Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-KBK-B3-ReiO-01
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Ostwall 175
Ort: Krefeld
NUTS-Code: DEA14 Krefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 47798
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): B4-30 Vergabe
E-Mail:
Telefon: +49 215136604512
Fax: +49 215136604515
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.kbk-krefeld.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK
Die zentralen zu bearbeitenden Aufgabenfelder sind:
- Einführung der digitalen Aktenführung (E-Akte)
- Einführung eines Vertragsmanagement
- Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses
- Digitalisierung Personalakte & Personalprozesse
Das Ziel ist eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung der Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem/ Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden.
Dabei existieren neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben (Compliance), der mit der digitalen Transformation einhergehenden Effizienzsteigerungen und der Verbesserung der Transparenz vor allem zwei zentrale Ziele:
Das System soll bei der Umsetzung der internen Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten (E-Akte Prozess) vereinheitlichen.
Der Purchase-to-Pay-Prozess sowie die digitale Personalakte & Personalprozesse sollen zunächst im System abgebildet werden. Mittelfristig soll das System auch in weiteren Bereichen zum Einsatz kommen. Diese sollen jedoch nicht Teil der hier ausgeschriebenen Leistung sein.
Kommunalbetrieb Krefeld AöR Ostwall 175 47798 Krefeld
Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung des KBK gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems soll technisch auf Servern des KBK erfolgen und die Lizenzen hierfür sollen auch erworben werden. Der Betrieb soll jedoch durch den Auftragnehmer im Sinne eines "Software as a Service" erbracht werden. Das heißt Installationen, Updates, Backups usw. sollen durch den Auftragnehmer erfolgen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere:
- die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf),
- die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen:
- die initiale Installation,
- das notwendige Customizing,
- die initiale Konfiguration sowie
- die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur.
- (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche,
- die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD (hier bei der Zulieferung von Unterlagen zum System),
- die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation,
- die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen.
Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an:
- die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege,
- die Durchführung von Backups und Updates im Betrieb,
- ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems sowie
- sonstige Leistungen.
In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 250 Nutzer Zugriff auf das System erhalten. Hinzu kommt der gleichzeitige Zugriff von im Schnitt 10 externen Nutzern. Ziel ist, dass in der finalen Ausbaustufe ca. 450 Nutzer Zugriff auf das System bekommen. Hierbei wird es sowohl Nutzer geben, welche das System täglich zur Erledigung ihrer fachlichen Aufgaben verwenden als auch Nutzer, welche nur gelegentlich Zugriff benötigen (bspw. zur Freigabe von Rechnungen).
In der späteren Angebotsphase wird von den aufgeforderten Bewerbern die Einreichung eines Projektzeitenplans erwartet. In vertretbaren Gründen ist die Überschreitung der Laufzeit möglich.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der in den Teilnahmeunterlagen enthaltenen Punktverteilung und Bewertungsmatrix: Siehe Dokumente
- "A01_Begleitschreiben zum Vergabeverfahren_TW", Kapitel 4.3 "Eignungskriterien" und Kapitel 4.4 "Bewertung"
- "Anl_05_Detaillierte Wertungsmatrix des Teilnahmewettbewerbs"
Im Falle von Punktgleichheit erfolgt die Auswahl mittels Los.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Einzureichende Unterlagen:
1. Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
2. Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage A03)
3. Eigenerklärung-Sanktionen-EU (Anlage A04)
Einzureichende Unterlagen:
1. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit entsprechender Deckungssumme
2. Soweit relevant: Bietergemeinschaftserklärung und/oder Nachunternehmerleistungen:
Von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung (Anlage A05) und/oder unterschriebene Eigenerklärung über Untervergabe und Drittunternehmen (Anlage A06) und/oder unterschreibene Verpflichutungserklärung Nachunternehmer (Anlage A07)
zu 1: Vorlage des Nachweises Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme i. H. v. mindestens 1.000.000 EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden, zweifach maximiert pro Jahr (aktuell gültige Fremdbescheinigung des Versicherungsgebers) oder Eigenerklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Diese muss bis zum Ende des Projektes bestehen.
Einzureichende Unterlagen:
1. vollständig ausgefüllter Antwortbogen (Anlage A02)
- Kurzdarstellung des Unternehmens / der Bietergemeinschaft
- Beschreibung des Vorgehens im Projekt und der getroffenen Maßnahmen zur Qualitätssicherung
- Beschreibung der getroffenen Maßnahmen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit
- Umsetzung der IT-Sicherheit nach ISO 27001 oder vergleichbar (z.B. BSI-Grundschutz)
- Umsetzung eines Qualitätsmanagements nach ISO 9001 oder vergleichbar
- Qualifikation des Projektteams (in der Summe 3 Mitarbeiterprofile)
- Referenzprojekte (in der Summe 3 Referenzen)
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerberbogens um Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Bewerberbogen wird ausschließlich über den unter Ziff. I.1) bezeichneten elektronischen Projektraum zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und dem Auftraggeber erfolgt ausschließlich über den o. g. Projektraum. Beteiligte sind im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen des Auftraggebers zukontrollieren. Die kostenfreie Registrierung wird empfohlen.
2. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist bis zu dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin ausschließlich elektronisch in Textform über den unter Ziff. I.1) benannten Projektraum einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (d. h. nicht elektronisch) eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
3. Im elektronischen Projektraum sind neben dem Bewerberbogen (Antwortbogen Eignungskriterien) auch eine Leistungsbeschreibung registrierungsfrei verfügbar. Weitere Unterlagen (Aufforderung zur Angebotsabgabe, Vertragstext etc.), welche erst für die Erstellung eines Angebots benötigt werden, werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt.
4. Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Ein Austausch von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers, die grds. nur bei gleicher fachlicher Qualifikation erteilt wird. Entsprechendes gilt für einen Austausch von vorgesehenen Nachunternehmern, auf die sich ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft im Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner/ihrer Eignung im Auftragsfall berufen hat.
5. Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.
Bekanntmachungs-ID: CXVHYY0Y1CZV06FY
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Fax: +49 221-1472889
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechzeitig gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Rüge- und Antragsfrist im Einzelnen § 160 Abs. 3 GWB).