1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: BARMER Beschaffung und Vergabe
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Service Desk
Beschreibung: Derzeit erbringt die gkv informatik GbR (nachfolgend gkvi) Leistungen in Form von User Help Desk, Major Incident Coordinator, Field-Service und Bereitstellung technischer Arbeitsplatzausstattungen für die AG. Die Leistungserbringung der gkvi für die AG endet spätestens mit dem Austritt der AG aus der gkvi zum Ablauf des 31. Dezember 2024. Infolge des Ausscheidens aus der gkvi zum genannten Datum ist die Beauftragung neuer Dienstleister (im Folgenden auch "Auftragnehmer" bzw. "AN") für die genannten Leistungen erforderlich. Die Ausschreibung ist aufgeteilt auf zwei Lose: - Los 1: "User Help Desk (UHD) und Major Incident Coordinator (MIC)" - Los 2: "Technische Arbeitsplatzausstattung und Field-Service"
Kennung des Verfahrens: 405319ad-eaf0-4c4d-8ff9-7ce675f79f56
Interne Kennung: 0079-Serv.Desk-2023
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Lichtscheider Straße 89
Stadt: Wuppertal
Postleitzahl: 42285
Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: I. Die Vergabeunterlagen können ausschließlich und kostenfrei über das Internet (https://beschaffungen.barmer.de/projekte) heruntergeladen werden. Eine Anforderung und Zusendung der Unterlagen in Papierform ist nicht möglich. Bekanntmachungs-ID: 0079-Serv.Desk-2023 II. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch in deutscher Sprache über die BARMER-Vergabeplattform. Eine Kommunikation mit den AG auf anderem Wege als über die Vergabeplattform im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung ist unzulässig und kann zum Ausschluss des betreffenden Bieters vom weiteren Vergabeverfahren führen. Bieterfragen sind ausschließlich über die Nachrichtenfunktion des Bietercockpits oder über ausschreibungen@barmer.de unter Bezugnahme auf die Ausschreibungsnummer an die BARMER zu richten. Die Antworten werden im Rahmen einer Bewerberinformation allen registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. III. Wir bitten Fragen bis zum 9. Februar 2024 zu stellen. Fragen zum Vergabeverfahren, die nicht in der vorgenannten Frist an die Auftraggeber gerichtet werden, werden grundsätzlich nicht beantwortet. Die Auftraggeber behalten sich allerdings vor, verspätet gestellte Fragen noch zu beantworten, wenn sie dies für sachdienlich halten. Weitere Beschreibung Ausschreibungsgegenstand: Gegenstand der Beschaffung sind Leistungen in Form von User Help Desk, Major Incident Coordinator, Field-Service und Bereitstellung technischer Arbeitsplatzausstattungen für die AG. Diese Dienstleistungen werden derzeit von der gkv informatik GbR (nachfolgend gkvi) erbracht; dies endet allerdings mit dem Austritt der AG aus der gkvi, spätestens zum 31. Dezember 2024. Infolge des Ausscheidens aus der gkvi zum genannten Datum ist die Beauftragung neuer Dienstleister für die genannten Leistungen erforderlich. Die Ausschreibung umfasst zwei voneinander unabhängige Fachlose, welche in der Leistungsbeschreibung und den jeweiligen Anlagen konkretisiert werden. Fachlos 1: "User Help Desk und MIC" Fachlos 2: "Technische Arbeitsplatzausstattung und Field-Service" Bieter können auf ein Fachlos oder auf beide Fachlose anbieten. Zum Auftragsgegenstand gehört bei beiden Losen die Transition als Übergangsphase vom alten Dienstleister zum jeweiligen neuen AN. Die Transitionsphase soll jeweils unmittelbar nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich zum 1. April 2024 beginnen. Für Los 1 beträgt die Vertragslaufzeit mindestens 6 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase). Der Servicevertrag endet mithin frühestens zum 30. September 2030 ("Mindestvertragsdauer"). Nach Ablauf der Mindestvertragsdauer verlängert sich der Servicevertrag automatisch um weitere 12 Monate, sofern der Servicevertrag nicht von dem Auftraggeber zum jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt wird (also jeweils Kündigung bis zum 30. März). Der Vertrag endet spätestens nach 12 Jahren zum 30. September 2036 ("Maximalvertragsdauer"). Für Los 2 beträgt die Vertragslaufzeit 4 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase). Die Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Die