Betriebsunterstützung SAP HCM
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 670
Ort: Heidelberg
NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis
Postleitzahl: 69120
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.klinikum.uni-heidelberg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Betriebsunterstützung SAP HCM
Betriebsunterstützung SAP HCM
Die Leistungen umfassen die Administration und Sicherstellung des Betriebes des HR-Systems, z.B. der monatliche Entgeltabrechnung, die Weiterentwicklung von Programmen und des Customizings, sowie die Beseitigung von Fehlfunktionen. Des Weiteren werden in Abstimmung mit den Systemverantwortlichen des Geschäftsbereich Personalmanagement und ZDI regelmäßig neue Systemstände eingespielt und die dazu nötigen Arbeiten im HR-System vorgenommen. Auch die fortlaufende Prüfung und der Einbau von SAP-Korrekturen/Hinweisen zu gesetzlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Änderungen im HR-System zählen zum vereinbarten Leistungsumfang.
Der aktuelle Rahmenvertrag mit der Firma SOLUTIONS hat Laufzeitbeginn am 01.01.2019 und läuft auf unbestimmte Zeit. Die Kündigung des Vertrages ist beidseitig mit einer Frist von zwei Monaten zum Monatsende möglich. Der Rahmenvertag kann erst nach der S4HANA-Migration, voraussichtlich im Jahr 2026, ausgeschrieben werden.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Betriebsunterstützung SAP HCM
Ort: Neuhausen
NUTS-Code: DE12B Enzkreis
Postleitzahl: 73765
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
A.) § 134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzugbehindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte. B.) § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
Die Leistungen umfassen die Administration und Sicherstellung des Betriebes des HR-Systems, z.B. der monatliche Entgeltabrechnung, die Weiterentwicklung von Programmen und des Customizings, sowie die Beseitigung von Fehlfunktionen. Des Weiteren werden in Abstimmung mit den Systemverantwortlichen des Geschäftsbereich Personalmanagement und ZDI regelmäßig neue Systemstände eingespielt und die dazu nötigen Arbeiten im HR-System vorgenommen. Auch die fortlaufende Prüfung und der Einbau von SAP-Korrekturen/Hinweisen zu gesetzlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Änderungen im HR-System zählen zum vereinbarten Leistungsumfang.
Der aktuelle Rahmenvertrag mit der Firma SOLUTIONS hat Laufzeitbeginn am 01.01.2019 und läuft auf unbestimmte Zeit. Die Kündigung des Vertrages ist beidseitig mit einer Frist von zwei Monate zum Monatsende möglich. Der Rahmenvertag kann erst nach der S4HANA-Migration, voraussichtlich im Jahr 2026, ausgeschrieben werden.
Ort: Neuhausen
NUTS-Code: DE12B Enzkreis
Postleitzahl: 73765
Land: Deutschland
Die Leistungen umfassen die Administration und Sicherstellung des Betriebes des HR-Systems, z.B. der monatliche Entgeltabrechnung, die Weiterentwicklung von Programmen und des Customizings, sowie die Beseitigung von Fehlfunktionen. Des Weiteren werden in Abstimmung mit den Systemverantwortlichen des Geschäftsbereich Personalmanagement und ZDI regelmäßig neue Systemstände eingespielt und die dazu nötigen Arbeiten im HR-System vorgenommen. Auch die fortlaufende Prüfung und der Einbau von SAP-Korrekturen/Hinweisen zu gesetzlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Änderungen im HR-System zählen zum vereinbarten Leistungsumfang von SOLUTIONS.
Diese Aufgaben und einzelnen Tätigkeiten fallen aufgrund gesetzlicher Änderungen bzw. Vorgaben häufig zeitkritisch und tlw. monatlich wiederkehrend an (z.B. Maßnahmen in der Corona-Pandemie, Einführung eAU). Hierbei stellen die langjährigen Erfahrungen und Kenntnisse von Solutions, insbesondere der System-Architektur und der am UKHD geltenden, gesetzlichen, tariflichen und internen Regelungen und Vorgaben einen wesentlichen Vorteil für die Sicherheit und Systemverfügbarkeit dar.
Zudem ist die Firma Solutions HR-Berater aller vier Unikliniken in Baden-Württemberg, so dass entsprechende Einsparpotentiale bei der Umsetzung tarifvertraglicher Regelungen des TV-UK erzielt werden.
Nach alledem ist eine Fortführung der Zusammenarbeit mit der Firma SOLUTIONS angezeigt und erforderlich, eine Beendigung würde den Betrieb der Entgeltabrechnung und der Personaleinsatzplanung gefährden. Eine Überführung auf einen anderen Anbieter wäre ohne Weiteres nicht möglich, nur mit langer Vorbereitungszeit (umfassender und umfangreicher Wissenstransfer, sollte dann auch separat ggf. vertraglich geregelt werden). Solution kennt die starke Verzahnung in die entsprechenden Module und Fachbereich (z.B. HR und PEP, FI, CO, PS für Entgelt über Drittmittelprojekte). Den Rahmenvertrag während der aktuellen S4HANA-Migration neu auszuschreiben bzw. das Beratungshaus zu wechseln ist als großes Betriebsrisiko zu betrachten, da die Leistung nicht selbst erbracht werden können. Damit verbunden ist die Sicherstellung der monatlichen Gehaltsauszahlung von aktuell 17.302 Mitarbeitern (UKHD und Töchter) und der Betrieb der Personaleinsatzplanung von ca. 6000 Mitarbeitern für das gesamte Klinikum.