Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Projektzeiterfassung und Schulungen
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift: Keplerstraße 7
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70174
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Beschaffungsstelle
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.uni-stuttgart.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Projektzeiterfassung und Schulungen
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Projektzeiterfassung und Schulungen
Stuttgart
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen zentralen ERP-Systems für die Universität Stuttgart auf Basis von SAP S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts. Die Universität Stuttgart betreibt derzeit ein SAP ERP 6.0 sowie ein SAP Business Warehouse (getrennte virtualisierte Server), welche beide auf SAP NetWeaver 7.5 basieren. Als Datenbank wird MS SQL Server eingesetzt. Beide Systeme sind als 3-Systemlandschaft aufgebaut. Sie wurden 2007 als zentrale Systeme für das Rechnungswesen eingeführt.
Fachlich sind die Module FI, FI-AA, CO und PSM ausgestaltet. Logistische Prozesse wie z.B. der Einkauf finden im System nicht statt. Die Personalabrechnung findet über das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg extern statt. Personalstammdaten sind nicht im System integriert. Das SAP ist zentralistisch organisiert. Ein Zugriff aus der Dezentrale auf das zentrale ERP-System besteht nicht.
Die IT-Landschaft in den dezentralen Einrichtungen ist sehr heterogen. Während sehr kleine Institute auf Basis von Papier und Excel arbeiten, wurden in anderen Einrichtungen eigenständige ERP-Systeme mit unabhängiger Stammdatenhaltung, eigener Buchhaltung und teilweiser auch eigener Personalverwaltung eingeführt. Der hierfür genannte Grund ist eine nicht ausreichende Prozessunterstützung der dezentralen Belange durch das SAP-System der Zentralverwaltung. Beispielsweise werden keinerlei Aspekte der Planung für dezentrale Einheiten ermöglicht. Ein weiterer oft genannter Aspekt betrifft die fehlende Sys-temunterstützung zur Abwicklung von Drittmittelprojekten im Sinne eines zentralen Projektcontrollings. Insbesondere bei komplexen Projekten (bei denen einzelne Institute z.B. die Konsortialführerschaft in-nehaben) sind die derzeit im zentralen ERP-System angebotenen Strukturen nicht zweckmäßig.
Eine Schnittstelle zum HIS SVA für das Personalmanagement existiert derzeit nicht. Das System d.3ecm als revisionssicheres Archiv (inkl. SAP ArchiveLink-Schnittstelle) wurde im Rahmen des Projekts "Digitaler Rechnungsworkflow (DRW)" eingeführt. Der Roll-Out der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Rahmen dieses Projekts auf Basis der Lösung XSuite Invoice auf die gesamte Universität wird bis Ende 2021 abgeschlossen sein. Mit dieser Lösung werden große Teile der bisher papierbasierten Auszahlungs-anordnungen durch einen digitalen Workflow ersetzt.
Die Schnittstellenlogik (insb. für die Übergabe der Kassenbuchungen aus den dezentral betriebenen ERP-Systemen) ist größtenteils in ein separates "Schnittstellensystem" (Eigenentwicklung) ausgelagert worden.
Das BW-System wertet ausschließlich Daten aus dem SAP ERP aus, weitere Systeme sind derzeit nicht an-gebunden. Einen "Kontoauszug" im Sinne eines PSM-Budgetberichts bekommen die dezentralen Einrich-tungen über einen SAP BW-Bericht zur Verfügung gestellt, der zentral einheitlich zur Verfügung gestellt wird. Die Neukonzeptionierung des Berichtswesens ist Bestandteil der in diesem Dokument beschriebenen Aufgaben.
Die dezentral betriebenen Lösungen bieten nur wenig Integration mit dem System der Zentralverwaltung. In den Bereichen, die nicht mit der Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung abgedeckt werden, beschränkt sich eine Schnittstellenanbindung häufig auf das automatische Erzeugen der Papieranordnungen, die gedruckt an die Zentralverwaltung geschickt werden. Ein mengen-/wertmäßiger Abgleich ist aufgrund des zeitlichen Versatzes der Buchungen in den Systemen nur schwer möglich. Wenn ein Abgleich geschieht, dann rein manuell durch den händischen Vergleich von Berichten. Dies führt insbesondere im Rahmen des Jahresabschlusses sowie bei der Erzeugung von Steuermeldungen zu regelmäßigen Fehleranalysen und entsprechendem Frustpotential in der Zentralverwaltung und den dezentralen Einrichtunge
Die Universität Stuttgart beabsichtigt, SAP S/4HANA in mehreren Implementierungsstufen einzuführen und damit eine Modernisierung ihres bestehenden ERP-Systems zu erreichen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Beratung und Dienstleistung zur Erstellungeines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart
Postanschrift: Uni-Campus Nord
Ort: Saarbrücken
NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
Postleitzahl: 66123
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Fortsetzung zu Ziffer VII.2.2): Der Gesamtcharakter des Projektvertrags sowie des zu erstellenden ERP-Systems ändert sich durch die Änderung nicht, da es sich weiterhin um Beratungs-/Dienst- und Werkleistungen für das ERP-Projekt handelt.
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Auf die Frist gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB wird hingewiesen: Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Ort: xx
Land: Deutschland
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
Stuttgart
Es handelt sich um zwei Beschaffungsteile:
1) Vorgezogene Implementierung der Projektzeiterfassung in Implementierungsstufe 1b. Funktionaler Leistungsumfang unverändert, siehe Beschreibung in Ziffer II.2.4).
2) Zusätzliche Beauftragung von Endanwenderschulungen.
Ort: Saarbrücken
NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
Land: Deutschland
A) Frühere Vertragsänderungen:
a) Geringfügige Auftragserweiterung auf Grundlage eines Change Requests in der Stufe 1a (Dienstleistungen Initiierungsphase Implementierung Grundsystem).
b) Beauftragung der Implementierung der sog. Stufe 1(Leistungen Stufe 1b) unter Änderung und Erweiterung des Auftragsgegenstands beauftragt (Änderungen im Kontierungsmodell, erweiterte Aufgaben aufgrund höherer Abstimmungsaufwände, Verschiebung des Enddatums in Bezug auf die Implementierung Stufe 1).
B) Jetzt beauftragte Änderungen:
a) Zusätzliche Implementierung der Projektzeiterfassung in Implementierungsstufe 1b. Funktionaler Leistungsumfang unverändert, siehe Beschreibung in Ziffer II.2.4).
b) Zusätzliche Beauftragung von Endanwenderschulungen.
Die Auftraggeberin stützt die Auftragsänderungen-/erweiterungen auf den Ausnahmetatbestand des § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB-. Da es sich um zwei Sachverhalte handelt, reicht der Platz in Ziffer VII.2.2) für die Begründung nicht aus. Siehe daher Ziffer VII.2.2) UND hier Ziffer VII.2.1).
Gründe für die Änderung:
Für die Implementierung der Projektzeiterfassung in Implementierungsstufe 1b:
Im aktuellen Produktivsystem der Universität Stuttgart werden Arbeitszeiten in wirtschaftlichen Projekten in einem webbasierten System (System PZE) erfasst. Dieses System ist per Schnittstelle an SAP ECC 6.0 angeschlossen. In der Projektzeiterfassung wird auf das aktuell gültige Kontierungsmodell Bezug genommen. Dieses Kontierungsmodell ändert sich mit dem Umstieg auf SAP S/4 HANA grundlegend, sodass hier Anpassungen im PZE und in der Schnittstelle nötig werden. Das System selbst ist technisch veraltet, ein Supportvertrag mit dem Hersteller existiert nicht. Der Mitarbeiter der Universität, der die Schnittstelle zwischen PCT und SAP betreut hat, wurde im Frühjahr 2023 in den Ruhestand verabschiedet. Daher muss die Umsetzung bereits jetzt in der Implementierung des Grundsystems erfolgen.
• Die Projektzeiterfassung bzw. deren Implementierung war nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen, weil für die Universität nicht vorhersehbar war, dass die Projektzeiterfassung obsolet und nicht mehr kompatibel sein würde.
• Technische und wirtschaftliche Gründe: Eine Erbringung der genannten Leistungen durch einen „Drittauftragnehmer“ wäre bereits technisch kaum möglich, da die Leistungen nicht sauber vom Auftragsgegenstand für das Gesamtsystem zu trennen wären. Im Übrigen wäre jedoch ein solches Vorgehen aber auch wirtschaftlich sinnlos, da ein Drittunternehmer den immens großen Einarbeitungsaufwand ebenfalls mit abrechnen würde und die Kooperationshindernisse in Bezug auf diejenigen Leistungen, die im „Gesamtprojekt“ und in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin erbracht werden, mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch zu technischen Folgeproblemen im System führen würden.
Für die Endanwenderschulungen: Diese waren nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen, weil die Universität von einem „Train-The-Trainer“-Konzept ausgegangen war und dieses ausgeschrieben hatte. Interne Umstände erfordern jetzt eine externe Erbringung.Die benötigten Schulungen sollen und müssen sich auf das konkrete System der Universität Stuttgart beziehen. Standard SAP-Schulungen werden hier nicht ausreichen, um einen erfolgreichen und für die Universität nutzenstiftenden Systemumstieg zu erreichen. Dies trifft auch auf die Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderhandbüchern zu. Eine Erbringung durch einen „Drittauftragnehmer“ wäre bereits technisch kaum möglich, da sich dieser zuerst in die Spezifika des Systems der Universtität einarbeiten müsste und auch die hinter dem System liegenden Prozessabläufe nicht kennt. Beträchtliche Zusatzkosten, da ein Drittunternehmer den immens großen Einarbeitungsaufwand ebenfalls mit abrechnen würde.Siehe auch Ziffer VII.2.1)