1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Einkauf der Stadt Duisburg (10-31)
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: 2024-9999 Kauf und Betrieb eines Dokumentenscanners inkl. entsprechender Software
Beschreibung: Kauf und Betrieb eines Dokumentenscanners inkl. entsprechender Software
Kennung des Verfahrens: d4e8a4da-a8a7-4f76-b05b-bec37acfd951
Interne Kennung: 2024-9999
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 38520000 Scanner
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Duisburg
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPSYDBDSFU
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Kauf und Betrieb eines Dokumentenscanners inkl. entsprechender Software
Beschreibung: Kauf und Betrieb eines Dokumentenscanners der Firma Opex inkl. entsprechender Software zur Erweiterung der Scannerlandschaft
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 38520000 Scanner
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Duisburg
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 294 375,00 EUR
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Kosten über 48 Monate
Beschreibung: Entstehende Kosten über 48 Monate
Rangfolge: 1
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus §§ 134, 135 und 160 GWB. Soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des GWB: §§ 134, 135, 160 GWB. Ein verspäteter Antrag oder ein Antrag ohne vorhergehende Rüge ist unzulässig.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Einkauf der Stadt Duisburg (10-31)
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 294 375,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Teilweiser Ersatz oder Ausweitung vorhandener Lieferungen oder Anlagen durch den ursprünglichen Lieferanten, deren Beschaffung nach den strengen Vorschriften der Richtlinie erfolgt
Sonstige Begründung: Tatbestandsmerkmal (TBM) 1 Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen Erläuterungen Kommentar Müller-Wrede: Keine Konkurrenzen, das bedeutet kein anderer Lieferant darf in der Lage sein das Produkt zu liefern. Lieferleistung = "bleibende Einrichtung" und keine "flüchtige" Dienstleistung. (+), der vorherige Scanner der Firma Opex inkl. der entsprechenden Nutzungssoftware wurde bei X-NRW erworben. Auch dieser Scanner soll bei der Firma X-NRW beschafft werden. TBM 2 die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind Erläuterungen Kommentar Müller-Wrede: "Erweiterung" erfasst die Ausdehnung des Umfangs oder der Stückzahl ebenso wie eine ausgeweitete Gebrauchstauglichkeit oder Zweckbestimmung (+), die Stückzahl der eingesetzten Scanner soll um einen auf zwei erhöht werden, damit soll zum einen ein Back-up für den bereits beschafften Scanner von Opex geschaffen und zum anderen eine Erhöhung der Scanmengen realisiert werden. TBM 3 und ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste bei denen dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde Erläuterungen Kommentar Müller-Wrede: Inkompatibilität mit ursprünglicher Leistung; unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung = relative Inkompatibilität. Kompatibilität kann nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand herbeigeführt werden oder bestimmungsgemäßer Gebrauch und die Wartung wird bei unterschiedlichen Produkten nicht nur marginal, sondern erheblich beeinträchtigt. (+), die Art der Nutzung von Scangeräten weicht auf diesem Qualitätslevel stark von voneinander ab, weshalb ein Wechsel des Unternehmens zu Leistungen mit unterschiedlichen technischen Merkmalen führen würde. Ein Unterschied besteht beispielsweise darin, dass es sich bei anderen Scangeräten, welche dieser Kategorie entsprechen, u.a. um sogenannte Stapeleinzugsscanner handelt. Bei einem Stapeleinzugsscanner ist es erforderlich, dass das Beleggut vor dem Scan in Gänze "zu einem Stapel" vorbereitet wird und die einzelnen Sendungen durch Einlage eines Sendungstrennblattest getrennt werden. Eine Trennung mittels Briefumschlages (der in jedem Falle mitzuscannen ist), mittels Knopfdruckes oder Gestensteuerung ist hier nicht möglich. Bei anderen Scangeräten auf diesem Leistungsniveau stehen die o.g. Auswahlmöglichkeiten zur Sendungstrennung - in Gänze - nicht zur Verfügung und würde es erfordern, den Scanprozess, ausschließlich wegen einer anderen Hardware, abzuändern. Es gibt viele kleinere Ausstattungsmerkmale, die eine andere Bedienung bedürfen, beispielsweise das Deaktivieren des