Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Postanschrift: Berger Allee 25
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40213
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 211617720
Fax: +49 21161772795
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.wirtschaft.nrw

Regional- oder Kommunalbehörde

Wirtschaft und Finanzen

Innovationskongresse NRW 2024 - 2026

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-026

Dienstleistungen

Auftragsgegenstand ist die organisatorische Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung der Innovationskongresse NRW in den Jahren 2024, 2025 und 2026. Zum Auftragsgegenstand gehört für jeden Innovationskongress auch die Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden Veranstaltungsdramaturgie, die verschiedene Austauschformate - wie bspw. Keynote-Vorträge, Panel- oder Podiums-Diskussionen, Workshops oder Ausstellungen - beinhalten soll.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 81 006.01 EUR

NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25 40213 Düsseldorf

Arbeitspaket 1 - Grundlagen der Veranstaltungsplanung:

-Regelmäßige Abstimmung telefonisch, per Mail und per Videokonferenz mit dem Auftraggeber

-Teilnahme an einem maximal zweistündigen Auftaktgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

-Für jedes Veranstaltungsjahr Teilnahme an einem Abstimmungsgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

-Erarbeitung eines Projektstrukturplans, der die einzelnen Arbeitspakete zur Vorbereitung, zur Festlegung des

Programmablaufs, zur Durchführung und zur Nachbereitung der Veranstaltung konkret definiert

Arbeitspaket 2 - Konzeptionelle Vorbereitung der Veranstaltungen:

-Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden, innovativen Veranstaltungsdramaturgie

-Vorauswahl und Buchung einer zum Veranstaltungskonzept passenden und angemessenen Veranstaltungsstätte

-Entwicklung eines anlassgerechten Raumkonzepts. Neben den Hauptveranstaltungsräumlichkeiten sind auch der Einlass mit

Akkreditierungsschaltern und Garderobe, die Verpflegungsmöglichkeiten sowie ggf. Ausstellungsmöglichkeiten einzuplanen

-Entwicklung eines anlassgerechten Technikkonzepts für die ausgewählte Veranstaltungsstätte

-Entwicklung eines anlassgerechten Cateringkonzepts

-Entwicklung eines Konzepts zur Überbrückung der einzelnen Veranstaltungspunkte

-Zum Veranstaltungskonzept passende Auswahl von Moderation, Podiumsgästen, Referenten sowie Gastrednern

Arbeitspaket 3 - Gestalterische Tätigkeiten:

-Entwicklung einer digitalen Einladung, eines Save-the-Date, eines Reminders und einer Dankes-E-Mail

-Entwurf und Layout von Druckpositionen wie Beschilderungen, Roll-Ups, Plakaten etc.

-Gestaltung von Standbildern und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate) für die Bühnenleinwand

-Gestaltung und Einrichtung einer Website

-Zukauf von Fotos oder Bewegtbildmaterial: Der Auftragnehmer ist für die Recherche und Beschaffung von themenbezogenen

Fotos und Bewegtbildern für Druckpositionen (wie Beschilderungen, Roll-ups, Plakaten, etc), für Einspieler und für die

Website zuständig

Arbeitspaket 4 - Vergabe von Fremdleistungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern:

Folgende Fremdleistungen sind zu vergeben (Sollte der Auftragnehmer einzelne Aufgaben dieses Arbeitspaketes selbst

übernehmen können und wollen, so ist dem Auftraggeber zum jeweiligen Zeitpunkt ein entsprechendes Angebot hierüber

zukommen zu lassen):

-Raumausstattung, Umbaumaßnahmen, Mietmöbel: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung einer angemessenen

Raumausstattung gemäß dem abgestimmten Konzept in Arbeitspaket 2 sowie für ggf. erforderliche Umbaumaßnahmen und

Mietmöbel verantwortlich

-Veranstaltungstechnik: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung der erforderlichen, angemessenen Veranstaltungs-, Licht-

und Tontechnik verantwortlich

-Veranstaltungs-, Ausstattungselemente: Der Auftragnehmer sorgt für die weiteren Ausstattungselemente, wie z.B.

Dekorationen der Tische, der Bühne, usw.

-Catering: Der Auftragnehmer beschafft das Catering für die Veranstaltungen

-Moderation, Podiumsgäste, Referenten, Gastredner: Der Auftragnehmer trifft mit ihnen die vertraglichen Regelungen und

die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Absprachen

-Überbrückung von Programmpunkten: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung aller gemäß Arbeitspaket 2

vorgesehenen Leistungen zur Überbrückung der einzelnen Programmpunkte verantwortlich

-Personal: Der Auftragnehmer ist für das Engagement einer geeigneten Anzahl von Hostessen/Hosts für das Catering, die

Registrierung und die Ablaufregelung sowie deren Einweisung zuständig. Dazu gehört auch der Garderobenservice, die

Parkplatzbewirtschaftung, Personal für die sanitären Einrichtungen und ggf. das Security Personal

-Druckpositionen: Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung aller gemäß Arbeitspaket 3 abgestimmten und gestalteten

Druckpositionen verantwortlich

-Standbilder und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate): Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung von in

Arbeitspaket 3 gestalteten und abgestimmten Standbildern und Powerpoint-Präsentationen für die Bühnenleinwand

verantwortlich

-Fotograf: Ein Fotograf ist mit der Erstellung atmosphärischer Fotos, der fotografischen Veranstaltungsbegleitung und der

Bildüberarbeitung zu beauftragen

-Technische Dokumentation: Der Auftragnehmer ist für die Beauftragung und das Briefing eines Dienstleisters vor Ort für den

Ton- bzw.Videomitschnitt der Veranstaltung zuständig

-Transport von Veranstaltungsmaterialien: Der Auftragnehmer sorgt für die Anlieferung und Rückführung aller Veranstaltungsmaterialien

Arbeitspaket 5 - Einladungs- und Verteilermanagement:

-Versand von digitaler Einladung, Save-the-Date, Reminder und Dankes-E-Mail

-Übernahme des Einladungsmanagements, inkl. Anmeldemanagement, Registrierung sowie Versand einer Anmelde- und

Teilnahmebestätigung

-Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses

-Übernahme des Verteilermanagements

Arbeitspaket 6 - Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung:

-Präsenz vor Ort: Die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer betreut die Veranstaltung mit mindestens einer/einem

Verantwortlichen sowie einem Technischen Leiter vor Ort. Sie/er stellt einen reibungslosen organisatorischen Ablauf der

Veranstaltung sicher

-Der Auftragnehmer ist auch für die technische Seite der Durchführung der Veranstaltung verantwortlich. Er sorgt für

entsprechende Kapazitäten, die eine Realisierung der unterschiedlichen Formate innerhalb der Veranstaltung ermöglichen

-Betreuung der Teilnehmenden vor Ort

-Der Auftragnehmer als Veranstaltungsleiter ist Ansprechpartner für den Auftraggeber und für sämtliche externen Dienstleister

-Auf- und Abbaukoordination

-Mediale Begleitung der Veranstaltung

-Teilnahme an einer Nachbesprechung der Veranstaltung am Dienstort des Auftraggebers

-Versand einer Email an alle Teilnehmenden mit Verweis auf das Datum des Innovationskongresses im Folgejahr

-Abrechnung aller Fremdleistungen, Honorare und Reisekosten gemäß Arbeitspaket 4

Qualitätskriterium - Name: Grobkonzept gemäß Ziffer V.1.1 der Leistungsbeschreibung / Gewichtung: 40

Qualitätskriterium - Name: Personaleinsatzkonzept gemäß Ziffer V.1.2 der Leistungsbeschreibung / Gewichtung: 20

Preis - Gewichtung: 40.00

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Nichtoffenes Verfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 119-374993

Auftrags-Nr.: 1

Auftragsvergabe Mohr Events GmbH

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

20/10/2023

Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung: Mohr Events GmbH
Postanschrift: Erich-Klausener-Str. 1
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland
E-Mail:

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 92 436.97 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 81 006.01 EUR

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFY10YV8AVA

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.

20/10/2023