BARMER führt das Vergabeverfahren als Vergabestelle federführend auch in Vertretung der HEK durch. Die Beauftragung erfolgt allerdings durch BARMER und HEK separat, d.h. BARMER und HEK werden jeweils eigene, voneinander unabhängige Verträge mit dem Auftragnehmer des jeweiligen Loses abschließen; eine gemeinsame Beauftragung im Rechtssinne erfolgt nicht. FACHLOS 2 wurde gemäß § 63 (1) Nr. 4 VgV aufgehoben. Nach einer umfangreichen Überarbeitung der Vertragsunterlagen wird das Verfahren zum Beschaffungsgegenstand in KW 7 als Offenes Verfahren neu eingeleitet werden, indem eine neue europaweite Bekanntmachung erfolgt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: User Help Desk und MIC
Beschreibung: Los 1 beinhaltet die beiden Leistungsteile "User Help Desk (UHD)" und "Major Incident Coordinator (MIC)". Im Einzelnen: a) UHD Der UHD, agiert als Single Point of Contact für die Mitarbeiter und externen Dienstleister der AG. Er leistet insbesondere das Incident-Management und die Unterstützung des Berechtigungsmanagements des AG. Die von dem AN zu erbringenden Leistungen beinhalten unter anderem: - Entgegennahme und Analyse der Anfragen - Schnelle Beantwortung sämtlicher Störungsmeldungen mit hoher Erstlösungsrate und Erreichbarkeit zur Entlastung nachgelagerter Supporteinheiten - Weiterleitung aller relevanten Informationen, falls der AN nicht die Kompetenzen hat, die Incidents selbst zu lösen - Back-Office Leistungen im Rahmen folgender ITSM-Prozesse: Request Management, Incident-Management, Berechtigungsmanagement, Wissensmanagement. Die Erbringung von Serviceleistungen für das Gesamtsystem und Softwarepflegeleistungen sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung und liegen nicht in der Verantwortung des AN. Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen des "UHD" ist der Anlage 01-02-01 "Leistungsschein UHD" zu entnehmen. b) MIC Die Leistungen des MIC umfassen die Verantwortung für die Bewertung und ganzheitliche Steuerung von Major Incidents (IT-Großstörungen). Der MIC fungiert als zentraler Ansprechpartner für alle an dem Vorfall beteiligten Parteien und stellt bis zum Abschluss der Großstörung die lückenlose Kommunikation zu den relevanten Stakeholdern (z.B. Service Owner, Incident Manager, Management) sicher. Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen des "MIC" ist der Anlage 01-02-02 "Leistungsschein MIC" zu entnehmen. Sowohl der Leistungsteil UHD als auch der Leistungsteil MIC agieren innerhalb der Systemlandschaften des AG BARMER und des AG HEK. Die Vertragslaufzeit mindestens 6 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase). Der Servicevertrag endet mithin frühestens zum 30. September 2030 ("Mindestvertragsdauer"). Nach Ablauf der Mindestvertragsdauer verlängert sich der Servicevertrag automatisch um weitere 12 Monate, sofern der Servicevertrag nicht von dem Auftraggeber zum jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt wird (also jeweils Kündigung bis zum 30. März). Der Vertrag endet spätestens nach 12 Jahren zum 30. September 2036 ("Maximalvertragsdauer"). Ab dem 1. Januar 2027 kann eine Preisanpassung erfolgen. Die Basis für die Berechnung der Preisanpassung stellt der von dem Statistischen Bundesamt veröffentlichte Index "DL-IT-02" für "IT-Beratung und Support" dar. Als Bezugsbasis für die erste mögliche Preisanpassung während der Vertragslaufzeit dient der Wert des vierten Quartals des Jahres 2023 dieses Index. Eine Anpassung der Preise kann nur dann erfolgen, wenn der letzte vorliegende Quartalswert des Index die festgelegte Bezugsbasis um mindestens 2 Prozentpunkte über- oder unterschreitet. Die Anpassung der Preise erfolgt dabei ab dem Monat Januar des jeweiligen Jahres. Weitere Preisanpassungen können frühestens 24 Monate nach einer zuvor erfolgten Preisanpassung und nur zum Monat Januar vorgenommen werden. Haupteinstufung Los 1 (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software Zusätzliche Einstufung (cpv): 48800000 Informationssysteme und Server Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Lichtscheider Straße 89
Stadt: Wuppertal
Postleitzahl: 42285
Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Transitionskonzept, Betriebs-und Servicekonzept
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt Bonn
