1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH (HKK)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Heidelberg Congress Center (HCC), Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment)
Beschreibung: Hier vergeben wurde ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung von Personal und Equipment für die Veranstaltungstechnik bei unterschiedlichsten Veranstaltungen im HCC und optional in der Stadthalle Heidelberg.
Kennung des Verfahrens: 018e7f1f-a121-40e0-8be0-75a4121bb0bc
Vorherige Bekanntmachung: 00763102-2023
Interne Kennung: 17524 HCC VA-Tech Verg-A
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Heidelberg Congress Center (HCC), Czernyring 20
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69115
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment).
Beschreibung: Das Heidelberg Congress Center (HCC) ist ein modernes Veranstaltungsgebäude und wird nach knapp vierjähriger Bauzeit am 1. März 2024 den Betrieb aufnehmen. Es verfügt über 2 große Säle und 10 unterschiedlich große, zum Teil unterteilbare, Meetingräume (Foren) mit einer Veranstaltungsfläche von insgesamt über 6.600 qm. Der größte Veranstaltungsraum ist mit ca. 1.425 qm der Saal 1, mit einer Kapazität von bis zu 1.800 Personen in Stuhlreihen. Es wird von der Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH, einer 100%igen Tochtergesellschaft der Stadt Heidelberg, eigenständig betrieben. Ab dem ersten vollen Betriebsjahr (2025) werden jährlich bis zu circa 80 Veranstaltungen verschiedenster Größen über ca. 150 Veranstaltungstage veranschlagt, von kleinen Meetings mit wenigen Teilnehmern bis hin zu Kongressen mit begleitenden Ausstellungen mit bis zu eintausendachthundert Gästen. Für das Jahr 2024 sind nach aktuellem Stand 45 Veranstaltungen mit 88 Veranstaltungstagen angesetzt. Das HCC verfügt über eine umfangreiche Ausstattung hinsichtlich der Veranstaltungstechnik. Eine Ergänzung des vorhandenen Equipments wird in der Regel nur bei sehr hochwertigen bzw. besonderen Veranstaltungen erforderlich werden, der Schwerpunkt liegt bei den Personal-Dienstleistungen. --- Darüber hinaus soll die Stadthalle Heidelberg zukünftig ebenfalls von der HKK betrieben werden. Die historische Stadthalle befindet sich derzeit in der Kernsanierung und wird voraussichtlich im Mai 2025 fertiggestellt und der HKK übergeben, dort sollen im Wesentlichen Konzerte und Kulturveranstaltungen stattfinden. Optional behält sich die HKK eine Ausweitung des Auftrages auf den anfänglichen Zeitraum nach der Betriebsaufnahme der Stadthalle vor, um hier eine möglichst reibungslose Anfangszeit realisieren zu können. Diese Option beinhaltet maximal 20 weitere Veranstaltungen in der Stadthalle. --- Im HCC befindet sich ein sehr hochwertig ausgestattetes Produktions-Studio. Dessen Betrieb ist Auftragsbestandteil, hierfür ist dementsprechend hochqualifiziertes Personal notwendig. Eine Auflistung des verbauten Equipments sowie des für den Betrieb notwendigen Personals findet sich in der Anlage „Preisverzeichnis“.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Vertragslaufzeit: max. 4 Jahre, vorgesehen ist eine Laufzeit von 2 Jahren, mit der zweimaligen Möglichkeit der Verlängerung um jeweils 1 Jahr.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Heidelberg Congress Center (HCC), Czernyring 20
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69115
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monat
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Interne Organisation, Personal-/Gerätdisposition - 30% Nachhaltigkeitskonzept - 10% Qualitätssicherung - 10%
Gewichtung (dezimal, genau): 0.5
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Personal - 40% Equipment - 10%
Gewichtung (dezimal, genau): 0.5
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Das dynamische Beschaffungssystem ist eingestellt
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadtbauplan GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadtbauplan GmbH
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: epicto GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: not-known
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags:
Datum des Vertragsabschlusses: 12/02/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH (HKK)
Registrierungsnummer: DE321397354
Postanschrift: Neue Schlossstraße 4
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Telefon: 06221 6791710
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadtbauplan GmbH
Registrierungsnummer: DE 111 663 048
Postanschrift: Rheinstraße 40-42
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 615199570
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Vergabekammer Baden-Württemberg, Regierungspräsidium Karlsruhe
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219263985
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: epicto GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE248693642
Postanschrift: Flößerstr. 4
Stadt: Edingen-Neckarhausen
Postleitzahl: 68535
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Neckar-Kreis (DE128)
Land: Deutschland
Telefon: 06203 4046211
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 018e7f42-aec6-4977-95fb-efd14271e147 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/03/2024 12:43:06 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 185192-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 63/2024
Datum der Veröffentlichung: 28/03/2024