert und auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Die Rangfolge der Angebote wird gemäß der erreichten Kennzahl Z bestimmt. In einem weiteren Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus der Wertung aus, die außerhalb eines Schwankungsbereich von 20 Prozent von der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das im Hinblick auf die Leistungspunktzahl (L) den besten Wert erreicht.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/05/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 08/07/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 10/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Staatsministerium Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Staatsministerium Baden-Württemberg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Staatsministerium Baden-Württemberg
Beschaffungsdienstleister: VDI/VDE Innovation + Technik GmbH