1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: civillent GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Formularserver Form-Solutions
265376-2024 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Formularserver Form-Solutions
OJ S 87/2024 03/05/2024
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen - Lieferungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Formularserver Form-Solutions
Beschreibung: Die Komm.ONE AöR bietet ihren Kunden - namentlich den Mitgliedern des Zweckverbandes 4IT – den sog. Formularserver an. Auf dem Formularserver werden mehrere tausend Formulare aus allen Verwaltungsbereichen zur Verfügung gestellt. Das Produkt dient als zentraler Formular-Pool, der Verwaltungsmitarbeitern, aber auch Bürgern 24 Stunden am Tag zur Verfügung steht. Betrieben wird der Formularserver im Rechenzentrum der civillent GmbH (civillent), einer 100 %-Tochter der Komm.ONE. Komm.ONE greift hierfür auf die Leistungen der Firma Form-Solutions GmbH (Form-Solutions) zurück. Form-Solutions bietet mit dem Produkt „Antragsmanagement 4.0“ ein umfassendes digitales Verlagssortiment mit über 5.000 Online-Assistenten und PDF-Formularen (Verlagsobjekte). Der Status quo der Verlagsobjekte ist das Ergebnis einer jahrelangen gemeinsamen Entwicklung mit den Kunden der Komm.ONE. Die Kooperation mit Form-Solutions reicht bis in das Jahr 2004 zurück. Am 26.10.2006 wurde ein „Kooperationsvertrag“ zwischen dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und der Kommunales Rechenzentrum Baden-Franken GmbH (KRBF) mit der FORM-Solutions Matthias Eisenblätter geschlossen. Im Jahr 2013 wurde der Kooperationsvertrag angepasst – in erster Linie, um neue Funktionen des weiterentwickelten Produkts der Form-Solutions einbeziehen zu können. In der Präambel werden die vereinbarten Änderungen aufgeführt. Gemäß § 9 des Kooperationsvertrages wurde der Vertrag mit unbefristeter Laufzeit geschlossen. Es ist beabsichtigt, dass zwischen civillent und Form-Solutions erneut eine Kooperationsvereinbarung geschlossen wird. Der Vertragsentwurf folgt im Wesentlichen der Anpassungslogik, die bereits dem Kooperationsvertrag 2013 zugrunde lag: Die Regelungen aus dem Ursprungsvertrag 2006 werden unter Modifizierungen, etwa zu neuen Funktionen, aufrechterhalten.
Kennung des Verfahrens: 3fc674f2-75db-42bd-9e62-a587679bc3e3
Interne Kennung: 1193
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48325000 Formularerstellungssoftwarepaket, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
Beschreibung: -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Formularserver Form-Solutions
Beschreibung: Die Komm.ONE AöR bietet ihren Kunden - namentlich den Mitgliedern des Zweckverbandes 4IT – den sog. Formularserver an. Auf dem Formularserver werden mehrere tausend Formulare aus allen Verwaltungsbereichen zur Verfügung gestellt. Das Produkt dient als zentraler Formular-Pool, der Verwaltungsmitarbeitern, aber auch Bürgern 24 Stunden am Tag zur Verfügung steht. Betrieben wird der Formularserver im Rechenzentrum der civillent GmbH (civillent), einer 100 %-Tochter der Komm.ONE. Komm.ONE greift hierfür auf die Leistungen der Firma Form-Solutions GmbH (Form-Solutions) zurück. Form-Solutions bietet mit dem Produkt „Antragsmanagement 4.0“ ein umfassendes digitales Verlagssortiment mit über 5.000 Online-Assistenten und PDF-Formularen (Verlagsobjekte). Der Status quo der Verlagsobjekte ist das Ergebnis einer jahrelangen gemeinsamen Entwicklung mit den Kunden der Komm.ONE. Die Kooperation mit Form-Solutions reicht bis in das Jahr 2004 zurück. Am 26.10.2006 wurde ein „Kooperationsvertrag“ zwischen dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und der Kommunales Rechenzentrum Baden-Franken GmbH (KRBF) mit der FORM-Solutions Matthias Eisenblätter geschlossen. Im Jahr 2013 wurde der Kooperationsvertrag angepasst – in erster Linie, um neue Funktionen des weiterentwickelten Produkts der Form-Solutions einbeziehen zu können. In der Präambel werden die vereinbarten Änderungen aufgeführt. Gemäß § 9 des Kooperationsvertrages wurde der Vertrag mit unbefristeter Laufzeit geschlossen. Es ist beabsichtigt, dass zwischen civillent und Form-Solutions erneut eine Kooperationsvereinbarung geschlossen wird. Der Vertragsentwurf folgt im Wesentlichen der Anpassungslogik, die bereits dem Kooperationsvertrag 2013 zugrunde lag: Die Regelungen aus dem Ursprungsvertrag 2006 werden unter Modifizierungen, etwa zu neuen Funktionen, aufrechterhalten.
Interne Kennung: 1193
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48325000 Formularerstellungssoftwarepaket, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils 2 weitere Jahre zu verlängern.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: civillent GmbH
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: civillent GmbH
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 13 800 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Komm.ONE AöR hat in der Vergangenheit – auf Grundlage objektiver und auftragsbezogener Gründe – eine Systementscheidung zugunsten der Produkte von Form-Solutions getroffen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, diese Systementscheidung regelmäßig neu zu hinterfragen, sondern darf aus technischen und/oder wirtschaftlichen Gesichtspunkten grundsätzlich bei der einmal getroffenen Wahl bleiben. Die Lösungen von Form-Solutions sind nicht nur bei Komm.ONE, sondern auch bei ihren Trägern etabliert. Der heutige Stand des Verlagssortiments ist das Ergebnis jahrelanger gemeinsamer Überarbeitung und Anpassung der Inhalte. Diese unter Einbeziehung der Träger fortgeschriebenen/angepassten Dokumente werden durch Form-Solutions laufend gepflegt. Dieses Gesamtsystem gewährleistet optimale Funktionalitäten und Bedienbarkeit der Nutzer. Durch die Vereinbarung sollen die Funktionen aktualisiert und ergänzt werden, u.a. durch weitere Schnittstellen. Beabsichtigt ist also die Erweiterung und Verbesserung des Bestandssystems. Diese Maßnahmen sind nur mit dem Bestandsanbieter Form-Solutions umzusetzen. Eine Abkehr von diesem System – so sie denn technisch und inhaltlich überhaupt umsetzbar wäre – wäre mit erheblichen Risiken von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen verbunden. Zudem entstünde ein unverhältnismäßig hoher Umstellungsaufwand, der sich wirtschaftlich nicht rechtfertigen ließe. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV ist eine Direktvergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn ein Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal in Anspruch nehmen kann, der Auftrag also aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nur von einem Unternehmen ausgeführt werden kann. Gleiches gilt für den Fall, dass aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist, § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV. Dies wird vorliegend als erfüllt angesehen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Form-Solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 01
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 01
Titel: Formularserver Form-Solutions
Datum der Auswahl des Gewinners: 23/04/2024
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: civillent GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: civillent GmbH
Registrierungsnummer: 08212652-3000000000-08
Postanschrift: Carl-Zeiss-Str. 15
Stadt: Reutlingen
Postleitzahl: 72770
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926873-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Form-Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: UStID. DE319367671
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721 754055-0
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 38535b36-2ea4-4331-a480-45b7a9c3f443 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/04/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 265376-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 87/2024
Datum der Veröffentlichung: 03/05/2024