Öffentliche Ausschreibung Köln 2023 Scan-Dienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: KDN-02-2023-04 2023-09-20

Scan-Dienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: KDN-02-2023-04

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: KDN - Dachverband kommunaler IT Dienstleister
Postanschrift: Enggasse 2
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA2 Köln
Postleitzahl: 50668
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kdn.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: GKD Paderborn Gemeinschaft für Kommunikationstechnik,
Postanschrift: Technologiepark 11
Ort: Paderborn
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Postleitzahl: 33100
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.gkdpb.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Hagen
Postanschrift: Rathausstraße 11
Ort: Hagen
NUTS-Code: DEA53 Hagen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 58095
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.hagen.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: ITK Rheinland Kommunaler Zweckverband
Postanschrift: Hammfelddamm 4
Ort: Neuss
NUTS-Code: DEA1D Rhein-Kreis Neuss
Postleitzahl: 41460
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.itk-rheinland.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur
Postanschrift: Bonnerstr. 16-18
Ort: Frechen
NUTS-Code: DEA27 Rhein-Erft-Kreis
Postleitzahl: 50226
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kdvz-frechen.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Oberhausen
Postanschrift: Schwartzstraße 72
Ort: Oberhausen
NUTS-Code: DEA17 Oberhausen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 46042
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.oberhausen.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh
Postanschrift: Lombardenstr. 24
Ort: Aachen
NUTS-Code: DEA2D Städteregion Aachen
Postleitzahl: 52070
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.regioit.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Remscheid
Postanschrift: Theodor-Heuss-Platz 1
Ort: Remscheid
NUTS-Code: DEA18 Remscheid, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 42853
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.remscheid.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Bochum
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 2-6
Ort: Bochum
NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44777
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bochum.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Dortmund
Postanschrift: Südwall 2 - 4
Ort: Dortmund
NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44122
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.dortmund.de/

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen
Postanschrift: Castroper Straße 30
Ort: Recklinghausen
NUTS-Code: DEA36 Recklinghausen
Postleitzahl: 45665
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.gkd-re.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe
Postanschrift: Ebertstraße 11
Ort: Gelsenkirchen
NUTS-Code: DEA32 Gelsenkirchen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45879
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.gkd-el.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Herne
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Platz 2
Ort: Herne
NUTS-Code: DEA55 Herne, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44623
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.herne.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: SIT GmbH
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Ort: Hemer
NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis
Postleitzahl: 58675
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sit.nrw/

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Wuppertal
Postanschrift: Johannes-Rau-Platz 1
Ort: Wuppertal
NUTS-Code: DEA1A Wuppertal, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 42275
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wuppertal.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: LVR-InfoKom
Postanschrift: Ottoplatz 2
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA2 Köln
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.infokom.lvr.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Bundesstadt Bonn
Postanschrift: Berliner Platz 2
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53101
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bonn.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Zweckverband KAAW - Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West
Postanschrift: Alte Münsterstraße 16
Ort: Ibbenbüren
NUTS-Code: DEA37 Steinfurt
Postleitzahl: 49477
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kaaw.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Köln
Postanschrift: Historisches Rathaus
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.koeln.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe
Postanschrift: Bismarckstraße 23
Ort: Lemgo
NUTS-Code: DEA45 Lippe
Postleitzahl: 32657
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.krz.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster, citeq
Ort: Münster
NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 48127
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.citeq.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Landeswohlfahrtsverband LWV Hessen
Postanschrift: Ständeplatz 6 - 10
Ort: Kassel
NUTS-Code: DE73 Kassel
Postleitzahl: 34117
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.lwv-hessen.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag betrifft eine gemeinsame Beschaffung

Im Falle einer gemeinsamen Beschaffung, an der verschiedene Länder beteiligt sind – geltendes nationales Beschaffungsrecht:

Beschaffungsrecht des Landes Nordrhein-Westfalen

Das Vergabeverfahren wird durch den KDN eigenverantwortlich geführt.

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6E62WR/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6E62WR

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Dachverband kommunaler IT-Dienstleister

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: IT-Dienstleistungen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Scan-Dienstleistungen

Referenznummer der Bekanntmachung: KDN-02-2023-04

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79999000 Scanning und Rechnungsstellung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Rahmenvereinbarung über die Durchführung von Scan-Dienstleistungen

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: ja

Angebote sind möglich für alle Lose

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Verwaltungsakten

Los-Nr.: 1

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

79999000 Scanning und Rechnungsstellung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE Deutschland

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen.

Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen.

