Öffentliche Ausschreibung 2023 Universität zu Köln - Vertragsmanagementsystem 2023-10-17

Universität zu Köln - Vertragsmanagementsystem

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50923
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Abteilung 64 - Einkauf
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://uni-koeln.de/
Adresse des Beschafferprofils: https://www.vergabe.nrw.de/

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Universität zu Köln - Vertragsmanagementsystem

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79994000 Vertragsverwaltung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Universität zu Köln hat ihren Beschaffungsbedarf wie folgt festgelegt:

Das neu zu beschaffende Vertragsmanagementsystem bezieht seine Daten aus dem bereits bestehenden SAP-System und liefert zum Teil auch Daten in dieses SAP-System zurück. Es muss sich daher nahtlos in das bestehende SAP-System einfügen. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die Schnittstellen zum SAP-System mittel- und langfristig funktionieren werden.

Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass es im laufenden Betrieb nicht zu Problemen kommt, die durch Updates des Vertragsmanagementsystems oder aus Updates des SAP-Systems ("neue Releases") verursacht werden. Der Updatezyklus für Standardsoftwareprodukte hat sich in den letzten Jahren allgemein deutlich beschleunigt. Probleme im Betrieb nach dem Einspielen von Updates können entsprechend häufig auftreten, wenn das Vertragsmanagement nicht optimal auf das bestehende SAP-System abgestimmt ist.

Störungen im Betrieb des Vertragsmanagements würden dazu führen, dass die Arbeit in diversen Abteilungen der Universität zu Köln massiv behindert wird. Insbesondere wird es nicht möglich sein, Rechnungen anhand der im System hinterlegten Vertragsdaten und Verträge zu prüfen und dement-sprechend Zahlungen auszulösen. Ein weiteres Beispiel für negative Folgen sind die Auswirkungen auf das Immobilienmanagement, welches ohne die hinterlegten Mietverträge in seiner Arbeit massiv eingeschränkt wäre.

Der beschriebene Beschaffungsbedarf wird nur von SAPAriba contracts gedeckt.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 1.50 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

48611000 Datenbanksoftwarepaket

48612000 Datenbankverwaltungssystem

48614000 Datenerfassungssystem

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf Albertus-Magnus-Platz 50923 Köln D6-Abt64

Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Zielsetzung ist die Einführung und Implementierung eines Vertragsmanagement Systems mit einer Schnittstelle zum vorhandenen SAP-Warenwirtschaftssystem, das die Vertragsverwaltung, -erstellung und -controlling umfasst, um mehr Effizienz, Effektivität und Transparenz zu erreichen. Verträge jeglicher Art sollen revisionssicher verwaltet und archiviert werden.

Die Vertragsmanagement-Gesamtlösung mit all ihren Komponenten muss so gestaltet sein, dass alle Vertragsarten bedient, d.h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die Lösung über Schnittstellen (s. unter 3.2) in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur des Auftraggebers integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)

Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen

Erläuterung:

Die Rechtfertigung für den Produktbezug liegt vor.

Nach ständiger Rechtsprechung des OLG Düsseldorf muss jede Prüfung des Ausnahmetatbestandes aus § 31 Abs. 6 S.1, 2. HS VgV am Beschaffungsbedarf ansetzen. Der öffentliche Auftraggeber ist in der Festlegung seines Beschaffungsbedarfs keinerlei vergaberechtlichen Bindungen unterworfen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII Verg 16/12; VK Westfalen, Beschluss vom 25. Januar 2017 - VK 1 - 47/16). Im vorliegenden Fall hat die Universität ihren Beschaffungsbedarf dahin-gehend festgelegt, dass sie Probleme im laufenden Betrieb minimieren und eine möglichst hohe Integration der Vertragsmanagementlösung erreichen möchte.

Ist der Beschaffungsbedarf festgelegt, so darf laut OLG Düsseldorf nur noch danach gefragt werden, ob diese Festlegung sachlich nachvollziehbar ist. Das ist hier der Fall. Die Erwägungen der Universität zu Köln sind in sich schlüssig. Und sie beruhen auf dem objektiven, an der Hochschule bestehenden Sachverhalt. Soweit Prognosen über die erhöhten Risiken beim Einsatz alternativer Lösungen angestellt werden, basieren auch diese auf objektiven Grundlagen.

Auch das Ziel der Risikovermeidung ist legitim und auftragsbezogen. Nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf darf der Auftraggeber bei der Vergabe komplexer IT-Leistungen den sichersten Weg wählen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII Verg 16/12). Er muss nicht sehenden Auges ein höheres Risiko des Fehlschlags in Kauf nehmen, um Wettbewerb zu ermöglichen. Das Gericht führt hierzu aus, dass "allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproble-men und hohem Umstellungsaufwand" einen Produktbezug rechtfertigen. In einer weiteren Entscheidung zu einem ähnlichen Sachverhalt stellte der Senat erneut fest, dass die Verringerung von Risikopotentialen einen hinreichenden sachlichen Grund für einen Produktbezug darstellt (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 12.02.2014 - VII Verg 29/13 Rn. 26).

Die Festlegung des sachlichen Grundes erfolgte auch nicht, um andere Wirtschaftsteilnehmer zu diskriminieren.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Auftragsvergabe SAP Deutschland SE & Co. KG

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

29/09/2023

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co. KG
Postanschrift: Hasso-Plattner-Ring 7
Ort: Walldorf
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 69190
Land: Deutschland
E-Mail:

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1.00 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CY1CSE53W4

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

12/10/2023

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