1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
Beschreibung: Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren. Der Vertrag wird verlängert, weil die Erbringung der Leistung mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Optionale Leistungen werden beauftragt.
Kennung des Verfahrens: b93d28aa-2396-4daf-9074-ed3e30f22ee3
Vorherige Bekanntmachung: 237939-2020
Interne Kennung: 100.31-4637 EX2
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZL4G2
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
Beschreibung: Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen. Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im "Lenkwerk", Am Stadtholz24 in Bielefeld. Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen. Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen. Als Ausnahme gelten ca. 10.000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.
Interne Kennung: 100.31-4637 EX2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 237939-2020
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität der Probedigitalisate
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 25
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umfang der Digitalisierung wöchentlich
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität der Referenz
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: DI.UNIT GmbH
Offizielle Bezeichnung: DI.UNIT GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 27/06/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Registrierungsnummer: 05711-31001-60
Postanschrift: 33602
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33602
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 521513244
Fax: +49 521513350
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: DI.UNIT GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 813 198 968
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33609
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Telefon: +49 52158304-79
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 832ae355-5717-4083-a229-d02efac023f1 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/07/2024 13:10:48 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 403546-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 130/2024
Datum der Veröffentlichung: 05/07/2024