1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesbetrieb Information und Technik NRW
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung von Hard- und Softwware zur Ausstattung von Registrierstationen für Asylsuchende (PIK-Chassis-Lösung)
Beschreibung: Ausstattung der Ausländerbehörden des Landes NRW und weiterer Behörden in der Bundesrepublik Deutschland mit Aufnahmestationen zur Registrierung von Flüchtlingen.
Kennung des Verfahrens: 4b30801e-1fdf-44de-8aa4-4bb10115aef6
Interne Kennung: 24-F551100014
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30210000 Datenverarbeitungsgeräte (Hardware)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Mauerstr.51
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Auslieferung erfolgt im gesamten Bundesgebiet
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 135 Absatz 3 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Rahmenvertrag über Hard- und Software zur Ausstattung von Aufnahmestationen zur Flüchtlingsregistrierung
Beschreibung: Es wird eine Rahmenvereinbarung zur Ausstattung von bis zu 800 Aufnahmestationen zur Registrierung von Flüchtlingen geschlossen.
Interne Kennung: 24-F551100014
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30210000 Datenverarbeitungsgeräte (Hardware)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Auslieferung ist im gesamten Bundesgebiet durchzuführen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesbetrieb Information und Technik NRW
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landesbetrieb Information und Technik NRW
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren: 9 500 000,00 EUR
Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 5 000 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Ein wesentlicher Baustein zur Bewältigung der Flüchtlingskrise ist die gesetzeskonforme Registrierung von Asylsuchenden (Rechtspflicht zur Registrierung nach §16 AsylG und §49 AufenthG). Das Land NRW hat hierzu ein Gesamtsystem „PIK-Chassis“ entwickelt, das der technischen Spezifikation TR 03121 des BSI entspricht und mit ebenfalls vom BSI zertifizierten Hardware-Komponenten eine Gesamtlösung zur Erfassung von Asylsuchenden darstellt. Dieses Gesamtsystem besteht aus der Software PIK Chassis (PIK Client und Secunet biomiddle) und den folgenden Hardware-Komponenten: Gesichtskamera Canon EOS 2000D Kit 18-55mm, Fingerabdruckscanner Dermalog LF10, Dokumentenleser Regula 70X4M, EPSON WorkForce WF-110W.)Innerhalb der Gesamtlösung sind derzeit zwei der benötigten Geräte (Kamera und Fingerabdruck-Scanner) vom BSI als Einheit nach BSI TR-03121 zertifiziert: zusammen mit der durch IT.NRW entwickelten Software PIK Chassis (bestehend aus PIK Client und Secunet biomiddle) muss sich diese Einheit beim BSI mindestens jährlich neu einer Zertifizierung unterziehen und dann jeweils dem aktuellen Stand der Richtlinie gemäß TR-03121 entsprechen. Das BSI plant, die Zertifizierung in naher Zukunft auch auf das Dokumentenprüfgerät auszuweiten. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, muss IT.NRW in seinen Planungen davon ausgehen, dass die Ausweitung der TR-03121 auf das Dokumentenprüfgerät noch für den Bezugszeitraum dieses Rahmenvertrags relevant wird und entsprechend dann ebenso wie die anderen schon im Zertifizierungsprozess befindlichen Komponenten von erheblichen technischen Risiken betroffen ist. Wie schon erläutert, muss ein System zur erkennungsdienstlichen Registrierung von Asylsuchenden nach BSI TR-03121 zertifiziert sein. Bei dieser Zertifizierung handelt es sich um keine „freiwillige“ Maßnahme und auch nicht um ein Gütesiegel, sondern um ein „Must-have“: Nur wenn die Lösung durch das BSI zertifiziert ist, darf sie zur Erfüllung hoheitlicher Aufgaben eingesetzt werden, und auch nur exakt in der Produktversion, die bei der Zertifizierung vorgestellt wurde. Mit jeder auch nur kleinsten Veränderung erlischt die Gültigkeit der Zertifizierung. Die Zeitfenster für Umstellungen und Erweiterungen, die bei Änderungen der BSI TR-03121 vorgenommen werden müssen, sind für IT.NRW als Hersteller der Software PIK Chassis oft sehr eng bemessen. Erfüllt beispielsweise eine der zertifizierten Hardware-Komponenten mit der nächsten Version der Richtlinie nicht mehr die vom BSI vorgegebenen Spezifikationen oder ist sie am Markt nicht mehr verfügbar, dauert die Systemintegration einer alternativen Hardware oft ein dreiviertel Jahr und länger. Die Herausforderung besteht darin, das Gesamtsystem und