Doppeleinzugssensors. Durch die unterschiedlichen technischen Merkmale, sollte ein anderes Scangerät beschafft werden, besteht der Bedarf einer unterschiedlichen Bedienung der Hardware, was zu einem ineffizienten und fehleranfälligen Scanprozess bei uns im Hause führen würde. Auch wäre die Wartung, Reinigung und insb. Administration der Scangeräte unterschiedlich, sollte ein Gerät eines anderen Unternehmens beschafft werden. Für das bereits vorhandene Scangerät haben die betreffenden Mitarbeiten bereits eine Schulung erhalten. Für ein Gerät eines anderen Unternehmens würden hier erneut Kosten für eine Schulung/ Unterweisung (vor. In 4-stelliger Höhe) anfallen. Die Nutzbarkeit der Software und des implementierten Prozesses ist mit einem anderen Scangerät nicht möglich. Zum einen kommt auf dem Scangerät der Fa. OPEX die Scansoftware CertainScan zum Einsatz. Mit dieser Software wird der Scan an sich durchgeführt, sowie die Leerseitenerkennung, die - im Rahmen von TR RESISCAN zulässige - Bildbearbeitung, die Anlage von div. Scan-Jobs u.v.m. Diese Software kann lediglich auf einem Scangerät der Fa. OPEX genutzt werden. Mit anderer Hardware ist diese Software weder kompatibel, noch wird sie vom Hersteller für eine andere Hardware angeboten. Des Weiteren kommt nach dem Scannen die Software Avila zum Einsatz. Über diese Software erfolgt die - gem. TR RESISCAN- erforderliche Qualitätskontrolle, sowie die anschließende Siegelung der Dokumente (Integritätssicherung). Auch wird aus dieser Anwendung heraus das Datenblatt erstellt, welches für die Archivierung der Belege benötigt wird. Hier werden alle wichtigen Daten generiert, welche z.B. für die Anforderung eines Originals oder Rescans benötigt werden. Die Lösung Avila mit TR RESI Konformität wird von der X-NRW GmbH exklusiv vermarket und mit den OPEX-Scannern integriert und in das Gesamtumgebung der Stadt Duisburg integriert. Demnach könnte die Lösung Avila mit anderer Hardware ebenfalls nicht genutzt werden. Dies bedeutet, dass bei der Beschaffung eines anderen Scangerätes auch eine andere Software sowohl für den Scanprozess als auch für die Qualitäts- und Integritätssicherung und die Archivierung zum Einsatz kommen würde, welche zudem mit erneuten finanziellen Aufwänden einher gehen würde. Ergebnis wäre, dass es zu parallelen/unterschiedlichen Strukturen kommen würde. Eine einheitliche Aufbereitung von Unterlagen wäre massiv erschwert. Zudem müssten umfangreiche Schulungsmaßnahmen für die Nutzung des neuen Gerätes und der Software erfolgen. Für das bisherige Scangerät werden zudem Verbrauchsmaterialen für Verschleißteile (wie z.B. Riemchen für den Papiereinzug, Druckerpatronen für den integrierten Drucker) gelagert, welche für andere Hardware nicht genutzt werden könnte, sodass auch hier noch ein zweites "Depot" angelegt werden müsste. Die Mitarbeiter müssten bei schnell abzuwickelnden Arbeitsprozessen immer die Prozessschritte je Gerät und Software einhalten, was bei unterschiedlichen Geräten/ Software-produkten zu einer höheren Fehleranfälligkeit/Störung führen würde. Auch dieser Aspekt spricht zumindest für eine relative Inkompatibilität.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: X-NRW GmbH
Offizielle Bezeichnung: X-NRW GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 294 375,00 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Kauf und Betrieb eines Dokumentenscanners inkl. entsprechender Software
Datum der Auswahl des Gewinners: 27/06/2024
Datum des Vertragsabschlusses: 04/09/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Einkauf der Stadt Duisburg (10-31)
Registrierungsnummer: 05112-31001-91
Postanschrift: Sonnenwall 85
Stadt: Duisburg
Postleitzahl: 47051
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Einkauf der Stadt Duisburg
Telefon: +49 203283-5178
Fax: +49 203283-4747
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: X-NRW GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE225303561
Postanschrift: Carl-Schurz-Straße 2
Stadt: Neuss
Postleitzahl: 41460
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Kreis Neuss (DEA1D)
Land: Deutschland
Telefon: 0213152353801
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0c998a91-ffef-49eb-8b16-b53a6efc1c88 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/09/2024 08:02:08 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 589359-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 191/2024
Datum der Veröffentlichung: 01/10/2024