Öffentliche Ausschreibung Bielefeld 2023 Beratungs- und Entwicklungsleistungen E-Akte NRW Referenznummer der Bekanntmachung: 701-2023-15 2023-10-23

Beratungs- und Entwicklungsleistungen E-Akte NRW Referenznummer der Bekanntmachung: 701-2023-15

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Universität Bielefeld
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Ort: Bielefeld
NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 33615
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Beschaffung
E-Mail:
Telefon: +49 52110667876
Fax: +49 5211064079
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.uni-bielefeld.de/

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RYW7BHNHAC/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RYW7BHNHAC

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beratungs- und Entwicklungsleistungen E-Akte NRW

Referenznummer der Bekanntmachung: 701-2023-15

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Es wird ein Rahmenvertrag über Dienstleistungen zur Erstellung, Anpassung und Weiterentwicklung des

Dokumentenmanagementsystems "d.velop documents" geschlossen, aus dem die Universität Bielefeld und diverse

weitere NRW-Hochschulen abrufberechtigt sind, wobei die Universität Bielefeld der alleinige Rahmenvertragspartner ist.

Die Leistungen werden auf Einzelabruf erbracht. Dafür werden mehrere Rahmenvertragspartner gesucht.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universität Bielefeld Universitätsstraße 25 33615 Bielefeld

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Beschaffung sind Beratungs- und Entwicklungsleistungen zu d.velop documents. Hierzu gehören auch konzeptionelle Leistungen wie z.B. die Erstellung von Fachkonzepten, bzw. die Unterstützung hierbei.

Die Leistungen sind als Einzelbeauftragungen von den abrufberechtigten Hochschulen abzurufen.

Der Auftraggeber ist Träger des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW. Hierbei handelt es sich um ein übergreifendes koordinierendes Projekt mit dem Ziel, die Hochschulen des Landes NRW bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung zu unterstützen. Im Rahmen dieses Projektes ist bei dem Auftraggeber und weiteren Hochschulen ein Bedarf an Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Dokumenten-Management-System d.velop documents entstanden.

Der Rahmenvertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und hat eine feste Laufzeit von 24 Monaten. Der Auftraggeber kann den Vertrag einmalig durch einseitige Willenserklärung um 12 Monate verlängern. Die Option kann bis spätestens 30 Kalendertage vor Vertragsende ausgeübt werden.

Es besteht keine Verpflichtung zur Mindestabnahme. Maximal können während der gesamten Vertragslaufzeit von sämtlichen Abrufberechtigten 3.500 Personentage abgenommen werden.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 24

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber kann den Vertrag einmalig durch einseitige Willenserklärung um 12 Monate verlängern. Die Option kann bis spätestens 30 Kalendertage vor Vertragsende ausgeübt werden.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Anzahl der Bewerber: 7

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Anlage "Eigenerklärung Ausschlussgründe"

- Anlage "Eigenerklärung MiLoG"

- Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Es ist die ausgefüllte Anlage "Referenzen" einzureichen:

Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen.

Im Fall des Einsatzes von anderen Unternehmen sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

- Soweit nach den Bewerbungsbedingungen erforderlich: Anlage "Verzeichnis andere Unternehmen"

- Soweit nach den Bewerbungsbedingungen erforderlich: Anlage "Verpflichtungserklärung Bereitstellung Kapazitäten"

- Soweit nach den Bewerbungsbedingungen erforderlich: Für jedes andere Unternehmen: Anlage "Eigenerklärung Ausschlussgründe" und Anlage "Eigenerklärung MiLoG" - von dem anderen Unternehmen abgegeben

- Soweit nach den Bewerbungsbedingungen erforderlich: Die Eignungsnachweise des anderen Unternehmens, auf die sich der Bewerber stützt

Im Fall der Bietergemeinschaft sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

- Anlage "Bietergemeinschaft"

- Für jedes Mitglied: Anlage "Eigenerklärung Ausschlussgründe" und Anlage "Eigenerklärung MiLoG" - von dem anderen Unternehmen abgegeben

- Soweit nach den Bewerbungsbedingungen erforderlich: Der betreffende Eignungsnachweis für den Teil der Aufgabenerfüllung, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft erbringt

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Jeder Referenzauftrag muss die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

- Der Referenzauftrag muss entweder (a) die Erstellung, Erweiterung oder sonstige Änderung eines Dokumentenmanagement-Systems oder (b) ein Thema aus dem Bereich "Prozessdigitalisierung" zum Inhalt haben;

- Das Auftragsvolumen muss mindestens 15 Personentage betragen; und

- Das Ende der Leistungserbringung darf nicht mehr als drei Jahre zurückliegen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern

Geplante Höchstanzahl an Beteiligten an der Rahmenvereinbarung: 5

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 20/11/2023

Ortszeit: 11:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 29/11/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Zwischen dem 25.12.2023 und dem 02.01.2024 können aufgrund der Schließung der Universität Bielefeld keine Bieterfragen beantwortet werden.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4RYW7BHNHAC

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

18/10/2023

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