1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Paderborn
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: digitales Diktiersystem mit Spracherkennung für die Kreisverwaltung Paderborn
Beschreibung: Für die Mitarbeitenden in der Kreisverwaltung Paderborn soll ein digitales Diktiersystem mit Spracherkennung eingeführt werden. Ziel ist es, den Zeitaufwand für Schreibarbeiten zu reduzieren und somit Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeitenden zu entlasten.
Kennung des Verfahrens: 5b28e13b-0967-4670-9a90-2cd8d1882ce8
Interne Kennung: 30.31-22393
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 32344110 Sprachaufzeichnungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Um ein effizientes und wirtschaftliches Vergabeverfahren durchzuführen, werden maximal sechs geeignete Bewerber1 zum Verhandlungsverfahren (2. Stufe) zugelassen, d.h. zur Angebotsabgabe aufgefordert. Gibt es nur sechs oder weniger Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und die einen formal ordnungsgemäßen und den Mindestbedingungen entsprechenden Teilnahmeantrag eingereicht haben, werden nur diese zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren zugelassen. Sollten diese Voraussetzungen bei mehr als sechs Bewerbern vorliegen, werden diejenigen sechs Bewerber zum Verhandlungsverfahren zugelassen, die anhand der in den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen (s. a-Unterlagen) unter Ziffer 3.2.2 dargestellten Auswahlkriterien die meisten Punkten erzielen. Gibt es Bewerber, die auf Platz sechs die gleiche Punktezahl haben, werden beide Bieter zugelassen und somit sieben Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Rein nationale Ausschlussgründe
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: digitales Diktiersystem mit Spracherkennung für die Kreisverwaltung Paderborn
Beschreibung: An vielen unterschiedlichen Stellen in der Kreisverwaltung fallen umfangreiche Schreibarbeiten an. Da einerseits Schreibkräfte wegfallen und gleichzeitig die Mitarbeitenden entlastet werden sollen, soll zur Unterstützung ein Diktiersystem eingeführt werden. Hintergrund ist dabei die deutlich erhöhte Sprechgeschwindigkeit im Vergleich zum Tippen. Die Anforderungen und Erwartungen der verschiedenen Ämter unterscheiden sich teilweise stark. In den meisten Fällen muss direkt am PC mithilfe eines Mikrofons oder Headsets diktiert werden. Dabei unterscheidet sich der Zielort der Texte je nach Anwendung, sodass es sowohl möglich sein muss, in einem Microsoft Word Dokument oder dem Mail-Programm zu diktieren als auch in spezifischen Fachverfahren. In einigen Fällen wird auch abseits des PC-Arbeitsplatzes im Außendienst diktiert. Für diesen Einsatzbereich soll eine mobile App eingesetzt werden. Direktes Diktat Der wichtigste Anwendungsfall in der Kreisverwaltung Paderborn ist das direkte Diktat. Hierbei werden Schreibarbeiten ersetzt, die direkt am PC erstellt werden. Dazu gehört beispielsweise das Verfassen von Protokollen, Anordnungen, Gutachten oder E-Mails. Mithilfe von Headsets oder Mikrofonen müssen die Mitarbeitenden die Texte per Spracheingabe erstellen können. Es muss daher eine Diktiersoftware angeboten werden, mit der die Mitarbeitenden bei der Nutzung ihres PCs die gesprochen Texte in Schrift umwandeln lassen können. Der so entstehende Text wird an der Stelle eingefügt, an welche der Cursor gesetzt wurde. Auf dieses Weise muss es die Möglichkeit geben, direkt in verschiedene Software, z.B. Outlook, Word oder verschiedene Fachverfahren, zu diktieren. Die Spracherkennung erfolgt laufend, sodass die Mitarbeitenden umgehend bzw. mit kurzer Verzögerung die erstellten Texte sehen. Die Verzögerung darf den üblichen Diktierfluss nicht behindern. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von falschen Wörtern oder falsch geschriebenen Wörtern. Die erstellten Texte können zudem mit Sprachbefehlen bearbeitet werden. So können Fehler korrigiert werden oder neue Wörter angelernt werden. Auch einfache Formatierungen (z.B. Absätze, Fett, Unterstrichen) können mithilfe von Sprachbefehlen durchgeführt werden. In vielen Schriftstücken sind allgemeine Textabschnitte enthalten. Die Software kann es ermöglichen, vorab festgelegte Textbausteine mit einem Sprachbefehl einzufügen. Diese Textbausteine können auch mit Kollegen und Kolleginnen im gleichen Team geteilt werden. Die Software kann zudem, sofern möglich, für das Transkribieren von Telefongesprächen über ein Soft-Phone eingesetzt werden. Für das direkte Diktat müssen die Mitarbeitenden handelsübliche Headsets (mittlere Preisklasse 40 € - 100€) verwenden können. Mobile Spracherkennung im Hintergrund Viele Mitarbeitende haben regelmäßige Außendiensteinsätze und sollen auch dort diktieren können. Hierbei ist ein direktes Diktat nicht immer möglich, vor allem aufgrund fehlender Hardware, wenn der PC nicht mitgenommen wird. Da die Mitarbeitenden im Außendienst üblicherweise ein dienstliches Smartphone mit sich führen, muss eine App (lauffähig auf Android) angeboten werden, mit der direkt am Smartphone diktiert werden kann. Für das Diktieren ist keine weitere Hardware notwendig, es soll das im Dienstsmartphone verbaute Mikrofon genutzt werden. Die Smartphones sind per VPN mit dem internen Netzwerk verbunden. Für den Fall, dass keine VPN-Verbindung aufgebaut werden kann, kann das Diktat in der App gespeichert und später transkribiert werden. Besonderheit: Diktate im Gesundheitsamt Die Anforderungen im Gesundheitsamt an die Diktiersoftware unterscheiden sich in einigen Punkten von den Bedürfnissen der anderen Ämter. Hier wird ein spezifisches Vokabular verwendet. Für