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BARMER Beschaffung und Vergabe
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Technische Arbeitsplatzausstattung und Field-Service
Beschreibung: Los 2 beinhaltet die beiden Leistungsteile "Technische Arbeitsplatzausstattung" und "Field-Service". Im Einzelnen: a) Technische Arbeitsplatzausstattung Im Rahmen des Leistungsteils "Technische Arbeitsplatzausstattung" ist der AN für die Bereitstellung von Hardware aus dem Service-Katalog (Hardware gemäß 01-03-02 Leistungsverzeichnis Los 2 Tabellenblatt "Technische AP-Ausstattung"), sofern erforderlich inkl. vorinstallierter Software, zuständig. Dies beinhaltet die Inventarisierung und erforderliche Lagerhaltung mit Mindestvorhaltemengen sowie die Abwicklung von Gewährleistungs-, Garantie- und Reklamationsfällen. Der AN überwacht die Verfügbarkeit von Hardware-Komponenten und unterstützt den AG bei der Weiterentwicklung des Service Katalogs (LifeCycle-Management). Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen zur "Technischen Arbeitsplatzausstattung" ist der Anlage 01-02-03 "Leistungsschein Technische Arbeitsplatzausstattung" sowie den dazugehörigen Anhängen zu entnehmen. b) Field-Service Der "Field-Service" umfasst die Erbringung von Logistik- und Vor-Ort-Services für die vom AG betreuten Arbeitsplatzsysteme. Dies umfasst den Transport und die Lieferung von Hardware zum Übergabepunkt des AG, den Aufbau und die betriebsbereite Übergabe von Hardware, den Umzug von Arbeitsplätzen, die Erweiterung, den Austausch sowie Abbau von Hardwarekomponenten und die Entsorgung von Verpackungsmaterial. Defekte Hardware wird in der Regel nicht vor Ort repariert, sondern vom AN durch ein funktionsfähiges Gerät ersetzt. Die defekten Geräte werden dem AG zur Prüfung/Wiederaufbereitung an die dafür jeweils abgestimmte Stelle (zu entnehmen aus dem jeweiligen Service Request) übergeben. Eine Ausnahme bilden Multifunktionsdrucker und Videokonferenzsysteme, die ggf. vom AN vor Ort repariert werden. Des Weiteren übernimmt der AN die Verantwortung für die Pflege von CMDB/Assetdaten. Für die HEK besteht in Bezug auf den Leistungsteil "Field-Service" folgende Besonderheit: Die HEK erbringt Field-Service-Leistungen in der Regel selbst und wird daher nur in Ausnahmefällen zur Ergänzung und Unterstützung auf IT-Services des AN zurückgreifen. Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen zum "Field-Service" ist der Anlage 01-02-04 "Leistungsschein Field-Service" zu entnehmen. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase).
Interne Kennung: LOT-0002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Lichtscheider Straße 89
Stadt: Wuppertal
Postleitzahl: 42285
Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: FACHLOS 2 wurde gemäß § 63 (1) Nr. 4 VgV aufgehoben. Nach einer umfangreichen Überarbeitung der Vertragsunterlagen wird das Verfahren zum Beschaffungsgegenstand in KW 7 als Offenes Verfahren neu eingeleitet werden, indem eine neue europaweite Bekanntmachung erfolgt.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Transitionskonzept, Lösungskonzept
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt Bonn
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BARMER Beschaffung und Vergabe
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Ein Wettbewerbsgewinner wurde noch nicht ermittelt, der Wettbewerb ist noch nicht abgeschlossen.
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund geänderter Anforderungen
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: BARMER Beschaffung und Vergabe
Registrierungsnummer: 993-80195-71
Postanschrift: Lichtscheider Straße 89
Stadt: Wuppertal
Postleitzahl: 42285
Land, Gliederung (NUTS): Wuppertal, Kreisfreie Stadt (DEA1A)
Land: Deutschland
Telefon: +49 800-33300499-4444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt Bonn
Registrierungsnummer: 0
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228-9499-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7ded4b27-95b9-467d-be20-da58adab234c - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/02/2024 17:20:35 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 77548-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 26/2024
Datum der Veröffentlichung: 06/02/2024