1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadtwerke Münster GmbH
Tätigkeit des Auftraggebers: Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten
Deutschland – Dokumentenerstellungssoftwarepaket – Teilnahmewettbewerb zur Auswahl eines neuen Output-Management-Systems, Software kurz: OMS
67021-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Dokumentenerstellungssoftwarepaket – Teilnahmewettbewerb zur Auswahl eines neuen Output-Management-Systems, Software kurz: OMS
OJ S 22/2025 31/01/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Teilnahmewettbewerb zur Auswahl eines neuen Output-Management-Systems, Software kurz: OMS
Beschreibung: Die Stadtwerke Münster GmbH (kurz: SWMS) ist als Stadtwerk der Träger der öffentlichen Versorgung sowie des öffentlichen Personennahverkehrs in Münster. Die SWMS bieten die Versorgung mit Strom, Wärme, Trinkwasser, Glasfaser, energienahen Dienstleistungen wie beispielsweise die Pacht von Photovoltaikanlagen sowie Mobilitätsdienstleistungen an und sind Grundversorger im Bereich der Stadt Münster. Außerdem betreiben sie das Omnibusnetz, den Hafen und die Straßenbeleuchtung der Stadt. Das Output Managementsystem der SWMS GmbH dient der Erstellung, dem Design und der Weiterverteilung von analogen und digitalen Dokumenten. Dieser Prozess erfolgt hochgradig automatisiert. Die Daten werden zunächst aus dem SAP-System bezogen und anschließend in das Output-Management-System (kurz: OMS) überführt. Dort werden sie u.a. hinsichtlich Layout und Gestaltung weiterverarbeitet und schließlich in die richtigen Kanäle wie Druck, E-Mail und Archivsystem weitergeleitet. Das OMS als zentrales System für die Kommunikation mit dem Kunden arbeitet dabei eng mit den datenliefernden Systemen wie dem SAP IS-U als energiewirtschaftliches Abrechnungssystem, SAP CRM und dem SAP Core zusammen. Im Zuge der Umstellung der bestehenden SAP Systeme auf S4/Hana und ein noch nicht ausgewähltes neues CRM-System soll auch das OMS umgestellt werden. Mit dem GoLive der neuen datenliefernden Systeme soll auch das neue OMSm in Betrieb gehen, so dass eine schrittweise Ablösung der bisherigen Output-Management-Systeme erfolgt. Derzeit lassen die Stadtwerke Münster einige verschiedene Applikationen zur Abdeckung der Output-Management-Anforderungen durch einen Dienstleister betreiben. Hierunter fällt das klassische OMS (sysHub), vier verschiedene Softwarelösungen zur Layoutgestaltung (DoXite, Quadient Inspire, eine Eigenentwicklung des Dienstleisters und SAP-Script) sowie die Word Serienbrief Erstellung.
Kennung des Verfahrens: db0207f9-c030-4dac-b03a-2068b4f7b93d
Interne Kennung: KG-EI/362_20250130
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYRJLC0X
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU
sektvo -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Teilnahmewettbewerb zur Auswahl eines neuen Output-Management-Systems, Software kurz: OMS
Beschreibung: Das Ziel des Vergabeverfahrens ist es, eine Output Managementsoftware (kurz: OMS) auszuwählen und zu beschaffen. Der Weiterbetrieb der bisherigen Bestandssysteme ist mittelfristig nicht mehr darstellbar. Aus Gründen der Effizienz und der Wirtschaftlichkeit sollen diese daher durch ein singuläres System ersetzt werden. Die Anforderungen des Auftraggebers müssen durch den zukünftigen Auftragnehmer bestmöglich erfüllt werden und den Auftraggeber durchgängig in die Lage versetzen, seinem Geschäft nachgehen zu können. Entsprechend soll eine langfristige und faire Partnerschaft zwischen dem Auftraggeber und dem Anbieter etabliert werden. Der Auftraggeber verfolgt mit der Ausschreibung insbesondere das Ziel, ein solides, nachhaltig und langfristig einsetzbares Tool auszuwählen, welches nicht nur Basis-OMS-Funktionalitäten abdeckt, sondern eine zukünftig erweiterbare Lösung über entsprechende Module und Add-Ons darstellt (Bsp. Newsletter). Der Anbieter sollte dabei in der Lage sein, hierfür auch langfristig innovative und flexible Lösungen anzubieten. Insbesondere soll das System in der Lage sein, neue gesetzliche Anforderungen, wie beispielsweise Anforderungen hinsichtlich der Barrierefreiheit von Kundendokumenten schnell und unkompliziert umzusetzen. Aufgrund der zentralen Bedeutung des OM-Systems wird ein hoher Wert auf ein hohes Maß an Stabilität und Verlässlichkeit gelegt. Darum hat das OMS hohe Anforderungen in Bezug auf IT-Sicherheit zu erfüllen. Weiterhin soll das einzuführende System dazu in der Lage sein, sich rasch wandelnden Anforderungen im Lay-outen von Kundendokumenten anzupassen und dabei ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit aufzuweisen. Relevante Kennzahl: Das Output-Management-System wird jährlich rund 1 Mio. Dokumente bzw. 4 Mio. Seiten verarbeiten.
Interne Kennung: KG-EI/362_20250130
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: um 3 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: 1) Das vorliegende Verfahren läuft zweistufig ab. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Mit dem Teilnahmeantrag hat noch keine Angebotslegung zu erfolgen. Der Teilnahmeantrag muss bis zum Dienstag 04.03.2025, 12:00 Uhr eingereicht werden. Sämtliche unter in den Eignungskriterien unter Abschnitt "Bedingungen" aufgeführten Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein Formular für den Teilnahmeantrag wird zur Verfügung gestellt. 2) In der zweiten Stufe des Verfahrens sind Angebote abzugeben. Die Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen erfolgt voraussichtlich am 12.03.2025 . Die genaue Frist für die Angebotsabgabe wird mit der Bereitstellung der Unterlagen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes bekanntgegeben. 3) Im Anschluss an den Angebotseingang behält sich der Auftraggeber im Rahmen des Verhandlungsverfahrens vor in die Bietergespräche mit Angebotspräsentation zu gehen. 4) Auf Basis der in den Verdingungsunterlagen angegebenen Zuschlagskriterien erfolgt die Zuschlagserteilung.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Angaben und Formalitäten, die mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind:
Beschreibung: Vorlage des aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als 3 Monate), - Bestätigung, dass deutsches Recht gilt, - Bestätigung, dass die Abwicklung in deutscher Sprache erfolgt. Ausschlusskriterien: - es wird ein anderes Recht als das deutsche Recht gefordert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 2
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/02/2025 23:59:59 (UTC+1)
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRJLC0X/documents
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 12/03/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 04/03/2025 12:00:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Eine Aufforderung zur Nachreichung von Unterlagen erfolgt bei Bedarf durch die Stadtwerke Münster GmbH.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: - deutsches Recht - Vertrags-/und Projektsprache: deutsch weitere Details entnehmen Sie bitte dem Teilnahmeformular!
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Finanzielle Vereinbarung: Anzahlungsbürgschaft, Vertragserfüllungsbürgschaft Gewährleistungsbürgschaft. Diese sind für den Auftraggeber kostenlos als unbefristete, selbstschuldnerische Bankbürgschaften unter Verzicht auf die Einreden der §§ 770 und 771 BGB einzureichen. Die Bürgschaften sind nach deutschem Recht von einem in der EU zugelassenen Kreditinstitut oder einer Versicherung zu stellen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer der Bezirksregierung Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadtwerke Münster GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadtwerke Münster GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadtwerke Münster GmbH
Registrierungsnummer: DE126118285
Postanschrift: Hafenplatz 1
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48155
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Einkauf - Fr. Kallwey
Telefon: +49 251694-2649
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: fd78ec81-063a-49d7-b4d7-4becf0b68453 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 17
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/01/2025 19:35:37 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 67021-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 22/2025
Datum der Veröffentlichung: 31/01/2025