Öffentliche Ausschreibung Dortmund 2024 Deutschland – Archivierung – Externe Lagerung von Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfsverordnungen der AOK NordWest 2024-04-30

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: Externe Lagerung von Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfsverordnungen der AOK NordWest

Beschreibung: Die AOK NordWest beabsichtigt, Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfsverordnungen, die aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Prüfzwecke sechs Jahre oder länger bereitzuhalten sind, jeweils für eine Mindestlaufzeit von 72 Monaten extern zu lagern. Während dieser Zeit fallen zu Prüfzwecken Ziehungen von sowohl einzelnen Verordnungen als auch von gesamten Abrechnungsperioden an, die der Auftraggeberin dann zuzustellen sind. Einen Monat nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer stellt der Auftragnehmer die Verordnungen des betreffenden Abrechnungsjahres zur Abholung und datenschutzgerechten Vernichtung einem Vertragspartner der Auftraggeberin bereit.

Kennung des Verfahrens: 8df8bfe6-5647-4b9a-9b04-d172c7e1ab34

Interne Kennung: BüvA_2023-12-15-NW-PEN

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort der Standort des Auftragnehmers.

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 252 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKHNMX (I) Ergänzende Angaben zu den unter "Bedingungen für die Auftragsvergabe" aufgeführten Bedingungen: (1) Betriebshaftpflichtversicherung: Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Angebotes, dass er den unter "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" genannten Versicherungsschutz bis zum Ende dieses Vertrags aufrechterhalten wird und auf Nachfrage der Auftraggeberin durch Vorlage geeigneter Dokumente nachweisen wird. Hinweis zu Ziffer (1) Betriebshaftpflichtversicherung: (a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die zuvor genannte Erklärung von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Versicherungsbescheinigung ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft der Auftraggeberin vorzulegen. (2) Angaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit (2a) Eigenerklärung, dass die beiliegenden Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie deren Inhalte zur Kenntnis genommen wurden und die Anforderungen entsprechend beachtet werden.; (2b) Angaben des Datenschutzbeauftragten, IT-Verantwortlichen und sofern vorhanden des IT-Sicherheitsbeauftragten des Bieters/Auftragsverarbeiters; (2c) Angaben Datenverarbeitungsstandorte des Bieters/Auftragsverarbeiters (2d) Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art.32 EU-DSGVO für die Auftragsverarbeitung (Vorlage von geeigneten Unterlagen zur Organisation und zur Sicherstellung des Datenschutzes, wie beispielsweise eines bestehenden Datenschutzkonzeptes/IT-Sicherheitskonzeptes oder des Datenschutzhandbuches oder der Richtlinien zur Datenschutzorganisation (je nach Bezeichnung) des Unternehmens und - soweit vorhanden - der Datenschutz Auditierungen (Zertifikate)). (2e) Übersicht Unterauftragnehmer (Übersicht über die für den Auftragsverarbeiter im Rahmen der Aufgaben nach § 1 Abs. 1 der Datenschutzbestimmungen tätigen Unterauftragnehmer jeglichen Grades, die die Daten des Verantwortlichen verarbeiten.) (2f) Übersicht über die Wartungsfirmen (Übersicht über die für den Auftragsverarbeiter tätigen Prüf- und (Fern-) Wartungsfirmen inklusive Unterauftragnehmer jeglichen Grades, die die eingesetzten automatisierten Verfahren oder die eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen im Auftrag prüfen oder warten und bei denen im Zusammenhang mit den genannten Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten/Beschäftigtendaten nicht ausgeschlossen werden kann - vgl. § 80 Abs. 5 SGB X.) (2g) Vorlage eines vom Bieter/Auftragsverarbeiter verwendeten Musters "Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit" Hinweis zu Ziffer (2) Datenschutz: (a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot einzureichen. Dabei sind die Unterlagen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. (b) Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Unterlagen soweit zutreffend für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, vom Eignungsverleiher datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot einzureichen. (c) Im Fall des Einsatzes von Unterauftragnehmern sind die zuvor genannten Unterlagen soweit zutreffend für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter beruft, vom Unterauftragnehmer datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot oder spätestens auf Nachforderung der Auftraggeberin einzureichen. (3) Das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG - NRW) findet Anwendung. (II) Das Vergabeverfahren wird im Auftrag der Auftraggeberin vom AOK-Bundesverband durchgeführt. (III) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet die Auftraggeberin die E-Vergabelösung DTVP. Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o.g. Link dort abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Vergabeunterlagen zu verwenden, soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten. Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externe Lagerung von Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfsverordnungen der AOK NordWest

Beschreibung: Durchschnittlich werden von den Abrechnungszentren insgesamt ca. 1.779.000 Verordnungen pro Monat abgerechnet. Diese Angabe basiert auf Auswertungen der Jahre 2021/2022 mit gleichbleibender Entwicklung bis zum Jahr 2023. Mit der Einführung des eRezeptes (verpflichtend ab dem 01.01.2024) wird die Menge voraussichtlich kontinuierlich sinken. Das angegebene Volumen stellt keine garantierte Abrufmenge dar und kann sowohl nach oben als auch unten abweichen. Die Abrechnungszentren und Direktabrechner liefern die Verordnungen jeweils 1-mal monatlich in genormten Pappkartons (bis 3.000 Verordnungen pro Karton) mit der Abmessung 17 cm x 40 cm x 12 cm (B x T x H) direkt zum Lagerort des Auftragnehmers an. In 60 % der Fälle können die Verordnungen z. B. in anderen Kartonagen oder bei kleinen Mengen per Brief angeliefert werden. Die von der Norm abweichenden Kartonagen können direkt eingelagert werden. Die kleineren Mengen z. B. Versand per Brief, können umgepackt werden. Die angelieferten Verordnungen aus den Regionen Schleswig-Holstein und Westfalen-Lippe sind für den Sprechstundenbedarf aus organisatorischen Gründen getrennt voneinander zu lagern. Des Weiteren werden die Krankenhausverordnungen und die der sonstigen Leistungserbringer (z. B. Sanitätshäuser etc.) separat gelagert.

Interne Kennung: BüvA_2023-12-15-NW-PEN

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort der Standort des Auftragnehmers.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/04/2024

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2032

5.1.4.

Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Zeitraum der regelmäßigen Einlagerung: Beginn 01.04.2024 / Ende 31.03.2026; 1. Verlängerungsoption Einlagerung: Beginn 01.04.2026 / Ende 31.03.2027; 2. Verlängerungsoption Einlagerung: Beginn 01.04.2027 / Ende 31.03.2028; Aufbewahrungsfrist 2024: Beginn 01.01.2025 / Ende 31.12.2030; Aufbewahrungsfrist für Verordnungen aus 2025: Beginn 01.01.2026 / Ende 31.12.2031; Aufbewahrungsfrist für Verordnungen aus 2026: Beginn 01.01.2027 / Ende 31.12.2032; Falls Verlängerung: Aufbewahrungsfrist für Verordnungen aus 2027: Beginn 01.01.2028 / Ende 31.12.2033; Falls Verlängerung: Aufbewahrungsfrist für Verordnungen aus 2028: Beginn 01.01.2029 / Ende 31.12.2034; Die Auftraggeberin behält sich die Möglichkeit vor, Folgeaufträge (Wiederholung gleichartiger Dienstleistungen) unter den Voraussetzungen von § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zu vergeben.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Rangfolge: 1

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: § 134 GWB Informations- und Wartepflicht. "(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..." § 135 GWB Unwirksamkeit. "(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber: 1. gegen § 134 verstoßen hat..." § 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt." § 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer. "(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken. (2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: AOK-Bundesverband eGbR Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften des öffentlichen Rechts

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 156 262,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: VitaData Zentrale Archiv- und Lagerlogistik GmbH

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Ergebnisses: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: eo-int

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 28/04/2034

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 28/04/2034

Informationen zum Auftrag:

Datum des Vertragsabschlusses: 26/03/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht