Öffentliche Ausschreibung Wuppertal 2024 Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Erweiterungen für das CAFM-System 2024-08-29

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Bergische Universität Wuppertal Campus Grifflenberg

E-Mail: dez6vergabe@uni-wuppertal.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2.1.

Verfahren

Titel: Erweiterungen für das CAFM-System

Beschreibung: Dieses Vergabeverfahren dient der Erweiterung des Computer-Aided Facility Management (CAFM-) Systems von Planon für das Gebäudemanagement an der Bergischen Universität Wuppertal (BUW).

Kennung des Verfahrens: ecfc4459-41ef-42bf-8547-62204deb539d

Interne Kennung: D623008

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72210000 Programmierung von Softwarepaketen, 72262000 Software-Entwicklung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Gaußstr. 20

Stadt: Wuppertal

Postleitzahl: 42119

Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 525 314,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNY6NDU11

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Erweiterungen für das CAFM-System

Beschreibung: Bei dem CAFM-System von Planon handelt es sich um ein System, welches die täglichen Daten und die Abläufe im Bereich des Facility Managements verwaltet. Es unterstützt dabei, die Prozesse zu digitalisieren und somit effizienter zu gestalten. In diesem Verfahren sollen Anpassungen an dem vorhandenen System beschafft werden, die in den nachfolgenden Punkten näher erläutert werden. -10 Tage: Dienstleistungen Reinigung durch Add Onn (Installation und Einrichten vom Reinigung Add Onn, Anpassung der Planon Layouts und Workflows, Anpassung der Berichte, Anpassung der Planon-Schnittstelle zum externen System für die KI-Auswertung, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -12 Tage: Dienstleistungen Schnittstelle Winkhaus (Kundenspezifische Schnittstelle) (Erstellung der Layouts im Produktivsystem Anpassung der Schnittstellen ggf. der Datenbank für den Austausch von Daten zur Schlüsselverwaltung, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -9 Tage Dienstleistungen Schnittstelle Maqsima (Kundenspezifische Schnittstelle) (Erstellung der Layouts im Produktivsystem, Erstellung der Schnittstelle zum Maqsima System, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -80 Tage für 2024, 100 Tage für 2025, 100 Tage für 2026, , 100 Tage für 2027: Dienstleistungskontingent Managed Services 2025, unverbrauchtes Kontingent wandert ins neue Jahr mit. (Anpassung der Layouts, Kundenspezifische Schnittstellen erstellen, Erstellung von Planon Spezielle SX Programmierungen, Anpassung vom Quellcode bzw. Datenbank Einträge, SQL-Abfragen erstellen und prüfen, Erstellen von PSS Modulen, Instandhalten der Schnittstellen, Upgrade der Planon Umgebung, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein) SaaS - CleanOnn CleanOnn ist ein Tool, das Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Reinigungsprozesse unterstützt und ist eine vollständig integrierte mobile Lösung, die an das Planon CAFM-System angebunden ist. CleanOnn wurde von AddOnn entwickelt und ermöglicht es Unternehmen, einen grundlegenden Aktivitätsplan mit integrierter Automatisierung zu erstellen, der eine optimale Kapazitäts- und Betriebsplanung für die kommende Zeit unterstützt. -3 User für 4 Jahre: Connect for Clean-Onn Operations Module (TP) (Einrichten und Installation vom externen Cloud System vom Planon Marketplace, Bereitstellen von Accounts im externen Cloud System, Cloud System muss mit Planon CAFM System kompatibel sein und ohne weiteren Aufwand integriert werden können) -10 User für 4 Jahre; Connect for Clean-Onn Quality Module (TP)(Einrichten und Installation vom externen Cloud System vom Planon Marketplace, Bereitstellen von Accounts im externen Cloud System, Cloud System muss mit Planon CAFM System kompatibel sein und ohne weiteren Aufwand integriert werden können) Annual Maintenance Contract -4 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Winkhaus (Instandhalten der Schnittstelle, Kleinere Anpassung der Schnittstelle, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein) -4 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Maqsima (Instandhalten der Schnittstelle, Kleinere Anpassung der Schnittstelle, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein) -4 Jahre: Wartungs- und Supportgebühr (Hilfestellung bei Problemen über den Planon Support, Bereitstellung von Planon Software Updates, Wartung der Kundenspezifische Anpassungen / Software / Quellcode) Software -90 User: Lizenz für die Planon Mobile Asset App -90 User: Lizenz für die Planon Mobile Field Service App -5 Lizenzen: Lizenzerweiterung von 15 auf 20 Servicezeiten: Mo - Do: 09:00 - 17:00 Uhr Fr: 09:00 - 16:00 Uhr Option: Der Auftraggeber behält sich die Ziehung von zwei Optionen vor. In diesen Optionen können die Verträge um jeweils zwei Jahre verlängert werden. Die jeweiligen Optionen werden in Anspruch genommen, wenn die Marktsituation zum Zeitpunkt der Ziehung der jeweiligen Option unverändert ist und weiterhin ein Bedarf besteht. Sollte der Auftraggeber von diesen Optionen Gebrauch machen, wird der Auftragnehmer jeweils 4 Monate vor Vertragsende darüber informiert und der Vertrag verlängert sich um weitere zwei Jahre nach Ablauf des vereinbarten Vertragsendes. Dieselbe Regelung ist für die zweite Option gültig. Hierbei handelt es sich jeweils um folgende Leistungen: -200 Tage: Dienstleistungskontingent Managed Services für 2 Jahre -2 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Winkhaus -2 Jahre: Service Level Agreement Tailor Made Software -2 Jahre: Wartungs- und Supportgebühr -3 User für 2 Jahre: Connect for Clean-Onn Operations Module (TP) -10 User für 2 Jahre: Connect for Clean-Onn Quality Module (TP)

Interne Kennung: D623008

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72210000 Programmierung von Softwarepaketen, 72262000 Software-Entwicklung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Gaußstr. 20

Stadt: Wuppertal

Postleitzahl: 42119

Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich die Ziehung von zwei Optionen vor. In diesen Optionen können die Verträge um jeweils zwei Jahre verlängert werden. Die jeweiligen Optionen werden in Anspruch genommen, wenn die Marktsituation zum Zeitpunkt der Ziehung der jeweiligen Option unverändert ist und weiterhin ein Bedarf besteht. Sollte der Auftraggeber von diesen Optionen Gebrauch machen, wird der Auftragnehmer jeweils 4 Monate vor Vertragsende darüber informiert und der Vertrag verlängert sich um weitere zwei Jahre nach Ablauf des vereinbarten Vertragsendes. Dieselbe Regelung ist für die zweite Option gültig.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Der Preis muss innerhalb des Budgets von 825.170,00 EUR netto liegen. Für die Optionen wird jeweils ein Budget in Höhe von 350.072,00 EUR festgelegt. Sollte der Bieter ein Angebot abgeben, welches das Budget überschreitet, erfolgt eine Verhandlung.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland - Spruchkörper Düsseldorf

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bergische Universität Wuppertal Campus Grifflenberg

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland - Spruchkörper Düsseldorf

