1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Deutschland – Dienstleistungen in Verbindung mit Software – Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der Umstellung auf ERP-SAP-S/4 und Betriebssicherstellung
240767-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Dienstleistungen in Verbindung mit Software – Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der Umstellung auf ERP-SAP-S/4 und Betriebssicherstellung
OJ S 73/2025 14/04/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der Umstellung auf ERP-SAP-S/4 und Betriebssicherstellung
Beschreibung: Die Universität Siegen hat nach Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens im Jahr 2022 das Hosting sowie den Support der SAP ERP Systeme an den IT-Dienstleister Gisa GmbH für die Laufzeit von 6 Jahren (bis 30.09.2028) vergeben. Im Jahr 2023 hatten im Rahmen einer NRW-weiten Projektierung durch das Land NRW - koordiniert von DH.NRW (Digitale Hochschule NRW, eine Kooperationsgemeinschaft von 42 Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW) - die Technische Universität Dortmund sowie die Universität Münster als Vorreiter die Entwicklung eines SAP-NRW Hochschulmasters an die GISA GmbH und die Best Practice Consulting GmbH als Bietergemeinschaft vergeben. Dieser neue SAP-NRW Hochschulmaster wurde speziell für die NRW-Hochschulen erstellt und steht für eine Implementierung an den NRW-Hochschulen als konsolidierte Basis zur Verfügung. Auch die Universität Siegen beabsichtigt, den neuen Hochschulmaster einzusetzen. Mit der Implementierungsabsicht geht das Erfordernis einher, dass eine solche im Jahr 2026 abgeschlossen sein muss, da das aktuelle ERP-System SAP ECC6.0 System Ende 2026 aus der SAP-Wartung fällt. Als Nachfolge ERP-System wird SAP-S/4 zum Einsatz kommen – auch dieses muss implementiert werden und vom Implementierenden Unternehmen muss eine Betriebssicherstellung (für 2 Jahre) erbracht werden, so dass der Dienstbetrieb uneingeschränkt fortgeführt werden kann und gleichzeitig unser ERP-SAP-System keinesfalls aus der Wartung fällt . Des Weiteren beabsichtigt die Universität Siegen, das Produkt easyBanf (Modul Beschaffung) des SAP NRW Masters mit einzuführen. Zusammengefasst soll im vorliegenden Fall die Vergabe der Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der easyBanf und der Umstellung auf SAP-S/4 und der Betriebssicherstellung (2 Jahre) erfolgen.
Kennung des Verfahrens: 9c0a94c6-35b6-4392-81d3-da5b9e5fc1df
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Zusätzliche Informationen: Der Vertrag wird frühestens 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen werden (§ 135 Abs. 3S. 1 Nr. 3 GWB).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der Umstellung auf ERP-SAP-S/4 und Betriebssicherstellung.
Beschreibung: Die Universität Siegen hat nach Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens im Jahr 2022 das Hosting sowie den Support der SAP ERP Systeme an den IT-Dienstleister Gisa GmbH für die Laufzeit von 6 Jahren (bis 30.09.2028) vergeben. Im Jahr 2023 hatten im Rahmen einer NRW-weiten Projektierung durch das Land NRW - koordiniert von DH.NRW (Digitale Hochschule NRW, eine Kooperationsgemeinschaft von 42 Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW) - die Technische Universität Dortmund sowie die Universität Münster als Vorreiter die Entwicklung eines SAP-NRW Hochschulmasters an die GISA GmbH und die Best Practice Consulting GmbH als Bietergemeinschaft vergeben. Dieser neue SAP-NRW Hochschulmaster wurde speziell für die NRW-Hochschulen erstellt und steht für eine Implementierung an den NRW-Hochschulen als konsolidierte Basis zur Verfügung. Auch die Universität Siegen beabsichtigt, den neuen Hochschulmaster einzusetzen. Mit der Implementierungsabsicht geht das Erfordernis einher, dass eine solche im Jahr 2026 abgeschlossen sein muss, da das aktuelle ERP-System SAP ECC6.0 System Ende 2026 aus der SAP-Wartung fällt. Als Nachfolge ERP-System wird SAP-S/4 zum Einsatz kommen – auch dieses muss implementiert werden und vom Implementierenden Unternehmen muss eine Betriebssicherstellung (für 2 Jahre) erbracht werden, so dass der Dienstbetrieb uneingeschränkt fortgeführt werden kann und gleichzeitig unser ERP-SAP-System keinesfalls aus der Wartung fällt . Des Weiteren beabsichtigt die Universität Siegen, das Produkt easyBanf (Modul Beschaffung) des SAP NRW Masters mit einzuführen. Zusammengefasst soll im vorliegenden Fall die Vergabe der Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der easyBanf und der Umstellung auf SAP-S/4 und der Betriebssicherstellung (2 Jahre) erfolgen.
Interne Kennung: 02-RV25E1VV
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Sonstige Begründung: Der Auftrag ist gem. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) ii) RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VGV) im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung zu vergeben, da der Auftragnehmer alleiniger Lieferant der vertragsgegenständlichen – in dieser sehr komplexen Form an besondere Anforderungen geknüpften - Leistungen ist. Nur aufgrund dieser Alleinstellung kann die Universität Siegen objektiv den essentiellen Dienstbetrieb der Hochschule mit allen seinen Bereichen und damit den Teil der Daseinsfürsorge des Bildungsauftrages aufrechterhalten – mithin wurde keine künstliche Einschränkung der Auftragsvergabeparameter vorgenommen und es gibt keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung i.S.v. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) Satz 2 RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 6 VGV). Die Einführung des DH.NRW-SAP Masters sowie die Umstellung auf das ERP-System SAP-S/4 können nur vom bestehenden Hostings-Dienstleister erbracht werden; dieser muss aufgrund der eklatanten Systemkenntnisse gleichzeitig mit der Betriebssicherstellung beauftragt werden. Im Einzelnen: 1. Aktuell ist die GISA GmbH seit 2022 von der Universität Siegen mit Support und Hosting bis 2028 unter Vertrag (s. Ziff. 2.1). 2. Der SAP-NRW Master wurde durch die unter Ziff. 2.1 genannte Bietergemeinschaft GISA GmbH und BPC GmbH vertretend für das Land NRW über DH.NRW erstellt. 3. Gleichzeitig führt die GISA GmbH aktuell ein Vorprojekt zum SAP-NRW Master an der Universität Siegen durch. 4. Für die Universität Siegen ist zudem dabei insbesondere die in Frage kommende Umstellung auf die Easy BANF (Produkt der Firma GISA GmbH) kritisch, da es sich hierbei um ein neues Produkt handelt. Die Verzahnung sämtlicher hochkomplexer technischen und verfahrensorganisatorischen Anforderungen erfordert es, dass das Paket zu 1., 2. und 3. von der Universität Siegen an die GISA GmbH vergeben wird. Nur die GISA GmbH ist zum einen mit den Prozessen an der Universität Siegen bereits integrativ vertraut und kann allein aufgrund der unerlässlichen Erfahrungen aus dem landesweiten SAP-NRW Masterprojekt die Anforderungen direkt bei uns umsetzen. Zusätzlich dazu muss eine Implementierung bis Ende 2026 erfolgen – hier ist kein Raum für zeitliche Experimente. Insbesondere hat der Bieter GISA den Vertrag über das Hosting über den vorgenannten kritischen Zeitpunkt hinaus inne. Kein anderer Bieter kann die Umstellung auf S/4 vornehmen. Das Projekt zur Umstellung wird mit 1,5 Jahren angesetzt. Der Vertragswechsel des Hostings würde daher in der kritischen Phase der Projektumsetzung oder des GO-Lives stattfinden. Aus diesem Grund ist auch der Hosting-Vertrag um weitere zwei Jahre – zur Betriebssicherstellung – zu verlängern. Die Ausschreibung des vollständigen Systems erfolgt dann zum 30.06.2030
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Vertrag wird frühestens 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen werden (§ 135 Abs. 3S. 1 Nr. 3 GWB).
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Der Auftrag ist gem. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) ii) RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VGV) im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung zu vergeben, da der Auftragnehmer alleiniger Lieferant der vertragsgegenständlichen – in dieser sehr komplexen Form an besondere Anforderungen geknüpften - Leistungen ist. Nur aufgrund dieser Alleinstellung kann die Universität Siegen objektiv den essentiellen Dienstbetrieb der Hochschule mit allen seinen Bereichen und damit den Teil der Daseinsfürsorge des Bildungsauftrages aufrechterhalten – mithin wurde keine künstliche Einschränkung der Auftragsvergabeparameter vorgenommen und es gibt keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung i.S.v. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) Satz 2 RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 6 VGV). Die Einführung des DH.NRW-SAP Masters sowie die Umstellung auf das ERP-System SAP-S/4 können nur vom bestehenden Hostings-Dienstleister erbracht werden; dieser muss aufgrund der eklatanten Systemkenntnisse gleichzeitig mit der Betriebssicherstellung beauftragt werden. Im Einzelnen: 1. Aktuell ist die GISA GmbH seit 2022 von der Universität Siegen mit Support und Hosting bis 2028 unter Vertrag (s. Ziff. 2.1). 2. Der SAP-NRW Master wurde durch die unter Ziff. 2.1 genannte Bietergemeinschaft GISA GmbH und BPC GmbH vertretend für das Land NRW über DH.NRW erstellt. 3. Gleichzeitig führt die GISA GmbH aktuell ein Vorprojekt zum SAP-NRW Master an der Universität Siegen durch. 4. Für die Universität Siegen ist zudem dabei insbesondere die in Frage kommende Umstellung auf die Easy BANF (Produkt der Firma GISA GmbH) kritisch, da es sich hierbei um ein neues Produkt handelt. Die Verzahnung sämtlicher hochkomplexer technischen und verfahrensorganisatorischen Anforderungen erfordert es, dass das Paket zu 1., 2. und 3. von der Universität Siegen an die GISA GmbH vergeben wird. Nur die GISA GmbH ist zum einen mit den Prozessen an der Universität Siegen bereits integrativ vertraut und kann allein aufgrund der unerlässlichen Erfahrungen aus dem landesweiten SAP-NRW Masterprojekt die Anforderungen direkt bei uns umsetzen. Zusätzlich dazu muss eine Implementierung bis Ende 2026 erfolgen – hier ist kein Raum für zeitliche Experimente. Insbesondere hat der Bieter GISA den Vertrag über das Hosting über den vorgenannten kritischen Zeitpunkt hinaus inne. Kein anderer Bieter kann die Umstellung auf S/4 vornehmen. Das Projekt zur Umstellung wird mit 1,5 Jahren angesetzt. Der Vertragswechsel des Hostings würde daher in der kritischen Phase der Projektumsetzung oder des GO-Lives stattfinden. Aus diesem Grund ist auch der Hosting-Vertrag um weitere zwei Jahre – zur Betriebssicherstellung – zu verlängern. Die Ausschreibung des vollständigen Systems erfolgt dann zum 30.06.2030.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Registrierungsnummer: DE:154854171
Postanschrift: Universität Siegen
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
Telefon: +4902717404869
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48128
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-1691
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 158253683
Stadt: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a99e1d9d-2e60-4c8e-9c26-4f38edfd3c06 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/04/2025 15:03:10 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 240767-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 73/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/04/2025