Öffentliche Ausschreibung Sankt Augustin 2023 Deutschland - Scanning

Deutschland - Scanning - Digitalisierung von Bauakten

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadt Sankt Augustin

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Beschreibung: Die Stadt Sankt Augustin Stadt Sankt Augustin beabsichtigt die Papierakten/ Bauakten des Fachdienstes 6/30 Bauaufsicht- zu digitalisieren incl. anschließender datenschutzkonformer Vernichtung Es handelt sich um ein Gesamtvolumen von ca. 1.120 Regalmeter Papierakten mit ca. 29.900 Hängeordnern in verschiedenster Breite von schmal über breit, bis hin zu Schubern.

Kennung des Verfahrens: 5dabf2dd-1432-4bd8-9ea7-1f6913c0b989

Interne Kennung: 2023-6-30-1

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: No

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Markt 1

Stadt: Sankt Augustin

Postleitzahl: 53757

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)

Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Überblick über die Räumlichkeiten Der Bieter muss sich vor der Angebotsabgabe zu den Öffnungszeiten der Bauaufsicht einen Überblick über die Räumlichkeiten und der Anzahl der Papierakten verschaffen. Die Bauaufsicht ist zur Terminabstimmung unter Tel.: +492241/243 658, Herrn Trösser oder unter email: bauaufsicht@sankt-augustin.de erreichbar. Die Besichtigung hat kostenneutral zu erfolgen. Bieteranfragen: Bieteranfragen werden nur über das Vergabeportal (www.vergabe.rib.de) beantwortet. Nur dort registrierte und für das Verfahren freigeschaltete Unternehmen werden über neue Bewerber- bzw. Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bewerber- bzw. Bieterinformationen abzurufen. Auskünfte werden nicht telefonisch erteilt; eine dennoch telefonisch erteilte Auskunft wäre im Übrigen unverbindlich. Allgemeiner Hinweis: Sofern in diesem Text lediglich die männliche Form einer Person verwendet wird (z.B. Projektleiter bzw. Projektmitarbeiter), bezieht sich diese Form auf die dargestellte Funktion der Person. Diese Form wird lediglich aus Gründen einer möglichst komprimierten Darstellung der Anforderungen an die Leistung verwendet und versteht sich immer mit dem Zusatz „(m/w/d)“.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.5 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Der Bieter muss Angebote für alle Lose einreichen

2.1.6 Ausschlussgründe

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §123 bis 126 GWB

5. Los

5.1 Los: LOT-0000

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Interne Kennung: 2023-6-30-1

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: An der Post 19

Stadt: Sankt Augustin

Postleitzahl: 53757

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 2024-02-01+02:00

Enddatum: 2025-12-31+02:00

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:freelance#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Beschreibung: - Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum, max. zwei DIN A4 Seiten auf eigener Anlage. - Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Formblatt 124 LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen), sofern eine Verpflichtung zur Eintragung besteht.

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: - Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre mit einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als 500.000 € sowie Zeitraum der Leistungserbringung. Das Formblatt 124 LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen ist zu verwenden. - Nachweis darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens betragen: - für Personenschäden: 3.000.000,00 EUR - für Sach- und Vermögensschäden: 1.000.000,00 EUR und auf nicht weniger als das jeweils Doppelte dieser Deckungssummen im Jahr begrenzt sein. - Nachweis über eine Transportversicherung Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens 1.000.000,00 EUR betragen.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Vorlage von mindestens drei geeigneten Referenzen der letzten 3 Jahre mit folgendem Inhalt: Nachzuweisen sind Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung sowie Indizierung vergleichbarer Aktenbestände. - Benennung erfolgreicher, vergleichbarer Digitalisierungsprojekte (Art und Anzahl der Akten, großformatige Pläne/ Zeichnungen mit pdf/A Konvertierung, Beschreibung des angewandten Digitalisierungsverfahrens), - Name des Auftraggebers mit Ansprechpartner bei den jeweiligen Kunden (Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Auftraggebers), - Beschreibung der Projekte (u.a. Vergleichbarkeit der Leistung) mit Angaben zur Qualität (Kapazität der Verarbeitung) und Quantität (Erfahrung mit der Verarbeitung von Dokumenten einer öffentlichen Verwaltung unter Berücksichtigung der Anforderungen) Die ausfüllbare Referenzliste ist zu verwenden. Die entsprechenden Nachweise/ Zertifikate sind dem Angebot als Anlage beizufügen: -Zertifizierung nach ISO 27001. Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit (ist der Betriebsteil, in dem die Arbeiten erfolgen zertifiziert oder wurde die Zertifizierung für einen anderen Geltungsbereich erteilt) haben. Schutzbedarfskategorie „normal“ der zu übertragenden Dokumente, - Zertifizierung nach ISO 9001 für den Geltungsbereich Digitalisierung von Akten und Dokumenten. Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit haben, - Eigenerklärung zur Einhaltung der DSGVO. Die Datenverarbeitung muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Sie muss sich entsprechend am Stand der Technik orientieren, - Nachweis der zertifizierten Entsorgung der Papierakten gem. DIN 66399, Sicherheitsstufe 3 incl. Vernichtungsnachweis, - Nachweis der Verfahrensdokumentation der Arbeits- und Scanprozesse auf der Basis der TR-03138 des BSI. Mindestanforderung Mitarbeitende: - Während des gesamtem Digitalisierungsprozesses ist eine ständige Mitarbeiterzahl von jeweils mind. drei Personen mit jeweils mindestens zwei Jahren Erfahrung vergleichbarer Projekte erforderlich.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: 600 Punkte

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: 400 Punkte

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: DEU

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2023-11-20+02:00 10:00:00+02:00

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/127448,

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

Name: https://www.meinauftrag.rib.de

URL: https://www.meinauftrag.rib.de

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 2023-10-26+02:00

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.meinauftrag.rib.de

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 2023-11-30+02:00 10:00:00+02:00

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 59 DAY

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlende Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Datum/Uhrzeit: 2023-11-30+02:00 10:00:00+02:00

Auftragsbedingungen:

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt

Zahlungen werden elektronisch geleistet

Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Sankt Augustin

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Sankt Augustin

Organisation, die Angebote bearbeitet: Stadt Sankt Augustin

8. Organisationen

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Stadt Sankt Augustin

Registrierungsnummer: 053820056056-31001-36

Abteilung: Recht und Vergabe

Postanschrift: Markt 1

Stadt: Sankt Augustin

Postleitzahl: 53757

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Recht und Vergabe

E-Mail: vergabestelle@sankt-augustin.de

Telefon: +49 2241 243-306

Fax: +49 2241 243-77306

Internetadresse: https://my.vergabe.rib.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Federführendes Mitglied

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

Organisation, die Angebote bearbeitet

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland

Registrierungsnummer: nicht bekannt

Postanschrift: Zeughausstr. 2-10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de

Telefon: +49 221 147-3055

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b7b73e9c-3137-44b0-8afe-cc39a1f6d15e - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2023-10-26+02:00 14:10:00+02:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00657519-2023

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 208/2023

Datum der Veröffentlichung: 2023-10-27Z

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