Die in der Anlage 1.1 (Abrufberechtigte) dargestellten Mitglieder des KDN sowie der KDN selbst werden aus der geschlossenen Rahmenvereinbarung Lieferungen und Leistungen beziehen. Die Abrufberechtigte werden ab dem Zeitpunkt, der in der Anlage 1.1 angegeben ist, Abrufe vornehmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Preis

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: 15 000 000.00 EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 24

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Regelvertragslaufzeit der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen beträgt je Los 24 Monate. Der KDN behält sich eine zweimalige Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate vor. Die max. Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt inklusive der Verlängerungsoptionen mithin 48 Monate.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

- Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung wird für die Regelvertragslaufzeit angegeben und stellt die maximal mögliche Investition des Auftraggebers und der abrufberechtigten Mitglieder auf der Basis dieses Vertrages innerhalb dieser Zeitspanne. Er beträgt für 24 Monate:

o Für Los 1: 15.000.000 EUR

Bei Ausübung der Verlängerungsoptionen wird der genannte Höchstwert, für den gesamten Vertrag entsprechend der jeweiligen Laufzeit anteilig erhöht.

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Bauakten samt Baupläne

Los-Nr.: 2

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

79999000 Scanning und Rechnungsstellung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE Deutschland

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Preis

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: 10 000 000.00 EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 24

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

o Für Los 2: 10.000.000 EUR.

Bei Ausübung der Verlängerungsoptionen wird der genannte Höchstwert, für den gesamten Vertrag entsprechend der jeweiligen Laufzeit anteilig erhöht.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1. Handelsregisterauszug (bei Abgabe nicht älter als drei Monate)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

2. Unternehmensbeschreibung, insbesondere Darstellung von Leistungsspektrum und Kerngeschäft sowie Unternehmensorganisation. Ferner sind Standorte, Geschäftsstellen, Kundendienst, Ansprechpartner im Unternehmen zu nennen. (Eigenerklärung)

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

3. Angaben zum Jahresumsatz der letzten drei (3) Jahren über den Gesamtumsatz des Unternehmens und den Umsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich

Mindestanforderungen:

Erforderlich ist ein Durchschnittsumsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich von mindestens:

Los 1 Verwaltungsakten: 6.000.000 EUR pro Jahr

Los 2 Bauakten samt Baupläne: 3.500.0000 EUR pro Jahr

4. Betriebshaftpflichtversicherung: Vorlage der Kopie eines aktuellen Haftpflichtversicherungsscheins oder Zusage auf Abschluss einer entsprechenden Haftpflichtversicherung im Falle einer Auftragserteilung.

Mindestanforderungen:

Erforderlicher Mindestversicherungsschutz von 1,5 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. Euro für Vermögensschäden jeweils bei zumindest doppelter Jahreshöchstleistung.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

5. Angabe über die Gesamtanzahl der Beschäftigten im Unternehmen und in dem ausschreibungsrelevanten Bereich in den letzten drei (3 ) Jahren.

6. Nachunternehmer: Angabe über den geplanten Einsatz von Nachunternehmern und zu einer evtl. Eignungsleihe; im Fall der Eignungsleihe ist zusätzlich eine gem. Vordruck 3.2 Nachunternehmer-Verpflichtungserklärung abzugeben.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

7. Referenzen: Angaben zu früheren vergleichbaren Projekte und Referenzen des Bieters unter Angabe des Auftraggebers, Beschreibung des Leistungsgegenstandes, Auftragsvolumen, Dauer, Beginn und Ende des Vertrages und eines Ansprechpartners.

Mindestanforderungen:

Es sind mindestens drei (3) Referenzen aus der jüngeren Vergangenheit (der Abschluss des Referenzauftrags [Auftragsende] darf nicht vor dem 13.10.2020 liegen) über vergleichbare Projekte mit einer Größenordnung von mindestens

Los 1 Verwaltungsakten: 14.000.000 Blatt mit gemischten Ausgangsmaterial mit einer Größenordnung mit gemischten Ausgangsmaterial zur Digitalisierung von Akten durchgeführt wurden

Los 2 Bauakten samt Baupläne: 9.000.000 Blatt mit gemischten Ausgangsmaterial mit einer Größenordnung mit gemischten Ausgangsmaterial zur Digitalisierung von Akten durchgeführt wurden

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

8. Erklärung gemäß Verordnung EU 2022-576

9. Eigenerklärung zur Eignung (betr. Ausschlussgründe §§ 123, 124 GWB)

Vertragsbedingungen gem. Vergabeunterlagen

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 17/10/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 29/02/2024

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 17/10/2023

Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

s. Vergabeunterlage

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6E62WR

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

15/09/2023

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