1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Tettnang
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Stadt Tettnang
Beschreibung: Um die Umsetzung der gegenwärtigen Anforderungen sicherstellen zu können, beabsichtigt die Stadt Tettnang, ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu beschaffen. Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer „Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagementsystem (DMS)“ mit einer Grundlaufzeit von 36 Monaten und einmaliger automatischer Verlängerungsoption um 12 weitere Monate auf maximal 48 Monate. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich nach der Grundlaufzeit automatisch, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der Verlängerungsoption schriftlich kündigt. Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss in die IT – Infrastruktur der Stadtverwaltung installiert, konfiguriert und in Betrieb genommen werden. Zur Sicherstellung für einen störungsfreien Betrieb sind zusätzlich Service- und Supportleistungen für die Laufzeit von 36 Monaten zu erbringen. Der Auftraggeber kann diesen zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr auf maximal 60 Monate verlängern. Die Erbringung von Service- und Supportleistungen und Leistungen zur Software-Pflege muss nach der Abnahme und mit dem Tag der ersten Inbetriebnahme beginnen.
Kennung des Verfahrens: 8812c7f7-d092-45a4-a864-2b158da6cff8
Interne Kennung: DMS-2024
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Tettnang
Land, Gliederung (NUTS): Bodenseekreis (DE147)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 280 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
Beschreibung: Nicht spezifiziert
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Zahlungsunfähigkeit: Siehe Vergabeunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Stadt Tettnang
Beschreibung: Um die Umsetzung der gegenwärtigen Anforderungen sicherstellen zu können, beabsichtigt die Stadt Tettnang, ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu beschaffen. Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer „Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagementsystem (DMS)“ mit einer Grundlaufzeit von 36 Monaten und einmaliger automatischer Verlängerungsoption um 12 weitere Monate auf maximal 48 Monate. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich nach der Grundlaufzeit automatisch, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der Verlängerungsoption schriftlich kündigt. Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss in die IT – Infrastruktur der Stadtverwaltung installiert, konfiguriert und in Betrieb genommen werden. Zur Sicherstellung für einen störungsfreien Betrieb sind zusätzlich Service- und Supportleistungen für die Laufzeit von 36 Monaten zu erbringen. Der Auftraggeber kann diesen zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr auf maximal 60 Monate verlängern. Die Erbringung von Service- und Supportleistungen und Leistungen zur Software-Pflege muss nach der Abnahme und mit dem Tag der ersten Inbetriebnahme beginnen.
Interne Kennung: DMS-2024
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Eine optionale Verlängerung um 12 Monate
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bodenseekreis (DE147)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 13/09/2024
Laufzeit: 3 Jahr
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 280 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: A2.1
Beschreibung: Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) nicht älter als 1 Jahr
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: A3.1
Beschreibung: Nachweis einer Betriebspflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen: - Für Sachschäden- und Personenschäden bis zu 1.500.000 € je Schadensereignis oder - Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: A3.2
Beschreibung: Einreichung einer Eigenerklärung zur Darstellung der jährlichen Eigenkapitalquote für die letzten 3 Geschäftsjahre. o Mindestanforderung für die Geschäftsjahre: Eine durchschnittliche Eigenkapitalquote von 15%.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: A3.3
Beschreibung: Einreichen eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 6 Monate) o Mindestanforderung: Eine mindestens „gute“ Bonität muss hieraus ableitbar sein. Hinweis: Eine Bankauskunft, Bescheinigung in Steuersachen oder vergleichbare Dokumente werden als Bonitätsnachweis nicht anerkannt.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: A4.1
Beschreibung: Nachweis von zwei Referenzprojekten für die Lieferung, Installation, Konfiguration und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einer Kommune oder Stadtverwaltung mit vergleichbaren Auftragsvolumen, welche in den vergangenen 5 Jahren begonnen und oder abgeschlossen wurde. Die Referenz muss zwingend folgendes beinhalten: • Angabe des Referenzgebers • Angabe des Ansprechpartners • Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners • Allgemeine Beschreibung: Prägnante Beschreibung des Projekts, der verwendeten Produkte; des Weiteren wie Installation, Integration und Service organisiert bzw. durchgeführt wurden. • Vertragszeitraum (Start, Ende): Das Ende darf nicht länger als 5 Jahre zurückliegen, (Referenzzeitpunkt ist der Monat der Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbes • Auftragsvolumen über die gesamte Vertragslaufzeit: mindestens 100.000 € netto
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Qualität
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21/05/2024 10:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Tettnang
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: abakus Consulting GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: abakus Consulting GmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: abakus Consulting GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Stadt Tettnang
Registrierungsnummer: keine Angabe
Abteilung: Amt für Personal, Organisation und IT
Postanschrift: Montfortplatz 7
Stadt: Tettnang
Postleitzahl: 88069
Land, Gliederung (NUTS): Bodenseekreis (DE147)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: abakus Consulting GmbH
Registrierungsnummer: UST-IdNr. DE315666280
Postanschrift: Friedhofstraße 20
Stadt: Ravensburg
Postleitzahl: 88212
Land, Gliederung (NUTS): Ravensburg (DE148)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: 0721 926-8730
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 362b6262-61b2-492e-bf38-df276e5a4bf6 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/04/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 233317-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 78/2024
Datum der Veröffentlichung: 19/04/2024