1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Betrieb, Administration und Support der DMS Systemlandschaft (Dokumentenmanagementsystem d.velop documents)
Beschreibung: Die Universität Siegen vergibt den Betrieb, die Administration und den Support der DMS- Systemlandschaft d3.documents der Firma develop. Dabei muss der Bieter die Applikationen und Datenbanken der DMS- Systemlandschaft aus dem Rechenzentrum der Uni Siegen in sein eigenes Rechenzentrum überführen und wird den Betrieb aus seinem Rechenzentrum auf seiner Infrastruktur heraus sicherstellen sowie einen Support anbieten.
Kennung des Verfahrens: 3f5ff184-c828-42ba-bd27-40608ffadde3
Interne Kennung: 06-24E1VT-A2
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Dieses Vergabeverfahren erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gemäß § 97 GWB i. V. m. § 17 VGV. Die erste Angebotsphase wurde abgeschlossen. Es handelt sich um die Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 360 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNY56D7MB
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Betrieb, Administration und Support der DMS Systemlandschaft (Dokumentenmanagementsystem d.velop documents)
Beschreibung: Der Vertrag umfasst die Betriebsübernahme (Transition und Transformation), Berteitstellung und Betrieb der technischen Betriebsumgebung, DMS-Betrieb, DMS-Betreuung und -anpassung (Support), Servicemanagement des DMS d3.documents der Firma develop. Der Rahmenvertrag umfasst höchstens 300 Beratertage für die Übernahme sowie späteren Support.
Interne Kennung: 06-24E1VT-A2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Es ist das Preisblatt vollständig auszufüllen. Der Bieter mit dem günstigsten Preis erhält in der Kategorie Preis die maximale Punktzahl und dieser dient als Referenzwert für die weitere Bewertung. Angebote, die den zweifachen Referenzwert oder darüber enthalten, werden mit null Punkten gewertet. Die anderen Angebote werden im Verhältnis hierzu prozentual abgestuft.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 150
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Beschreibung: Das Angebot beinhaltet die Darstellung des Konzeptes zur Projektrealisierung, aus der hervorgeht, mit welchem methodischen Vorgehen die Leistungserbringung umgesetzt wird. Der Bieter stellt im Konzept den End-to-End Prozess der drei vorgegebenen Szenarien vor. - Szenario 1: Totalausfall der DMS Systemlandschaft - Szenario 2: Supportanfrage im Bereich Rollen und Berechtigungen in d.velop documents - Szenario 3: Anfrage Digitalisierungsprojekt: Technische und fachliche Unterstützung bei der Anbindung von weiteren Systemen (HISinOne, SAP, CAFM) z.B. in den E-Akteprojekten (E-Personalakte, E-Studierendenakte). Bewertet werden Ihre Methoden zur Lösungen der einzelnen Szenarien die in einem schriftlichen Dokument dargestellt sind. Folgende Kriterien werden u.a. berücksichtigt: - Prozessablauf - Zuständigkeiten seitens der Uni und des Dienstleisters - Kommunikationsmittel (Email, Ticketsystem, Telefon) - Reaktionszeit - Ort der Fehleranalyse und -behebung (Vorort, Remote) - Dokumentation
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 180
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Die Bieterpräsentation basiert unter anderem auf dem bereits versendeten Konzept, dass auf Basis der 3 Szenarien erstellt wurde. An diesem Termin werden mehrere Bedienstete der Universität Siegen aus den betroffenen Fachbereichen und der Stabsstelle Digitalisierung die Bieterpräsentation nach folgenden Kriterien bewerten: Agenda der Bieterpräsentation (max. 90 Minuten) - Vorstellung Bieterfirma und Firmenphilosophie im Bereich DMS Betrieb/Hosting/Beratung - Der zentrale Ansprechpartner (Single Point of Contact) wird den Teilnehmern vorgestellt. - Die Bieterfirma stellt das Konzept zu den drei Szenarien vor Für die Präsentation werden maximal 120 Punkte vergeben. Inhalt und Darstellung der Bieterpräsentation werden nach folgenden Kriterien bewertet: - Verständlichkeit/Nachvollziehbarkeit: Alle Agendapunkte werden verständlich präsentiert. - Konsistenz: Die Bieterpräsentation ist frei von Widersprüchen, ein roter Faden ist erkennbar. - Vollständigkeit: Die Bieterpräsentation geht auf alle Agendapunkte ein. Nachfragen können durch die Vortragenden beantwortet werden. - Gesamteindruck: Der Bieter hat sich auf den Präsentationstermin vorbereitet. Auftreten und Fachkunde vermitteln Professionalität. Der Bieter präsentiert sich in einem stimmigen Gesamtbild.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 120
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Fragenkatalog
Beschreibung: Beantwortung der Fragen der Datei "Fragenkatalog" Die ausgefüllte Datei ist mit dem Angebot einzureichen.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 110
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. Eine Rüge bzw. der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden oder - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Siegen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: GEcko mbH
Offizielle Bezeichnung: GEcko mbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 06-24E1VT
Titel: Betrieb, Administration und Support der DMS Systemlandschaft
Datum der Auswahl des Gewinners: 24/03/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 25/03/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Registrierungsnummer: DE 154854171
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48128
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: GEcko mbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 137376652
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18057
Land, Gliederung (NUTS): Landkreis Rostock (DE80K)
Land: Deutschland
Telefon: 0381454880
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0d255052-b191-4e15-97ae-e5f6953c64e7 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/03/2025 07:45:09 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 198914-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 61/2025
Datum der Veröffentlichung: 27/03/2025