Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial Referenznummer der Bekanntmachung: B-2023-0031
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 201-8811421
Fax: +49 201-889111421
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.essen.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial
Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus.
Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet.
Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate (01.03.2024 bis 28.02.2026) und verlängert sich zweimal stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die Vertragslaufzeit beträgt dementsprechend maximal 48 Monate und endet bei Inanspruchnahme aller Optionen spätestens am 29.02.2028.
Stadt Essen, Zentrales Vergabe- und Beschaffungsmanagement Rathaus, Porscheplatz 1 45127 Essen Die Lieferung hat an insgesamt ca. 100 Dienststellen im gesamten Stadtgebiet zu erfolgen.
1 Allgemeines
Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus.
Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet.
Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit (siehe Abschnitt 3.3 "Rechnungsstellung").
Die Büroverbrauchsmaterialien müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln (z. B. ISO, DIN etc.) erfüllen, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart ist.
Details zur Vertragslaufzeit sind den Ausführungen unter Abschnitt 3 "Vertrags-/Preisgestaltung und Rechnungslegung" zu entnehmen.
Die im Preisblatt aufgeführten Mengen stellen den voraussichtlichen Bedarf während der Mindestvertragslaufzeit (24 Monate) dar und basieren auf den in Vorjahren ermittelten Abrufmengen. Der kalkulierte Bedarf der beiden optionalen Vertragsverlängerungen (je 12 Monate) entspricht dementsprechend jeweils ca. der Hälfte der im Preisblatt angegebenen Mengen. Es besteht kein Anspruch auf die volle Ausschöpfung der entsprechenden Mengen. Diese stellen somit keine Mindest- oder Höchstabnahmemenge dar.
Es gelten die Bedingungen der Stadt Essen. Die allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt.
2 Logistische Rahmenbedingungen
2.1 Basisdaten
Das genannte Kernsortiment umfasst rd. 200 Artikel. Der Bestellkatalog inklusive sämtlicher Preise soll den Organisationseinheiten auf Anforderung in digitaler Form (PDF-Format) zur Verfügung gestellt werden.
2.2 Bestellverfahren
Die Organisationseinheiten ordern die Katalogware wie unter Abschnitt 1 "Allgemeines" beschrieben im Onlineshop direkt bei dem Auftragnehmer. Das Bestellwesen soll über einen Onlineshop via gesicherten Internetzugang (https) erfolgen.
Vom Bieter sind feste Ansprechpartner*innen für die Auftragsbearbeitung zu benennen.
2.3 Lieferung
In Bezug auf die Lieferung sind folgende Bedingungen bzw. Vorgaben zu beachten:
1. Die Lieferung erfolgt an die Organisationseinheiten im gesamten Stadtgebiet von Essen, in der Zeit von Montag bis Freitag grundsätzlich von 8:00 Uhr - 12:00 Uhr. Bei den Organisationseinheiten handelt es sich um ca. 100 Dienststellen der Stadtverwaltung. Die jeweilige Lieferadresse geht aus der Bestellung hervor. Es erfolgen ca. 1.000 Abrufe pro Jahr. Nach Erhalt des Abrufauftrages ist die Lieferung innerhalb einer Lieferfrist von maximal drei Werktagen sicherzustellen.
2. Ab einem Mindestbestellwert in Höhe von 20,00 EUR netto pro Auftrag erfolgt die Lieferung immer versandkostenfrei.
3. Sollte die Lieferung aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, nicht fristgerecht erfolgen, ist der*die Besteller*in umgehend zu informieren und der voraussichtliche Liefertermin mitzuteilen.
4. Die Straßenverkehrsvorschriften bezüglich der Be- und Entladezeiten sind entsprechend zu beachten. Ausnahmegenehmigungen zur Erweiterung der Ladezeiten werden nicht erteilt. Ordnungswidrigkeiten, die auch im Zusammenhang mit der Ladetätigkeit geahndet werden, werden nicht von der Auftraggeberin reguliert.
Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Dienststellen, die innerhalb dieser Umweltzone liegen, können nur mit Fahrzeugen beliefert werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind.
5. Die Auslieferung erfolgt grundsätzlich durch das Personal des Händlers. Die Beauftragung von Paketdiensten und Speditionen ist nur dann zulässig, wenn diesen aufgegeben wird, dass die Lieferung frei Verwendungsstelle zu erfolgen hat. Falsche Zustellungen oder Retouren gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Müssen durch den Erfüllungsgehilfen falsch gelieferte Waren durch Mitarbeiter*innen der Stadt Essen an die tatsächliche Verwendungsstelle verbracht werden, so wird dies dem Aufwand entsprechend bei der betreffenden Rechnung in Abzug gebracht, pauschal jedoch mindestens ein Betrag in Höhe von 20,00 EUR netto.
2.4 Testphase
Im Rahmen einer kurzen Testphase sollen zunächst die Bestellungen aus der Verwaltung ausschließlich durch die Mitarbeiter*innen der Vergabestelle im Webshop ausgeführt werden. Die Erkenntnisse aus der Testphase sollen Umstellungsproblematiken entgegenwirken. Nach Abschluss dieser Phase soll der Webshop nach Absprache mit der Vergabestelle allen berechtigten Personen der übrigen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt werden. Dem Auftragnehmer wird dazu eine Excel-Liste mit den notwendigen Angaben zu den berechtigten Usern*Userinnen für die Bestell- und Genehmigungsebene zur Verfügung gestellt. Aktuell handelt es sich um ca. 140 User*innen auf der Bestellebene und 110 User*innen auf der Genehmigungsebene.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate (01.03.2024 bis 28.02.2026) und verlängert sich zweimal stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die Vertragslaufzeit beträgt dementsprechend maximal 48 Monate und endet bei Inanspruchnahme aller Optionen spätestens am 29.02.2028.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Eigenerklärung zur Eignung
Eigenerklärung zur Eignung
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68Y1EUKBKBG
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889