1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Paderborn
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: digitales Diktiersystem mit Spracherkennung für die Kreisverwaltung Paderborn
Beschreibung: Für die Mitarbeitenden in der Kreisverwaltung Paderborn soll ein digitales Diktiersystem mit Spracherkennung eingeführt werden. Ziel ist es, den Zeitaufwand für Schreibarbeiten zu reduzieren und somit Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeitenden zu entlasten.
Kennung des Verfahrens: 5b28e13b-0967-4670-9a90-2cd8d1882ce8
Interne Kennung: 30.31-22393
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 32344110 Sprachaufzeichnungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: digitales Diktiersystem mit Spracherkennung für die Kreisverwaltung Paderborn
Beschreibung: An vielen unterschiedlichen Stellen in der Kreisverwaltung fallen umfangreiche Schreibarbeiten an. Da einerseits Schreibkräfte wegfallen und gleichzeitig die Mitarbeitenden entlastet werden sollen, soll zur Unterstützung ein Diktiersystem eingeführt werden. Hintergrund ist dabei die deutlich erhöhte Sprechgeschwindigkeit im Vergleich zum Tippen. Die Anforderungen und Erwartungen der verschiedenen Ämter unterscheiden sich teilweise stark. In den meisten Fällen muss direkt am PC mithilfe eines Mikrofons oder Headsets diktiert werden. Dabei unterscheidet sich der Zielort der Texte je nach Anwendung, sodass es sowohl möglich sein muss, in einem Microsoft Word Dokument oder dem Mail-Programm zu diktieren als auch in spezifischen Fachverfahren. In einigen Fällen wird auch abseits des PC-Arbeitsplatzes im Außendienst diktiert. Für diesen Einsatzbereich soll eine mobile App eingesetzt werden. Direktes Diktat Der wichtigste Anwendungsfall in der Kreisverwaltung Paderborn ist das direkte Diktat. Hierbei werden Schreibarbeiten ersetzt, die direkt am PC erstellt werden. Dazu gehört beispielsweise das Verfassen von Protokollen, Anordnungen, Gutachten oder E-Mails. Mithilfe von Headsets oder Mikrofonen müssen die Mitarbeitenden die Texte per Spracheingabe erstellen können. Es muss daher eine Diktiersoftware angeboten werden, mit der die Mitarbeitenden bei der Nutzung ihres PCs die gesprochen Texte in Schrift umwandeln lassen können. Der so entstehende Text wird an der Stelle eingefügt, an welche der Cursor gesetzt wurde. Auf dieses Weise muss es die Möglichkeit geben, direkt in verschiedene Software, z.B. Outlook, Word oder verschiedene Fachverfahren, zu diktieren. Die Spracherkennung erfolgt laufend, sodass die Mitarbeitenden umgehend bzw. mit kurzer Verzögerung die erstellten Texte sehen. Die Verzögerung darf den üblichen Diktierfluss nicht behindern. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von falschen Wörtern oder falsch geschriebenen Wörtern. Die erstellten Texte können zudem mit Sprachbefehlen bearbeitet werden. So können Fehler korrigiert werden oder neue Wörter angelernt werden. Auch einfache Formatierungen (z.B. Absätze, Fett, Unterstrichen) können mithilfe von Sprachbefehlen durchgeführt werden. In vielen Schriftstücken sind allgemeine Textabschnitte enthalten. Die Software kann es ermöglichen, vorab festgelegte Textbausteine mit einem Sprachbefehl einzufügen. Diese Textbausteine können auch mit Kollegen und Kolleginnen im gleichen Team geteilt werden. Die Software kann zudem, sofern möglich, für das Transkribieren von Telefongesprächen über ein Soft-Phone eingesetzt werden. Für das direkte Diktat müssen die Mitarbeitenden handelsübliche Headsets (mittlere Preisklasse 40 € - 100€) verwenden können. Mobile Spracherkennung im Hintergrund Viele Mitarbeitende haben regelmäßige Außendiensteinsätze und sollen auch dort diktieren können. Hierbei ist ein direktes Diktat nicht immer möglich, vor allem aufgrund fehlender Hardware, wenn der PC nicht mitgenommen wird. Da die Mitarbeitenden im Außendienst