Öffentliche Ausschreibung Düsseldorf 2024 Deutschland – Organisation von Messen und Ausstellungen – Rahmenvereinbarung für Messeagentur- und Messebauleistungen für NRW-Landesgemeinschaftsstände auf Messen in Deutschland 2024-09-03

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

E-Mail: zentrale-Vergabestelle@mwike.nrw.de

Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Rahmenvereinbarung für Messeagentur- und Messebauleistungen für NRW-Landesgemeinschaftsstände auf Messen in Deutschland

Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von NRW-Landesgemeinschaftsständen auf internationalen Leitmessen in Deutschland. Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungen, wobei beabsichtigt ist, den Auftrag in zwei Fachlosen zu vergeben: A. Los 1 Messeagenturleistungen: Organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von NRW-Landesgemeinschaftsständen B. Los 2 Messebauleistungen: Messebau für NRW-Landesgemeinschaftsstände Für jedes der beiden Lose wird eine eigene Rahmenvereinbarung geschlossen.

Kennung des Verfahrens: fbe5580d-ffdd-46dc-9a9c-633acaf79dc3

Interne Kennung: 2024-002

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 39154100 Messestände, 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25

Stadt: Düsseldorf

Postleitzahl: 40213

Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Die Leistungen sind überwiegend an den jeweiligen Messestandorten in Deutschland zu erbringen.

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 12 740 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFY1QS6C6J1 Die Kommunikation im Vergabeverfahren findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW statt.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Messeagenturleistungen: Organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von NRW-Landesgemeinschaftsständen

Beschreibung: Die Leistungen der Messeagentur umfassen die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von NRW-Landesgemeinschaftsständen. Die Messeagentur ist dabei Ansprechpartnerin für die Aussteller und Schnittstelle zum Messebau. Die Akquise und die Auswahl der Aussteller erfolgen durch das Ministerium und sind kein Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung. Die einzelnen Aufgaben zu Los 1 und die daran gestellten Anforderungen sind detailliert im Abschnitt A. III. der Leistungsbeschreibung beschrieben. Übergeordnete Anforderungen an die Leistungserbringung für beide Lose sind darüber hinaus in Abschnitt II. der Leistungsbeschreibung definiert.

Interne Kennung: 1

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 39154100 Messestände, 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25

Stadt: Düsseldorf

Postleitzahl: 40213

Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Die Leistungen sind überwiegend an den jeweiligen Messestandorten in Deutschland zu erbringen.

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag einmal um ein weiteres Jahr zu verlängern. Dem Aufragnehmer teilt er bis zum 31.10.2026 schriftlich mit, ob von dieser Verlängerungsoption Gebrauch gemacht wird.

5.1.5.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 600 000,00 EUR

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Beschreibung: Der Auftraggeber legt großen Wert auf eine möglichst nachhaltige Organisation und Durchführung der NRW-Landesgemeinschaftsstände. Dies ist sowohl von der Messeagentur (z. B. bei Ausschreibungen für Drittleistung wie Catering, Druckerzeugnisse, etc.) als auch beim Messebau durch die Verwendung von energie- und ressourcenschonenden Produkten (z. B. Messebaumaterialien, LED-Leuchten, Teppichboden, etc.) zu beachten.

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung

Beschreibung: Die Messepräsentation soll im Rahmen der Vertragslaufzeit weiterentwickelt werden. Das gilt sowohl für das Standdesign und die Technik als auch für die Optimierung der Organisation der Landesgemeinschaftsstände, etwa bei der vom Auftraggeber angestrebten Digitalisierung des Anmeldeprozesses und der weiteren Kommunikation mit den Ausstellern. Eine wesentliche Aufgabe der Auftragnehmer ist daher die kontinuierliche Beratung des Auftraggebers, um die Landesgemeinschaftsstände an den Stand der Technik und die Wünsche und Bedürfnissen der Aussteller an eine optimale Präsentation ihrer Produkte und Dienstleistungen anzupassen. Die Digitalisierung hat die Messelandschaft verändert und beeinflusst diese weiterhin stark. Digitale Lösungen erweitern und verlängern inzwischen zunehmend die analogen Präsenzmessen. Auf den Präsenzmessen kommen digitale Anwendungen wie z.B. Virtual Reality zum Einsatz und ermöglichen eine digitale Leistungsschau. Im Rahmen der Realisierung von Landesgemeinschaftsständen soll auf neue Trends eingegangen werden.

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung: Der Auftragnehmer wird zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein- Westfalen verpflichtet.

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung

Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges

Innovatives Ziel: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotspreis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität des Personaleinsatzkonzeptes

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität der Ablaufplanung

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: 3. Qualität der ersten kreativen Vorschläge zur Weiterentwicklung

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

5.1.

Los: LOT-0002

Titel: Messebauleistungen: Messebau für NRW-Landesgemeinschaftsstände: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung

Beschreibung: Die Leistungen des Messebauers umfassen die Planung, die Errichtung und den Abbau des jeweiligen Messestandes inklusive Entsorgung von nicht wiederverwendbarem Material. Dazu gehören sämtliche notwendigen Architekturleistungen inklusive Statik für den jeweiligen zu errichtenden Messestand. Die Messevorbereitungen starten in der Regel ca. 4-6 Monate vor dem Messetermin mit der Beauftragung der Messebaudienstleistungen gemäß der Rahmenvereinbarung (Einzelabruf). Die jeweiligen Vorbereitungszeiten für eine Messe sind in der Leistungsbeschreibung (Pkt. B.III.6 Projektplanung und -steuerung) beispielhaft genannt. Der Auftragnehmer von Los 2 (Messebau) arbeitet eng mit der Messeagentur (Los 1) zusammen und stimmt sich zudem eng mit dem Auftraggeber ab. Die Gestaltung der Messestände soll offen, zeitgemäß und repräsentativ für das Land Nordrhein-Westfalen sein. Das Standkonzept soll einen hohen Wiedererkennungseffekt erreichen sowie einladend und kommunikativ wirken. Die Gestaltung (Branding) der Stände erfolgt unter Beachtung des MWIKE-spezifischen Artworks (Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung). Insbesondere soll der neue Ankerton Petrol des MWIKE großflächig auf den Ständen zum Einsatz kommen. Bildmaterial von aktuellen Messeständen ist dem Internetauftritt unter www.messen.nrw.de zu entnehmen. Die Größe eines Messestands kann zwischen 200 qm und 850 qm variieren. Der Messestand kann ebenerdig oder doppelstöckig errichtet werden. Die Teilnehmer-zahl der Aussteller variiert zwischen ca. 6 und 40. Die Exponate der Aussteller reichen von Produkten in Stehvitrinen bis hin zu großen Fahrzeugen und Maschinen. Die einzelnen Aufgaben zu Los 2 und die daran gestellten Anforderungen sind detailliert im Abschnitt B. III. der Leistungsbeschreibung beschrieben. Übergeordnete Anforderungen an die Leistungserbringung für beide Lose sind darüber hinaus in Abschnitt II. der Leistungsbeschreibung definiert.

Interne Kennung: 2

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 39154100 Messestände, 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25

Stadt: Düsseldorf

Postleitzahl: 40213

Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Die Leistungen sind überwiegend an den jeweiligen Messestandorten in Deutschland zu erbringen.

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag einmal um ein weiteres Jahr zu verlängern. Dem Aufragnehmer teilt er bis zum 31.10.2026 schriftlich mit, ob von dieser Verlängerungsoption Gebrauch gemacht wird.

5.1.5.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 7 200 000,00 EUR