1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg AÖR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Verlängerung der Mitarbeiter-App
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) beabsichtigt eine auf 12, maximal 18 Monate befristete Vertragsverlängerung für die derzeit bestehende Mitarbeiter-App.
Kennung des Verfahrens: 5d9da169-5563-45bf-855f-fdf099f1ab86
Interne Kennung: 2025-068
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212000 Programmierung von Anwendersoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Verlängerung der Mitarbeiter-App
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) beabsichtigt eine auf 12, maximal 18 Monate befristete Vertragsverlängerung für die derzeit bestehende Mitarbeitenden-App (MA-App).
Interne Kennung: 2025-068
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212000 Programmierung von Anwendersoftware
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Eine Verlängerung um weitere 6 Monate ist möglich.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/06/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/05/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 100%
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Universitätsklinikum Heidelberg AÖR
Organisation, die die Zahlung ausführt: Universitätsklinikum Heidelberg AÖR
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Universitätsklinikum Heidelberg AÖR
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 587 584,10 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Stand März 2025 betreibt das UKHD zwei zentrale digitale Medien für die Interne Kommunikation: Ein statisches Intranet und seit 2022 eine MA-App des Herstellers Staffbase. Für beide Anwendungen laufen Ertüchtigungsprojekte: Das etwa 15 Jahre alte Intranet soll technisch und inhaltlich ertüchtigt werden. Zudem läuft der aktuelle Vertrag mit Staffbase für die MA-App zum 31. Mai 2025 aus - die langfristige Anschaffung einer Lösung für die mobile / Endgeräte-unabhängige Interne Kommunikation wird angestrebt. Dabei wird auch die konzernweite Ausweitung des aktuell auf das Stammunternehmen begrenzte Angebot einer Endgeräte-unabhängigen Mitarbeiter-Kommunikation erwogen. Das UKHD strebt ein integriertes Projekt mit einem gemeinsamen Vergabeverfahren für beide Produkte an: Dieses Vorgehen wird gewählt, insbesondere aber nicht nur, weil es Marktteilnehmer gibt, die sowohl eine mobile Kommunikation als auch ein statisches Intranet in einem Produkt abbilden können. Das entsprechende Vergabeverfahren soll im Laufe des Kalenderjahres 2025 stattfinden. Um eine lückenlose Interne Kommunikation sicherzustellen, beabsichtigt das UKHD, die MA-App von SB für die Projektlaufzeit um 12, optional 18 Monate zu verlängern. Diese Verlängerung ist auch deshalb alternativlos, da Neueinführungen von Software-Lösungen in das hochsensible IT-Netz des UKHD hochkomplexe, Koordinations-intensive und in der Folge langwierige und teure Prozesse sind. Die Einführung einer neuen MA-App parallel zu dem angestrebten integrierten Projekt wäre mit unvertretbaren Doppelkosten verbunden und rechtzeitig zum Vertragsende unmöglich. Beim Auftragsgegenstand handelt es sich um eine spezialisierte, an das Universitätsklinikum Heidelberg angepasste und implementierte Software, die aufgrund der Anforderungen des UKHD nicht kurzfristig von verschiedenen Anbietern bezogen werden kann. Die Anschaffung, Konfigurierung und Implementierung einer neuen Anwendung für die kommenden 18 Monate ist nicht umsetzbar und im Nutzen / Kosten Verhältnis völlig unverhältnismäßig. Die Einführung der Mitarbeitenden-App erforderte eine Vorbereitungszeit von circa drei Jahren. Drei Vollzeitkräfte der Unternehmenskommunikation haben über einen Zeitraum von drei Jahren an der Einführung der Mitarbeitenden-App gearbeitet. Unterstützt wurden sie von weiteren Kolleginnen und Kollegen aus der Unternehmenskommunikation, IT-Abteilung, Datenschutz sowie Informationssicherheit. Die reinen Projektkosten inklusive Schulungs- und Bewerbungskosten (ohne Kosten für das Tool bzw. Lizenzen sowie Personalkosten) lagen im unteren sechstelligen Bereich. Ein Umstieg auf ein anderes Produkt wäre daher mit erneut hohen Kosten verbunden. Um einen nahtlosen Übergang der internen Kommunikationsmöglichkeiten zu haben, wäre die Einführung eines neuen Produkts bis Juni 2025 erforderlich. Dies ist jedoch mit den vorhandenen Kapazitäten nicht realisierbar. Auch für die Nutzerinnen und Nutzer der Mitarbeitenden-App ist eine Umstellung auf eine neue Lösung nicht zumutbar, da dies nur eine Übergangslösung für ein neues Intranet darstellt. Die Verlängerung des Vertrags mit Staffbase um weitere bis zu 18 Monate wird angestrebt, da das derzeitige Intranet durch eine neue Lösung in naher Zukunft abgelöst werden soll. In diesem Zuge soll eine Lösung gewählt werden, die auch die Funktionen der Mitarbeitenden-App enthält. Bis das neue Intranet eingeführt und in Betrieb genommen wird, dient die Mitarbeitenden-App von Staffbase zur Überbrückung und Sicherstellung der internen Kommunikation.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg AÖR
Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Abteilung: Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 6221 560
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Staffbase SE
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Die Organisation ist eine natürliche Person.
Registrierungsnummer: DE297548466
Stadt: Chemnitz
Postleitzahl: 09111
Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +497219268730
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8b1fd913-237f-4646-bd74-9b318f1ccdd9 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/03/2025 07:50:28 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 169160-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 53/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/03/2025