üblicherweise ein dienstliches Smartphone mit sich führen, muss eine App (lauffähig auf Android) angeboten werden, mit der direkt am Smartphone diktiert werden kann. Für das Diktieren ist keine weitere Hardware notwendig, es soll das im Dienstsmartphone verbaute Mikrofon genutzt werden. Die Smartphones sind per VPN mit dem internen Netzwerk verbunden. Für den Fall, dass keine VPN-Verbindung aufgebaut werden kann, kann das Diktat in der App gespeichert und später transkribiert werden. Besonderheit: Diktate im Gesundheitsamt Die Anforderungen im Gesundheitsamt an die Diktiersoftware unterscheiden sich in einigen Punkten von den Bedürfnissen der anderen Ämter. Hier wird ein spezifisches Vokabular verwendet. Für die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes muss zusätzlich ein Modul angeboten werden, dass die Nutzung von medizinischen Fachbegriffen beim Diktat ermöglicht. Ein mobiles Diktieren mithilfe einer App ist für Mitarbeitende im Gesundheitsamt nicht vorgesehen. Die Diktate können während des Sprechens aufgezeichnet werden, sodass die generierten Texte durch Kollegen korrigiert werden können. Es müssen also zwei Lizenztypen angeboten werden. Zum einen mit einem Wortschatz zum allgemeinen Sprachgebrauch für die Nutzenden, zum anderen mit einem medizinischen Wortschatz. Allgemeine Anforderungen an das System Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich als On-Premise auf den Systemen unseres Partner-Rechenzentrums, der Ostwestfahlen-Lippe- IT. Eine Ausnahme besteht für den Betrieb des Systems für das Gesundheitsamt mit den Lizenzen für den medizinischen Sprachgebrauch. Dieser Teil kann auch im Cloud-Betrieb angeboten werden. Mengengerüst -Anzahl Lizenzen direktes Diktat (normaler Sprachgebrauch): Mind. 100 Lizenzen / Max. 150 Lizenzen -Zusatzlizenzen für eine mobile Anwendung (normaler Sprachgebrauch): Mind. 50 Lizenzen / Max. 80 Lizenzen - Diktate im Gesundheitsamt (medizinischer Sprachgebrauch): Mind. 30 Lizenzen / Max. 40 Lizenzen Weitere Einzelheiten entehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 32344110 Sprachaufzeichnungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität/Funktionalitäten der angebotenen Software gem. Bewertungsmatrix
Beschreibung: Qualität/Funktionalitäten der angebotenen Software gem. Bewertungsmatrix
Gewichtung (Punkte, genau): 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preiskriterium
Gewichtung (Punkte, genau): 50
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Bezirksregierung in Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Paderborn
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: UHER informatik GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: digitales Diktiersystem mit Spracherkennung für die Kreisverwaltung Paderborn
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 212 142,00 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 30/10/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Paderborn
Registrierungsnummer: 2275
Postanschrift: Aldegreverstraße 10-14
Stadt: Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
Telefon: +49 5251308-3019
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung in Münster
Registrierungsnummer: 5fa216f3-884b-4b99-84e6-15e4f3ea5803
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: UHER informatik GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: HR200564
Stadt: Braunschweig
Postleitzahl: 38122
Land, Gliederung (NUTS): Braunschweig, Kreisfreie Stadt (DE911)
Land: Deutschland
Telefon: +49 5312819010
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 42b016b5-203e-41c1-8f4b-bfe8c81942ad - 02
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/11/2024 07:23:00 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 697304-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 223/2024
Datum der Veröffentlichung: 15/11/2024