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 842 867,99 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Für den Beschaffungsvorgang D623008 wurde das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. §17 Abs. 5 VgV gewählt. "Das Verhandlungsverfahren ist ein Verfahren, bei dem sich der öffentliche Auftraggeber mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an ausgewählte Unternehmen wendet, um mit einem oder mehreren dieser Unternehmen über die Angebote zu verhandeln." (§119, Abs. 5 GWB) Gemäß §14 Abs. 2b VgV kann der öffentliche Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, "wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, b) weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist". Das CAFM-System wurde bereits 2012 bei dem Unternehmen Planon GmbH beschafft und ist seitdem bei der Bedarfsstelle im Einsatz. Mit diesem Vergabeverfahren sollen notwendige Leistungen gekauft werden, die notwendig sind und auch nur von der Firma Planon verkauft und durchgeführt werden können. Dies wird folgenderweise von der Bedarfsstelle begründet: "Das ganze System wurde kontinuierlich aufgebaut und erweitert. Dieses CAFM-System soll jetzt mit weiteren Add-Ons und Lizenzen erweitert werden. Des Weiteren soll die Firma Planon ihr System weiterentwickeln und uns damit bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen unterstützen. Nur die Firma Planon GmbH kennt ihre Software und kann uns auch bei schwierigen Problemen schnell eine Lösung bieten. Sie können auch die Software nach unseren Wünschen anpassen. Da ein neues CAFM-System für unsere Arbeit nicht förderlich ist und uns mind. 5 Jahre zurück wirft, ist dieser Ansatz nicht zu betrachten. Auch ist das Risiko, dass die Mitarbeiter mit einer neuen Software nicht umgehen können sehr hoch. Außerdem ist das jetzige CAFM-System so tief vernetzt mit anderen System wie z.B. StudioLöwe, Personaldaten, BlueControl, BUWApp, sodass ein Neusystem jeden Bereich gefährdet und nicht lukrativ ist. Hier kann auch nur die Firma Planon GmbH bei den Schnittstellen und generell bei Tailor Made Software unterstützen. Des Weiteren verkauft die Firma Planon GmbH allein die Lizenz, sodass wir die Add-Ons und die zusätzlichen Handy Lizenzen und die Erweiterung der Lizenzen allein von der Firma Planon GmbH beziehen können. Auch die Daten vom jetzigen CAFM-System können nicht in anderen Apps verarbeitet werden." Mit dem in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Produkt "Service" sollen Dienstleistungskontingente gekauft werden, die verschiedenste Einrichtungen und Anpassungen der Software beinhalten. Bei diesem Produkt handelt es sich um Dienstleistungen, die in dem geforderten Umfang nur von Planon durchgeführt werden können, da es sich um sehr komplizierte Programmierarbeiten handelt, für die ein tiefgründiges Wissen des Systems erforderlich ist und zugleich auch Schnittstellen programmiert werden müssen. Andere Anbieter könnten lediglich Standardprogrammierungen und Beratungsleitungen anbieten, die jedoch von unserer Bedarfsstelle nicht benötigt werden, weil sie universitätsintern durchgeführt werden. Bei dem Punkt "SaaS" aus der Leistungsbeschreibung soll ein neues System gekauft werden. Hierbei handelt es sich um das Produkt CleanOnn und es ist "eine umfassende App-Suite zur Unterstützung des Reinigungsprozesses für Integrierte Facility Management-Unternehmen. Durch die Verbindung von Planons Softwareplattform mit AddOnns CleanOnn profitieren Unternehmen, die Reinigungsdienstleistungen erbringen, von umfassender Prozessunterstützung auf einer Plattform mit Fokus auf Prozesseffizienz, Qualität der erbrachten Dienstleistungen und Finanzen." (https://planonsoftware.com/de/news/planon-und-addonn-starten-partnerschaft-mit-der-einfuhrung-einer-mobilen-reinigungslosung/) Dieses Produkt ist nur in Kombination mit dem CAFM-System von Planon lauffähig, da es keine eigene Datenbank besitzt und somit auf die Planon-Datenbank angewiesen ist. Dieses System wird nicht direkt vom Hersteller oder anderen Unternehmen vertrieben, sondern nur von Planon. Zudem wurde uns bestätigt, dass dieses Produkt mit der Integration zu Planon einzigartig ist und auch das ist, was unsere Bedarfsstelle für die weitere Arbeit benötigt. Unter dem Punkt Annual Maintenance Contract werden die benötigten Schnittstellen und die Wartungs- und Supportgebühr aufgeführt. Diese und auch die Lizenzen aus dem Punkt Software sind Leistungen, die von Planon erbracht werden und auch nur von Planon durchgeführt werden können. Bei diesem Verfahren haben wir uns für eine längere Bindefrist entschieden als wir es üblicherweise festlegen. In der VgV ist keine Frist explizit angeordnet, jedoch sollte sie angemessen sein. "Angemessen bedeutet unter Berücksichtigung der Komplexität des Auftrags und der Zeit, die für die Ausarbeitung der Angebote durch die Bieter und deren Prüfung durch den öffentlichen Auftraggeber erforderlich ist. Die Bindefrist sollte nicht zu kurz bemessen sein, damit sich der öffentliche Auftraggeber bei der Angebotsprüfung nicht unnötig unter Druck setzt. Die Bindefrist ist andererseits möglichst kurz zu halten, da sie bei den Unternehmen Kapazitäten bindet." Aufgrund der Gestaltung der Verträge, die zwar von uns vorbereitet wurden, gehen wir davon aus, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen und mindestens eine Verhandlungsrunde stattfinden wird. Sollte dies zutreffen, haben wir durch die längere Bindefrist keinen unnötigen Zeitdruck. Jedoch behalten wir uns vor, den Zuschlag auch auf das Erstangebot zu erteilen, wenn keine Anpassungen durchgeführt werden müssen.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: Planon GmbH

Offizielle Bezeichnung: Planon GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: MA-000805

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 842 867,99 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: D623008

Titel: Erweiterungen für das CAFM-System

Datum der Auswahl des Gewinners: 20/08/2024

Datum des Vertragsabschlusses: 22/08/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge