1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Auslagerung Posteingangsbearbeitung
Beschreibung: Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung soll von sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitskräften des Auftragnehmers unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice erbracht werden. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.
Kennung des Verfahrens: 55ff22f1-8e16-4f74-8ede-6963abcf681e
Interne Kennung: BW 01/25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YMWYTBKV2GKN Die Bieter bzw. die Bietergemeinschaft, der Unterauftragnehmer oder der Eignungsverleiher haben/hat zum Nachweis ihrer/seiner Eignung sämtliche geforderten Eignungsunterlagen mit ihrem/seinem Angebot einzureichen. Die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen müssen aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Bietergemeinschaften steht es frei, die in den Anlagen zum Angebot geforderten Eigenerklärungen zum Nachweis ihrer Eignung jeweils entweder - von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft separat oder - einheitlich für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft vorzulegen. Beabsichtigt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft - die Leistung oder Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftrag) oder - für den ausgeschriebenen Auftrag im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle (§ 45 VgV) bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (sog. Eignungsleihe), so sind die geforderten Eignungsnachweise auch für diese Drittunternehmen einzureichen, soweit dies erforderlich ist (vgl. Teil A. der Vergabeunterlagen). Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen. Zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung erkläre ich/wir als Bieter bzw. Bietergemeinschaft/ Unterauftragnehmer/ Eignungsverleiher (Anlage A6 der Vergabeunterlagen): a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in § 123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde oder gegen uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetztes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist; b) dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig nachgekommen sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vorliegt bzw. unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen sind, dass wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten haben und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werden und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen; c) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen haben; d) dass wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat; (Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.) e) dass wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen haben, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird; f) dass wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen haben die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken; g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag; h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist; i) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht haben; j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln; k) dass ich/wir als Unternehmen - nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, - nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), - nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln. l) dass wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfüllen und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoßen oder verstoßen haben und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist; m) dass wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem wir ansässig sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist; n) dass unser Unternehmen nicht im Wettbewerbsregister eingetragen ist und gegen unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht. o) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetzen. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher erklärt außerdem weiterhin, dass im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen wurden und erläutert diese in seiner Eigenerklärung (Anlage A6 der Vergabeunterlagen). Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7 der Vergabeunterlagen): Ich/Wir erkläre(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden. Die Versicherung hat mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen: - von EUR 2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden, - von EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden. Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung. Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst. Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A8 der Vergabeunterlagen): a) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind, die in einem sachlichen Zusammenhang mit den zukünftigen Arbeitspflichten stehen; b) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten ausländischen Mitarbeiter/innen über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis verfügen; c) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über Kenntnisse der deutschen Sprache gemäß Level C1 verfügen (vgl. https://www.goethe.de/de/spr/kup/prf/prf/gc1.html); d) dass ich/wir im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n). Darüber hinaus hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zusätzlich eine Referenzliste mit mindestens drei Referenzaufträgen vorzulegen (vgl. Anforderungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: vgl. Anlage A6
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: vgl. Anlage A6
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: vgl. Anlage A6
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: vgl. Anlage A6
Betrugsbekämpfung: vgl. Anlage A6
Korruption: vgl. Anlage A6
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Zahlungsunfähigkeit: vgl. Anlage A6
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: vgl. Anlage A6
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: vgl. Anlage A6
Schweres berufliches Fehlverhalten: vgl. Anlage A6
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: vgl. Anlage A6
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: vgl. Anlage A6vgl. Anlage A6
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: vgl. Anlage A6
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Auslagerung Posteingangsbearbeitung
Beschreibung: Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung soll von sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitskräften des Auftragnehmers unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice erbracht werden. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.
Interne Kennung: BW 01/25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 30 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Einlegung von Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegen-über der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung: Anlage A4 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eignungsleihe
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A5 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Verpflichtungserklärung Drittunternehmen
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Anlage A6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung - Allgemeine Eignungsanforderungen
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Anlage A7 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7 der Vergabeunterlagen): Ich/Wir erkläre(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden. Die Versicherung hat mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen: - von EUR 2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden, - von EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden. Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung. Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst. Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Anlage A6 - Anhang (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A8 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung - Besondere Eignungsanforderungen Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A8 der Vergabeunterlagen): a) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind, die in einem sachlichen Zusammenhang mit den zukünftigen Arbeitspflichten stehen; b) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten ausländischen Mitarbeiter/innen über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis verfügen; c) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über Kenntnisse der deutschen Sprache gemäß Level C1 verfügen (vgl. https://www.goethe.de/de/spr/kup/prf/prf/gc1.html); d) dass ich/wir im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A9 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Referenzliste Darüber hinaus hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zusätzlich eine Referenzliste mit mindestens drei Referenzaufträgen vorzulegen, die innerhalb der letzten drei Jahre bestanden haben oder aktuell bestehen (d.h. laufendes Vertragsverhältnis oder innerhalb der letzten drei Jahre abgeschlossenes Vertragsverhältnis), in Inhalt, Anforderungen und Volumen dem ausgeschriebenen Auftrag möglichst ähnlich sind und nachfolgende Mindestanforderungen erfüllen: - Leistungserbringung des Referenzauftrags muss/musste innerhalb Deutschlands erfolgen; - Leistungserbringung erfolgt/erfolgte ausschließlich in den Räumlichkeiten des Referenzkunden; - Referenzauftrag hat/hatte eine Mindestvertragslaufzeit von einem Jahr, bei laufenden Referenzaufträgen muss der Referenzauftrag mindestens bereits ein Jahr bestehen; - Referenzauftrag über die Erbringung von Dienstleistungen in der Posteingangsbearbeitung mit einem Volumen von mindestens 5.000 Postschwingen pro Jahr. Darüber hinaus hat die Referenzliste zu jedem Referenzauftrag folgende Mindestangaben zwingend zu enthalten: - Referenzbezeichnung (Name und Sitz des Referenzunternehmens), - Tätigkeitsfeld des Referenzunternehmens, - Ansprechpartner beim Referenzunternehmen - Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Referenzunternehmen (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), - Angabe, wer die Referenz einbringt: "Bieter", "Bietergemeinschaft", "Eignungsverleiher (Unterauftragnehmer)", - Angabe, ob der Referenznehmer direkter Vertragspartner des Referenzunternehmens ist oder als Unterauftragnehmer eingesetzt wird/wurde, - Detaillierte Beschreibung der beim Referenzgeber erbrachten bzw. zu erbringenden Dienstleistungen, - Angabe des monatlichen Posteingangsvolumens, - Angabe der durchschnittlichen monatlichen Schwankungsbreite in Prozent, - Angabe der Anzahl der für diese Tätigkeit eingesetzten Mitarbeitenden - Laufzeit des Referenzauftrages (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ).
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Eigenerklärungen §§ 123,124 GWB - Anlage A6
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Eigenerklärung - Anlage A7
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eigenerklärung - Anlage A8
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzliste - Anlage A9
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/07/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 88 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 04/07/2025 12:15:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: keine
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Registrierungsnummer: T.022150610
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22150610
Fax: +49 22150612801
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Rheinland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 41900dc7-23b0-4726-b3d8-c60daf958546 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/05/2025 12:51:25 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 292140-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 88/2025
Datum der Veröffentlichung: 07/05/2025