speziell die Software-Komponenten biomiddle und den PIK-Client dergestalt zu ertüchtigen, dass sie auch die neu zu integrierende Hardware-Komponente ansteuern können, und dies so, dass die Norm BSI TR-03121 in jeder Hinsicht erfüllt ist. Dieser Prozess kann langwierig sein und ist erst dann abgeschlossen, wenn die Software aller relevanten Testfälle des BSI erfolgreich absolviert hat und dies durch einen Test des TÜV Rheinland auch unabhängig überprüft wurde. Aber selbst bei Lieferfähigkeit aller Hardware-Komponenten ist die Liste möglicher Komplikationen lang: so kann es beispielsweise sein, dass Teillieferungen des gleichen Gerätetyps mit neuen Firmware-Versionen geliefert werden und sich als nicht kompatibel zu den anderen Komponenten des Gesamtsystems erweisen. Auch hier kann die Fehlersuche sehr zeitaufwändig sein. Denn lässt sich der Fehler nur durch Anpassungen der Middleware und/oder des Clients beheben, erlischt die Zertifizierung. Dies hat zur Folge, dass alle Testfälle erneut und solange durchlaufen werden müssen, bis sie sämtlich erfolgreich absolviert wurden und der TÜV Rheinland dies in einem unabhängigen Test bestätigt hat. Die Einzelbeauftragung mehrerer Lieferanten hätte es erforderlich gemacht, zusätzlich ein Lager vorzuhalten. Dessen Funktion wäre es gewesen, die angelieferten Einzelkomponenten aufzunehmen, zu einem Bundle zusammenzustellen, daraus ein Gesamtpaket zu schnüren und in der gewünschten Anzahl an die Bedarfsträger zu schicken. IT.NRW hat geprüft, ob sein internes Lager geeignet ist, die Einzelkomponenten aufzunehmen. Doch leider ergab die Prüfung, dass dies wegen mangelnder Kapazitäten nicht möglich ist. Auch die Hinzunahme eines externen Lagers wurde erwogen, aber wegen der hohen Zusatzkosten wieder verworfen (200 € pro Station; 160.000 € für das Gesamtvolumen von 800 Einheiten). Ausländerbehörden, Erstaufnahmeeinrichtungen und andere Institutionen haben den gesetzlichen Auftrag, Asylsuchende nach §16 AsylG und §49 AufenthG zu registrieren. Bisher nutzen sie dafür eine Lösung der Bundesdruckerei, die allerdings zum 31.12.2024 abgekündigt ist. Auf der Suche nach einer Alternative möchten zahlreiche Länder und Kommunen schnellstmöglich auf die Lösung von IT.NRW umsteigen und sind deshalb dringend auf die rechtzeitige Bereitstellung von Hardwarekomponenten angewiesen. Angesichts der in Beschaffungsverfahren zu berücksichtigenden Fristen kann dies bereits zum jetzigen Zeitpunkt nur dann gelingen, wenn alle Abläufe perfekt ineinandergreifen und es keine unerwarteten Ereignisse gibt. Spielräume für Verzögerungen gibt es keine. Entsprechend gilt es Risiken, die zu Verzögerungen führen könnten, unbedingt zu vermeiden oder auf ein Minimum zu begrenzen. Zentraler Baustein dieses Systems ist der von IT.NRW entwickelte PIK Client. Dieser setzt auf der Komponente biomiddle der Firma Secunet auf und bildet mit dieser eine fest verwobene Einheit. Die Komponente Secunet biomiddle ist ausschließlich vom Hersteller beziehbar. Und auch Support und Weiterentwicklung gibt es nur dort.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 9 600 000,00 EUR
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 5 500 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Secunet Security Networks AG
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Ergebnisses: 5 500 000,00 EUR
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 24-F551100014
Datum der Auswahl des Gewinners: 19/08/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Landesbetrieb Information und Technik NRW
Registrierungsnummer: D- 05111-14002-45
Abteilung: Z3-Sourcing
Postanschrift: Mauerstr.51
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Z3-Sourcing
Telefon: 000
Fax: 02119449-8075
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-030002-81
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle der Vergabekammer
Telefon: +49 221147-3055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Secunet Security Networks AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE812132148
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45138
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: 020154540
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8b3ccfd1-29a1-412f-b157-e98f6de3da11 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/08/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 508895-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 165/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/08/2024