1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Öffentliche Ordnung und Sicherheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: LZPD; Beschaffung eines prozessorientierten Rechnungsbearbeitungssystems einschließlich Implementierung, Anpassung an die Systemarchitektur u. verschiedener Unterstützungsdienstl. - Angebotswettbewerb
Beschreibung: Gegenstand des zu vergebenen Auftrags ist die Beschaffung eines prozessorientierten Rechnungsbearbeitungssystems einschließlich Implementierung, Anpassung an die Systemarchitektur und verschiedener Unterstützungsdienstleistungen für die Polizei NRW.
Kennung des Verfahrens: 3567d7e7-2168-44a3-84ff-1e1c112cbc52
Interne Kennung: ZA 4.2/1001473818/Lut
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: 1. Das vom Auftraggeber durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VgV. Der Auftrag kann aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität und dem rechtlichen Rahmen zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bewerber/Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet. 2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. 3. Der Auftraggeber ist im Rahmen des Vergabeverfahrens gehalten, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten. Weitere Informationen sind dem Dokument "Information DSGVO" zu entnehmen. 4. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb werden die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes auf Basis der Vergabeunterlagen aufgefordert. In den Vergabeunterlagen werden den Bewerbern/Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt. Die Vergabeunterlagen sind ebenfalls von Beginn des Verfahrens an über die angegebene Internetplattform abrufbar. Nach Eingang und Prüfung der Angebote werden zeitnah mit den Bewerbern Termine zur Präsentation ihrer Angebote vereinbart. 5. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Diejenigen Bieter, die zunächst nicht in die engere Wahl kommen und nicht zu einem Bietergespräch eingeladen werden, werden nicht sogleich vom Verfahren ausgeschlossen, sondern "on hold" gestellt. Diese Bieter bleiben an ihr Angebot gebunden und behalten die Chance zu einem verbesserten Angebot, falls sich ergibt, dass den zunächst in die engere Wahl gelangten Bietern der Zuschlag - gleich aus welchem Grund - nicht erteilt werden kann. Fortsetzung unter "zusätzliche Informationen".
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48443000 Buchhaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Duisburg
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNYD0DQLK 1. Der Auftragnehmer hat bei dem Umgang mit den Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades "VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" ("VS-NfD") gemäß Verschlusssachenanweisung des Landes Nordrhein-Westfalen ("VSA NRW") wie folgt vorzugehen: Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind bei Nichteinhaltung der Vorschriften der VSA NRW die vertraglichen und strafrechtlichen Konsequenzen (insb. der Hinweis auf § 353 b StGB) bekannt zu geben. Die Aushändigung des o.g. Merkblattes und die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen ist vor dem Einsatz der namentlich zu benennenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den Auftragnehmer schriftlich nachzuweisen. Alternativ kann die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen, Aushändigung des o.g. Merkblattes und eine Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz durch die Auftraggeberin erfolgen. Der Auftragnehmer muss sich mit der o.g. Regelung und der Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen (OSiP - Onlineverfahren) der eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einverstanden erklären. Sind die für die Auftragserfüllung vorgesehenen Personen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sicherheitsüberprüft, ist das Vorliegen einer gültigen Sicherheitsüberprüfung durch die Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung der/des Geheim- bzw. Sicherheitsbeauftragten des Auftragnehmers vor der Aufnahme der Tätigkeit zu belegen. Die Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung mit anschließender Verpflichtung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Für Mitarbeiter mit unbegleitetem personellem Zugang oder digitalem Zugriff auf die polizeiliche IT-Technik (Zentralkomponenten der polizeilichen Rechenzentren) ist auf gesonderte Aufforderung durch den Auftraggeber eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung im Sabotageschutz gem. § 11 Abs 1 Nr. 5 SÜG NRW oder vergleichbar nachzuweisen. Die o.g. Sicherheitsüberprüfungen müssen zu Beginn der Auftragsausführung erfolgt und nachgewiesen sein. Ist für den Auftragnehmer die eigenverantwortliche Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen nicht möglich, erklärt der Auftragnehmer gegenüber dem Auftragnehmer seine Bereitschaft zur Aufnahme in die Geheim-/Sabotageschutzbetreuung beim MWIKE NRW (Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen). 