1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Reutlingen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: EU-weite Ausschreibung der Digitalisierung der gebundenen Liegenschaftskatasterakten für die untere Vermessungsbehörde im Landratsamt Reutlingen
Beschreibung: Die Akten des Liegenschaftskatasters des Landkreises Reutlingen sind über einen Zeitraum von nahezu 200 Jahren entstanden. Daher gibt es kein einheitliches Erscheinungsbild. Auch die Benennung der Akten wurde im Laufe der Zeit verändert. Die Liegenschaftskatasterakten müssen nach der Vorgabe der Verwaltungsvorschrift zur Führung des Liegenschaftskatasters (VwVLK) unter den Aspekten Bereitstellung, Sicherung und Archivierung vollständig digital erfasst werden. Die Akten müssen nach der Digitalisierung entsprechend den Qualitätsanforderungen der seither analog vorliegenden Originalliegenschaftskatasterakten von der jeweiligen Urvermessung bis heute in digitaler Form vorliegen und später über das digitale Informationssystem für die Bereitstellung der Liegenschaftskatasterakten (ILKA) als zentrales IT-Verfahren in Baden-Württemberg abrufbar sein.
Kennung des Verfahrens: 460462b9-9fbe-4394-9eb8-1f7f6989abdb
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung der gebundenen Liegenschaftskatasterakten für die untere Vermessungsbehörde im Landratsamt Reutlingen
Beschreibung: Gegenstand der zu vergebenden Leistung ist die Digitalisierung der gebundenen Bücher des Liegenschaftskatasters. Die gebundenen Akten des Liegenschaftskatasters (Primärkataster, Gebäudeprimärkataster, Ergänzungsbände, Landesvermessungsbrouillons (LV-Brouillons), Ergänzungsbrouillons, Messurkunden mit Handrissen, u.a.) sind vollständig zu digitalisieren und zunächst als Windows-Baumstruktur zu verwalten. Der Leistungsumfang (ca. 2.550 Bände) besteht aus ca. 602.000 Digitalisaten, davon ca. 300.000 Buchdoppelseiten in Farbe, ca. 300.000 Bucheinzelseiten in Farbe und ca. 2.000 gefaltete Pläne größer A3. Die zu vergebende Leistung setzt sich aus den folgenden Teilleistungen zusammen: a. Vorbereitung der Akten zur Digitalisierung. b. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer. c. Dokumentation, Datenaustausch, Zwischenlagerung. d. Datenübergabe durch den Auftragnehmer. e. Verpacken und Abholung / Lieferung und Auspacken (Transport). Alle Akten sind öffentliche Urkunden im Sinne des § 418 Abs. 1 der Zivilprozessordnung und gelten als Beweismittel vor Gericht. Die Akten verlangen einen höchst verantwortungsvollen und sensiblen Umgang. Die aufgeführten Teilleistungen müssen daher direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft ausgeführt werden (kritische Aufgaben bei Dienstleistungsaufträgen im Sinn von § 47 Abs. 5 VgV).
