1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Markterkundung Beschaffung Software Rechtsabteilung
Beschreibung: Diese Vorinformation dient der Markterkundung zur Vorbereitung und Umsetzung der Vergabe einer Vorgangs- und Dokumentenverwaltungssoftware für die zentrale Konzernrechtsabteilung der RKH Regionale Kliniken Holding. Es wird um Interessenbekundung von Marktteilnehmern gebeten, die ein entsprechendes System mit den unten näher beschriebenen Anforderungen anbieten können. Wir weisen darauf hin, dass es sich bei dieser Markterkundung nicht um ein Vergabeverfahren handelt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Teilnahme unverbindlich ist, keine Beauftragung bzw. Zuschlagserteilung auf Basis der eingereichten Unterlagen, der erfolgten Präsentationen oder der Teilnahme an Gesprächsterminen erfolgt. Dies bleibt dem geplanten Vergabeverfahren vorbehalten. Interessierte Unternehmen werden gebeten, ihre Unterlagen mit weiteren Informationen und der detaillierten Beschreibung der Funktionalitäten bis zum 30.09.2024 über die DTVP-Vergabeplattform oder per E-Mail unter [gelöscht] einzureichen.
Interne Kennung: 2024-049-JK-ME
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Posilipostr. 4
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71640
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YCSHQEW Interessierte Unternehmen werden gebeten, ihre Unterlagen mit weiteren Informationen und der detaillierten Beschreibung der Funktionalitäten bis zum 30.09.2024 über die DTVP-Vergabeplattform oder per E-Mail unter [gelöscht] einzureichen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3.1.
Teil: PAR-0001
Titel: Markterkundung Beschaffung Software Rechtsabteilung
Beschreibung: Ziel der Markterkundung ist die Identifizierung geeigneter Systeme zur Vorgangsverwaltung in einer konzernweit tätigen Rechtsabteilung. Im Rahmen der Markterkundung erhofft sich der Auftraggeber Informationen darüber, ob und mit welcher Funktionalität folgende Aspekte durch die Software abgebildet werden: - Fristen- und Wiedervorlagenmanagement mit der Möglichkeit zur Zuweisung an verschiedene Bearbeiter - Vollständige elektronische Akte mit der Möglichkeit zur Kategorisierung von Dokumenten - manuell sowie vorbelegt, mit einer Voransicht-Funktion der einzelnen Dokumente, sowie einer Exportmöglichkeit der gesamten eAkte - Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr (beA/eBO/beBPO) - Möglichkeit zur Abbildung einer Abteilungsstruktur mit verschiedenen Teams durch ein dezidiertes Berechtigungskonzept (verschiedene Bearbeiter sollen nur für bestimmte Referate berechtigt sein mit der Möglichkeit, einzelne Akten manuell freizugeben) - Möglichkeit zur Abbildung der Konzernstruktur durch Anlage verschiedener Mandanten - Funktionalität zur Kosten-/Zeiterfassung auf einzelne Akten - Möglichkeit zur Verknüpfung von verschiedenen Akten - Vielfältige Suchfunktionen (inkl. OCR-Texterkennung) und Möglichkeit zur Auswertung der Akten - Schnittstellen: Möglichkeit zur direkten Einbindung von MS-Office-Dokumenten, Möglichkeit zur Ablage von PDF-Dokumenten und E-Mails aus Groupwise in der elektronischen Akte - Möglichkeit zur Einstellung von Vorlagen und Briefbögen - Migration der Altdaten (inkl. eAkten) aus dem bisherigen System der Vorgangsverwaltung in das neue System - Integrierte oder als zusätzliches Modul angebotene Diktatssoftware - Möglichkeit zur Anlage verschiedener Aktennummernkreise für verschiedene Referate - Möglichkeit zur Abbildung elektronischer Workflows auch mit nicht lizenzierten Nutzern (intern/extern) z.B. zur Freigabe von Dokumenten - Modul zur Forderungsverwaltung/-management mit Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr - Einbindung von AI-Funktionalitäten, wie z.B. automatisierte Vertragsprüfungen Der Auftraggeber beabsichtigt auf Grundlage der durch die Markerkundung gewonnenen Informationen die Vergabeunterlagen für das anschließende Vergabeverfahren zu erstellen und möchte Erkenntnisse über mögliche Lizenzmodelle gewinnen. Nach Abschluss eines offiziellen Vergabeverfahrens im Anschluss an die Markterkundung, ist der Start des Echtbetriebs der Software zum 01.01.2026 geplant, mit einer Vertragsdauer von 4 Jahren.
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
3.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Posilipostr. 4
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71640
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
3.1.8.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Registrierungsnummer: HRB 204454
Postanschrift: Posilipostr. 4
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71640
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekoordination
Telefon: +4971419981632
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 16c04525-154d-4a6a-b099-10cca8232bdb - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/08/2024 11:12:48 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 465566-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 150/2024
Datum der Veröffentlichung: 02/08/2024
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 01/03/2025