die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes muss zusätzlich ein Modul angeboten werden, dass die Nutzung von medizinischen Fachbegriffen beim Diktat ermöglicht. Ein mobiles Diktieren mithilfe einer App ist für Mitarbeitende im Gesundheitsamt nicht vorgesehen. Die Diktate können während des Sprechens aufgezeichnet werden, sodass die generierten Texte durch Kollegen korrigiert werden können. Es müssen also zwei Lizenztypen angeboten werden. Zum einen mit einem Wortschatz zum allgemeinen Sprachgebrauch für die Nutzenden, zum anderen mit einem medizinischen Wortschatz. Allgemeine Anforderungen an das System Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich als On-Premise auf den Systemen unseres Partner-Rechenzentrums, der Ostwestfahlen-Lippe- IT. Eine Ausnahme besteht für den Betrieb des Systems für das Gesundheitsamt mit den Lizenzen für den medizinischen Sprachgebrauch. Dieser Teil kann auch im Cloud-Betrieb angeboten werden. Mengengerüst -Anzahl Lizenzen direktes Diktat (normaler Sprachgebrauch): Mind. 100 Lizenzen / Max. 150 Lizenzen -Zusatzlizenzen für eine mobile Anwendung (normaler Sprachgebrauch): Mind. 50 Lizenzen / Max. 80 Lizenzen - Diktate im Gesundheitsamt (medizinischer Sprachgebrauch): Mind. 30 Lizenzen / Max. 40 Lizenzen Weitere Einzelheiten entehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 32344110 Sprachaufzeichnungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monat
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Angaben zur Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes - Falls das Angebot/der Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, Vorlage der entsprechenden Bescheinigung zur Bestätigung der Angaben.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Angaben lt. Eigenerklärung zur Eignung: - Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen - Angaben zu vergleichbaren Leistungen Erklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt worden sind. -Angaben zu Arbeitskräften Erklärung, dass dem Unternehmer die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Falls das Angebot/der Teilnahmeantrag in die engere Wahl gelangt, Angabe der Zahl der in den letzten fünf Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten angeben. Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen. - Erklärung, dass für das Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt: - Erklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen, - Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist oder - Angabe, welcher Ausschlussgrund gem. § 124 GWB vorliegt - Erklärung, dass für das Unternehmen zwar ein Ausschlussgrund gem. § 123 GWB vorliegt, das Unternehmen jedoch Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die für das Unternehmen die Zuverlässigkeit wiederhergestellt wurde. - Erklärung, dass das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat. Falls das Angebot/der Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, Vorlage einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen - Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft Falls das Angebot/der Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, Vorlage einer Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des für den Unternehmer zuständigen Versicherungsträgers
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Einreichung einer Referenzliste: Zum Nachweis der Erklärung zu vergleichbaren Leistungen sind mindestens 2 Referenzen aus den letzten drei Jahren zu benennen, von denen eine (1) einen Auftrag mit Lizenzen mit medizinischem Sprachgebrauch umfasst. Jede eingereichte Referenz muss mind. 50 Lizenzen umfassen. Zu jedem Referenzauftrag sind folgende Angaben zu machen: Bezeichnung der Leistung; Beschreibung der durchgeführten Leistung; Angabe des Referenz-Auftraggebers inklusive Benennung einer Ansprechperson bei diesem Auftraggeber mit Kontaktdaten; Zuordnung des Auftraggebers zu dem Bereich kommunale Verwaltung/Landesregierung, Krankenhaus/Klinik oder sonstiges, Anzahl der Lizenzen, Angaben zu Nutzung einer mobilen Anwendung; Bereitstellung von Lizenzen mit med. Wortschatz; Gesamtauftragswert und Leistungszeitraum. Für die Einreichung der Referenz stellt der Auftraggeber den Vordruck 08 zur Verfügung.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität/Funktionalitäten der angebotenen Software gem. Bewertungsmatrix
Beschreibung: Qualität/Funktionalitäten der angebotenen Software gem. Bewertungsmatrix
Gewichtung (Punkte, genau): 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preiskriterium
Gewichtung (Punkte, genau): 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 20/05/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/04/2024 10:00:00 (UTC)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 33 $name_timeperiod.DAYS_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Bezirksregierung in Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Paderborn
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kreis Paderborn
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Paderborn
Registrierungsnummer: 2275
Postanschrift: Aldegreverstraße 10-14
Stadt: Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
Telefon: +49 5251308-3019
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung in Münster
Registrierungsnummer: 5fa216f3-884b-4b99-84e6-15e4f3ea5803
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5b28e13b-0967-4670-9a90-2cd8d1882ce8 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/03/2024 10:53:00 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 177327-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 60/2024
Datum der Veröffentlichung: 25/03/2024