2. Der Auftraggeber wird im Anschluss an die Bietergespräche einen Demonstrations-Betrieb der Software der beiden Bestbieter in der Infrastruktur des LZPD durchführen. Die Höhe der Vergütung (Pauschale) hierfür wird im Preisblatt abgefragt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: LZPD; Beschaffung eines prozessorientierten Rechnungsbearbeitungssystems einschließlich Implementierung, Anpassung an die Systemarchitektur u. verschiedener Unterstützungsdienstl. - Angebotswettbewerb
Beschreibung: Das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW ("LZPD NRW"; im Folgenden: "AG") unterstützt innerhalb der Polizei NRW die Polizeiarbeit vor Ort durch die Entwicklung und Beschaffung modernster Technik und Ausstattung. Eine bedeutende Rolle spielt dabei die IT. Das LZPD bietet dabei mehr als 100 zentrale polizeispezifische IT-Lösungen für alle Polizeibehörden. Dazu gehören auch Softwarelösungen. Bei dem LZPD ist auch das Projekt ORBIT (Optimierung der Rechnungsbearbeitung der Polizei NRW mit IT-Unterstützung) angesiedelt. Zielsetzung des Projekts ORBIT ist die Etablierung eines prozessorientierten Rechnungsbearbeitungssystems, welches in allen 50 Polizeibehörden für die ca. 2.500 Vorgänge täglich Anwendung finden und zur Verbesserung der Rechnungsbearbeitung in den Punkten Zeit, Kosten, Qualität und Benutzerfreundlichkeit führen wird. Dies soll durch eine vollständige Digitalisierung aller Bearbeitungsschritte und größtmögliche Automatisierung erreicht werden. Hierzu soll die Standard-Rechnungsbearbeitungssoftware des Auftragnehmers (AN) gemäß den Anforderungen des Auftraggebers (AG) angepasst werden (Customizing). Diese Softwarelösung muss den Anforderungen eines flexiblen Workflows gerecht werden und Controllingmöglichkeiten für verschiedene Benutzergruppen bieten. Es sind unter anderem die folgenden Leistungen durch den AN zu erbringen: - Durchführung der Implementierungsschritte (einschließlich Customizing), wie Proof of Concept (PoC), - softwareseitiger Aufbau von Integrations- und Schulungsumgebung (ausgenommen Betriebssystem und Datenbankserver), - PoC-Überführung in die Testumgebung und die Produktionsumgebung, - Unterstützung von Testaktivitäten, - Unterstützung von Schulung der Anwendenden und Dokumentation. Darüber hinaus soll sich der künftige AN an den folgenden Tätigkeiten mitwirken: - Erstellung und Abstimmung eines Konzepts zur Systemarchitektur, - Notwendige Anpassungen des Systems an die zu erarbeitende Systemarchitektur, - Erstellung einer technischen Einführungskonzeption, - Verbindliche Auslegung, Konfiguration und Dimensionierung der erforderlichen System-technik, - Installationsunterstützung der Anwendungskomponenten auf die Serversysteme zusammen mit den Verantwortlichen des Rechenzentrums (RZ) der Polizei NRW, - Kontinuierliche Anpassungen und Systemoptimierungen, - Angaben, zu den durch die Software bedingten Anforderungen an das Netzwerk, wie beispielsweise Bandbreite und Antwort-/Zeitverhalten inklusive der Beschreibung des Architekturkonzepts und der Kommunikationsbeziehungen sowie - Unterstützung für die Integration der Anwendung in die beim AG vorhandene Infrastruktur (Server- und Clientseitig). Nach der erfolgreichen Abnahme und Inbetriebsetzung der Software wird eine weitergehende Supportunterstützung erwartet. Sie umfasst den Support bei Problemen oder Störungen der Rechnungssoftware, das zur Verfügung stellen und ggf. Installationsunterstützung von Minor- und Major-Updates, Backup- und Recovery-Unterstützung in Problemfällen sowie die Umsetzung von Change Requests. Der AN hat - nach Vorgaben des AG - Schulungsunterlagen und eLearning Module via Moodle für ein Schulungssystem bereitzustellen. Der Leistungsgegenstand wird zudem erst abgenommen, wenn der Nachweis der Barrierefreiheit durch das erfolgreiche Bestehen des BITV-Tests mit dem Ergebnis "konform" gemäß den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG, Richtlinien für barrierefreie Webinhalte) Level AA durch das Kompetenzzentrum barrierefreie IT (KBIT) bei IT.NRW oder durch einen externen Testanbieter nachgewiesen wurde. Spätestens bei Vertragsunterzeichnung ist bereits das erfolgreiche Bestehen des BITV-Tests durch das KBIT oder eines vergleichbaren BITV-Tests durch einen externen Anbieter für die Standard-Rechnungsbearbeitungssoftware des AN nachzuweisen. Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist Anfang April 2025 zu rechnen. Mit der Leistungserbringung soll unmittelbar im Anschluss daran begonnen werden. Diese EU-weite Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Weitere Informationen sind den auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Unterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung: ZA 4.2/1001473818/Lut
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48443000 Buchhaltungssoftwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Näheres zu Optionen regeln die Vergabeunterlagen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Duisburg
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 54 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der EVB-IT Systemvertrag verlängert sich hinsichtlich der Leistungen für den Systemservice bis zu drei Mal um jeweils 12 Monate, wenn der Auftraggeber den Vertrag nicht spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragslaufende gegenüber dem Auftragnehmer kündigt.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Bewertung nach der erweiterten Richtwertmethode
Beschreibung: Die Bewertung erfolgt nach UfAB VI in der erweiterten Richtwertmethode (siehe hierzu auch http://www.cio.bund.de). Schritt 1: Nach Prüfung/Wertung der eingegangenen Angebote wird für jedes Angebot zunächst folgendes geprüft: - Liegt ein vollständiges Angebot vor? - Sind alle Muss-Kriterien erfüllt? - Erreicht das Angebot mindestens 75% der gesamten Leistungspunkte? Kann eines dieser Kriterien nicht erfüllt werden, erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren. Sind die Kriterien erfüllt, wird die Kennzahl des Leistungs-Preis-Verhältnisses wie folgt ermittelt: Z = L : P Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis L = Gesamtsumme der Leistungspunkte, der zum Zeitpunkt wertbaren Anforderungen P = Preis (Euro) Schritt 2: Die Kennzahl Z wird jeweils auf einen ganzzähligen Wert skaliert. Schritt 3: Aus der Kennzahl wird ein Korridor des führenden Angebotes (Obergrenze) und dem Wert der Kennzahl des führenden Angebotes minus 10 % (Untergrenze) gebildet. Angebote innerhalb des Korridors werden zunächst als gleichwertig betrachtet. Unterhalb dieses Korridors liegende Angebote werden nicht weiter berücksichtigt. Schritt 4: Nach Durchführung und Auswertung der Bietergespräche wird der Auftraggeber für die endgültige Angebotsaufforderung festlegen, welche A-Kriterien final als Mindestanforderung festgelegt werden. Im Rahmen der finalen Angebotswertung werden dann nur solche Angebote gewertet, die diese festgelegten Mindestanforderungen erfüllen. Schritt 5: Die Auswahl des Unternehmens, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, erfolgt innerhalb dieser Gruppe von gleichwertigen Angeboten auf das Angebot mit der höchsten Gesamtsumme der Leistungspunkte (L). Sofern die führenden Angebote jeweils die gleiche Anzahl von Leistungspunkten (L) erreicht haben, entscheidet zwischen diesen Angeboten der niedrigste Preis (P).
Gewichtung (Punkte, genau): 49
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Bewertung nach der erweiterten Richtwertmethode
Beschreibung: Es wird auf das Beschreibungsfeld zum Kriterium "Preis" verwiesen.
Gewichtung (Punkte, genau): 51
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund unzureichender Mittel
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW
Registrierungsnummer: DE119355962
Stadt: Duisburg
Postleitzahl: 47059
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
Telefon: +49 201 922024014
Fax: +49 201 9220 110
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE 812110859
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221-1473045
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221-1473045
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 21971a12-b066-4a48-8d3e-c71ce1dcdc31 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/01/2025 09:36:55 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 46463-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 15/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/01/2025