1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Köln AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Projektcontrolling Medfacilities
Beschreibung: Ziel ist die Einführung einer Projektcontrolling-Software, die eine umfassende Unterstützung für die Planung, Steuerung und Abrechnung von Bauprojekten bietet. Die medfacilities GmbH agiert als Tochtergesellschaft der Uniklinik Köln auf Basis eines Geschäftsbesorgungsvertrags und erbringt dabei Eigen- sowie Fremdleistungen. Hierbei geht sie in Vorleistung und benötigt eine Lösung, die sowohl Eigenleistungen - basierend auf Mitarbeiterstunden und Verrechnungssätzen - als auch Fremdleistungen präzise erfasst und steuert. Eine enge Integration mit SAP, insbesondere für Rech-nungs- und Zahlungsworkflows, ist dabei essenziell, um manuelle Prozesse zu minimieren und die Abrechnung effizient zu gestalten.
Kennung des Verfahrens: 18a7700f-6676-49b3-8fa9-46b9206d9464
Interne Kennung: 2025 04 EU RX
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLYT6AHZEJH Für einen Zuschlag kommen nur solche Angebote in Frage, die nicht auf den Stufen 1-3 ausgeschlossen werden mussten. Formell ordnungsgemäße Angebote eines geeigneten Bieters werden, sofern es keinen ungewöhnlich niedrigen Preis aufweist, sodann nach den Zuschlagskriterien der Vergabeunterlagen gewertet und gewichtet. Kriterien für die Wirtschaftlichkeit sind die Zuschlagskriterien, die die Angebote in eine Rang- und Reihenfolge bringen sind. Die Vergabestelle behält sich ausdrücklich eine verifizierende Teststellung der A-Kriterien vor. Wird in diesem Zusammenhang eine Nichterfüllung eines A-Kriteriums festgestellt, so muss das Angebot aus der Wertung ausgeschlossen werden. Stellt sich dabei eine Falschangabe durch den Bieter heraus, hat er die im Zusammenhang mit der Durchführung der verifizierenden Teststellung beim Auftraggeber entstehenden Aufwendungen, Kosten und Schadenspositionen zu tragen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Korruption: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Projektcontrolling Medfacilities
Beschreibung: Aufgrund unserer Mitarbeitendenanzahl sowie der projektbezogenen Zusammenarbeit mit interdiszip-linären Teams benötigen wir für unsere Arbeit etwa 100 bis 150 Softwarelizenzen, die unsere Projekt-beteiligten in die Lage versetzen, effizient auf alle relevanten Funktionen und Daten zuzugreifen. Damit schaffen wir die Grundlage, um unsere Projekte erfolgreich zu steuern und die komplexen An-forderungen im Bau- und Immobilienmanagement nachhaltig zu erfüllen. Ziel ist die Einführung einer Projektcontrolling-Software, die eine umfassende Unterstützung für die Planung, Steuerung und Abrechnung von Bauprojekten bietet. Die medfacilities GmbH agiert als Tochtergesellschaft der Uniklinik Köln auf Basis eines Geschäftsbesorgungsvertrags und erbringt dabei Eigen- sowie Fremdleistungen. Hierbei geht sie in Vorleistung und benötigt eine Lösung, die sowohl Eigenleistungen - basierend auf Mitarbeiterstunden und Verrechnungssätzen - als auch Fremdleistungen präzise erfasst und steuert. Eine enge Integration mit SAP, insbesondere für Rech-nungs- und Zahlungsworkflows, ist dabei essenziell, um manuelle Prozesse zu minimieren und die Abrechnung effizient zu gestalten. Ein zentraler Fokus liegt auf der Trennung und Kategorisierung der Kosten nach Eigen- und Fremd-leistungen sowie der flexiblen Anpassung von Verrechnungssätzen pro Abteilung und Position. Die Software soll zusätzlich die Anforderungen an das kaufmännische Controlling durch Funktionen wie Deckungsbeitragsrechnung, Analyse von Bestandsveränderungen sowie den Abgleich mit erhaltenen Zahlungen erfüllen. Auch das Reporting nach Finanzierungsart und die workflowgestützte Bearbei-tung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowohl für interne als auch externe Kunden, sind in-tegrale Bestandteile. Zur Unterstützung unseres Kerngeschäfts - der Projektsteuerung - sind Funktionen für das Ma-nagement von Bauverträgen, Baunebenkosten sowie die Mittelabfluss- und Finanzierungsplanung je Projekt erforderlich. Ergänzend soll das Ressourcenmanagement durch eine Anbindung an das Zeit-erfassungssystem optimiert werden. Die flexible und sichere Zugriffsverwaltung sorgt für eine effizi-ente Zusammenarbeit der vielfältigen Benutzergruppen und ermöglicht eine effektive Projektorgani-sation. Diese Lösung wird uns in die Lage versetzen, unsere komplexen Prozesse besser zu steuern, Transparenz zu erhöhen und sowohl den Anforderungen unserer Muttergesellschaft als auch unserer externen Projekte gerecht zu werden.
Interne Kennung: 2025 04 EU RX
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Einzureichende Unterlagen: - 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung zum Umsatz bezogen auf die Leis-tungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV) Mindestanforderung: Der Bewerber weist in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens einen Nettoumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 0,5 Mio. Euro auf. Der Bieter muss diesen Umsatz auf Nachfrage der Vergabestelle durch entsprechende Referenzen nachweisen. Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV). Nachweis der aufgeführten Versicherungen durch Eigenerklärung nach Anlage 2.F2.4 oder Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine ent-sprechende Versicherung im Auftragsfall abge-schlossen wird (jeweils Kopie ausreichend). Im Einzelnen: - Personenschäden 5.000.000,00 Euro - Sach- und Umweltschäden 5.000.000,00 Euro (2 fache Jahresmaximierung der Versicherungs-summe). Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV). Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 1,0 Mio. EUR p.a. (zweifach maximiert) durch Ei-generklärung nach Anlage 2F2.4 oder Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird (jeweils Kopie ausreichend). Nur auf gesonderte Nachfrage der Vergabestelle: Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist.
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Sonstiges
Beschreibung: Einzureichende Unterlagen: - 5. Sonstige Besondere Bedingungen nach § 128 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung zur Einhaltung des MiLoG Auszug aus dem Gewerbezentralregister - falls vorliegend - Eigenerklärung zur Anerkennung der Antikorruptionserklärung Eigenerklaerung_Mindestlohngesetz Nach § 6 Abs. 1 WRegG ist ein öffentlicher Auftraggeber vor der Erteilung eines Zuschlags in einem Verfahren über die Vergabe öffentlicher Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer verpflichtet, das Wettbewerbsregister zu demjenigen Bieterunternehmen abzufragen, das den Auftrag erhalten soll (wird vom Auftraggeber direkt ohne Zutun des Bieters angefordert).
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Einzureichende Unterlagen: - 1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachweis über den Eintrag ins Berufs- oder Han-delsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 Abs. 1 VgV) Nur auf gesonderte Nachfrage der Vergabestelle: Darstellung der gesellschaftsrechtlichen Strukturen des Bewerbers
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Einzureichende Unterlagen: - 3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV) durch Eigenerklärung des Bieters: Geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen. Mindestanforderung: Angabe von mindestens drei Referenzkunden: Die Darstellung muss die folgenden Angaben enthalten: Name und Adresse des Auftraggebers und Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Bezeichnung des Referenzprojektes, Kurzbeschreibung des Referenzprojektes, Version der Softwarelösung und Produktivsetzungszeitpunkt. Diese mindestens 3 deutschen Referenzkunden müssen jeweils die im Referenzbogen Anlage 2F4 genannten Mindestanforderungen erfüllen. Falls Leistungen nicht vom Auftragnehmer selbst, sondern von Dritten (sog. Nachunternehmer oder Subunternehmer) ausgeführt werden sollen: Erklärung zum Einsatz von Nachunternehmern nebst Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers Beruft sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (sog. Eignungsleihe), so nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen (für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit muss der Eignungsleihende Nachunternehmer sein, nimmt der Bieter für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der "Verpflichtungserklärung" abzugeben). Mindestanforderung: Der Hostingstandort muss die Standards der ISO/IEC 27001 erfüllen und mittels entsprechendem Zertifikat nachweisen. Nachweis zu den in den letzten 3 Jahren Beschäftigten des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft gemäß § 46 Abs. (3) Nr. 8 VgV. Anzugeben sind: - Service (User-Helpdesk) - SW-Entwicklung - Projektmanagement - Vertrieb - freie MA Mindestanforderung: Nachweis zu den in den letzten 3 Jahren Beschäftigten des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft gemäß § 46 Abs. (3) Nr. 8 VgV. Mindestanforderung 15 Beschäftigte Mindestanforderung: Das angebotene Personal muss mindestens über das Niveau C1 in Deutsch des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen verfügen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Installationen des Anbieters (DACH)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 100
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Qualität der Referenzen
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 900
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 24/02/2025 23:59:59 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 07/03/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/03/2025 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 85 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle wertet die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, inwiefern der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung (A-Kriterien) erfüllt. Teilnahmeanträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden zwingend aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. A-Kriterien sind als solche gekennzeichnet. Die verbliebenen Teilnahmeanträge wertet die Vergabestelle im Hinblick auf die B-Kriterien aus. B-Kriterien sind als solche gekennzeichnet. Bewertungskriterien Punkte Punkte Max. Punkte 1. Anzahl der Installationen des Anbieters (DACH) 100 100 2. Qualität der Referenzen 750 900 Max Gesamtpunkte 1000 Es werden mindestens die drei geeignetsten Unternehmen zur Angebotsabgabe zugelassen. Die Reihenfolge bestimmt sich nach den Punktzahlen in der Eignungsprüfung.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - 4. Belege des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 123 GWB) Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 124 GWB) Erklärung zur Selbstreinigung (§ 125 GWB) - falls zutreffend - Eigenerklärung Russlandsanktionen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: 30 Tage netto
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gelten die Bestimmungen des Vergaberechts.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Köln AöR
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Köln AöR
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Köln AöR
Registrierungsnummer: DE215420431
Postanschrift: Kerpener Straße 62
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50937
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung/Vergabestelle
Telefon: +49 22147896623
Fax: +49 22147887805
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50567
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle Vergabekammer Rheinland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d5b00213-9573-4615-a379-ae807e2b6142 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/02/2025 17:24:29 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 79788-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 25/2025
Datum der Veröffentlichung: 05/02/2025