Interne Kennung: 2024-LRA RT-31/1-001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72300000 Datendienste, 72512000 Dokumentenmanagement, 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Zur Vermeidung von langen Transportwegen im Sinne der Nachhaltigkeit und zur Sicherung der Rückholbarkeit dringend benötigter Akten/Digitalisate werden anhand der Zuschlagskriterien Unternehmen bevorzugt, die keine übermäßig weiten Anfahrtswege vom Landratsamt Reutlingen - Kreisamt für Landentwicklung und Vermessung bis zum Scanort haben.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Eigenerklärung zu zwei Referenzen
Beschreibung: Eigenerklärung zu zwei Referenzen über Digitalisierungsaufträge, die mit dem vorliegenden Digitalisierungsauftrag vergleichbar sind, aus den letzten drei Jahren (2021- 2023). Von den beiden benannten Referenzen muss mindestens ein Digitalisierungsauftrag abgeschlossen sein. Referenzaufträge sind dem vorliegenden Digitalisierungsauftrag vergleichbar, wenn sie - die Digitalisierung gebundener Akten, - mit datenschutzrechtlich schützenswerten Daten, - die Digitalisierung von mindestens 200.000 Seiten innerhalb von 2 Jahren und - die Digitalisierung von gefalteten Dokumenten, die größer als DIN A3 sind, umfassen bzw. umfasst haben.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Nachweise der ISO-Zertifizierung
Beschreibung: Nachweise der Zertifizierung nach DIN ISO 11799 und der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters
Beschreibung: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den letzten drei Jahren (2021- 2023) für jedes einzelne dieser Geschäftsjahre.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Eigenerklärung über das Vorhandensein einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden
Beschreibung: Eigenerklärung über das Vorhandensein einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 2,0 Mio. € und für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 0,2 Mio. €, sowie eine Transportschadensversicherung mit einer Deckungssumme von 0,2 Mio. € insbesondere für den Fall von Transport- oder sonstigen Schäden an den zu digitalisierenden Dokumenten, unter Angabe des Versicherungsunternehmens; beabsichtigt der Bieter eine projektgebundene Versicherung abzuschließen, muss mit dem Angebot eine Bestätigung eines Versicherers vorgelegt werden, dass im Fall der Auftragserteilung entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird. Der Nachweis, dass der Versicherungsschutz besteht, muss spätestens vier Wochen nach Auftragserteilung gegenüber dem Auftraggeber erbracht werden. Hinweis: Wird in der Eigenerklärung auf eine vorhandene Betriebshaftpflicht verwiesen, behält sich die Vergabestelle vor, im Laufe der Wertung der Angebote vom Bieter die Vorlage des Versicherungsscheins zu verlangen.
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (LTMG)
Beschreibung: Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG)
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Eigenerklärung zum Russland-Geschäft
Beschreibung: Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21.07.2022.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Scankosten
Gewichtung (Punkte, genau): 700
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Erweiterter Leistungsumfang
Gewichtung (Punkte, genau): 300
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Die inhaltliche Ausgestaltung der Zuschlagskriterien sowie das Bewertungsschema sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 11/07/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die ausschreibende Stelle behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 11/07/2024 12:00:00 (UTC+2)
Ort: Bei der Öffnung der Angebote sind nach 55 Abs. 2 VgV keine Bieter zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: ja
Zusätzliche Angaben zur Geheimhaltungsvereinbarung : In den zur Digitalisierung an den Auftragnehmer übergebenen Bänden können Daten enthalten sein, die gemäß Bundesdatenschutzgesetz, Bundesarchivgesetz oder anderer rechtlicher Bestimmungen schützenswert sind. Die Bieter haben deshalb den im Angebotsvordruck der Vergabeunterlagen beigefügten Vertrag zur Auftragsverarbeitung an den gekennzeichneten Stellen zu ergänzen und ihrem Angebot unterschrieben beizufügen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der in Ziff. 5.1.16 benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren (Überprüfungsstelle) einzureichen. Der Antrag ist nur zulässig, solange kein wirksamer Zuschlag erteilt worden ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag ordnungsgemäß nach § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg zehn Kalendertage vergangen sind. Der Antrag ist auch vor wirksamer Zuschlagserteilung unzulässig, soweit • der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, • mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Reutlingen
Registrierungsnummer: USt-IdNr.:DE146484576
Postanschrift: Bismarckstraße 47
Stadt: Reutlingen
Postleitzahl: 72764
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7121 480-3132
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 0204:08-A9866-40
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721 926-8730
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen: Anstatt: "Nachweise der Zertifizierung nach DIN ISO 11799 und der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001" muss es heißen "Nachweis der Zertifizierung nach DIN ISO 9001 und Eigenerklärung, dass die Lagerung der Archivalien entsprechend der DIN ISO 11799 erfolgt."
Änderung der Auftragsunterlagen am: 24/06/2024
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f73f7936-8e9d-4d27-bc9e-2d4950701017 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/06/2024 12:00:27 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 377856-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 123/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/06/2024