Rechnungsbearbeitung Referenznummer der Bekanntmachung: FV3-04/05/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Nauheimer Straße 98
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70372
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.pbeakk.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rechnungsbearbeitung
Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Sammelrechnungen für Krankenkassenleistungen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten sonstigen Leistungserbringern oder deren Dienstleistern (Abrechnungszentren etc.) gestellt werden und auf denen die gegenüber mehreren Versicherten der PBeaKK erbrachten Leistungen zusammengefasst werden. Mit Ausnahme dieser Sammelrechnungen erfolgt die komplette Leistungsbearbeitung der AG papierlos, so dass dieser Prozess eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Daher sollen diese Leistungen durch einen externen Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die AG übernommen werden. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d.h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Rahmenbedingungen:
- Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form
- Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung
- Ermittlung des Auszahlbetrages und Einstellen des Betrags in das System der AG und Zahlbarmachung
- Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z.B. Belastungsgrenze, Zuzahlung) und ggf. Abstimmung mit benannten Verantwortlichen der PBeaKK
- Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten
- Archivierung der Sammelrechnungen und Belege
- Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen
- Erstellung von Auswertungen und Statistiken
Die AG geht von einer jährlichen Menge von ca. 18.000 Sammelrechnungen aus.
Erfahrungswerte zeigen, dass zur Bearbeitung der vorgenannten Rechnungsmenge durchschnittlich 6.000 Stunden pro Jahr (durchschnittlich 500 pro Monat) notwendig sind.
Aufgrund des Abrechnungsverhaltens der Leistungserbringer bzw. ihrer Abrechnungszentren liegt erfahrungsgemäß kein kontinuierlicher Rechnungseingang vor und es kommt tageweise zu Mengenschwankungen.
Aufgrund eines abnehmenden Versichertenbestandes und Veränderungen im Behandlungs- und Abrechnungsverhalten kann es zu Abweichungen von diesen Mengen kommen. Es handelt sich daher um reine Kalkulationsmengen: Die AG ist nicht verpflichtet dem AN bestimmte Leistungsmengen zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen bzw. zuzuweisen.
Deutschlandweit Die Sammelrechnungen gehen in physikalischer Form beim AN ein. Dazu nennt der AN eine deutsche Postadresse, an die die Dokumente gesendet werden sollen.
Die Sammelrechnungen werden direkt von den Leistungserbringern bzw. deren Dienstleistern an die vom AN benannte Postadresse gesendet. Es ist mit täglichem Eingang zu rechnen.
Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Sammelrechnungen für Krankenkassenleistungen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten sonstigen Leistungserbringern oder deren Dienstleistern (Abrechnungszentren etc.) gestellt werden und auf denen die gegenüber mehreren Versicherten der PBeaKK erbrachten Leistungen zusammengefasst werden. Mit Ausnahme dieser Sammelrechnungen erfolgt die komplette Leistungsbearbeitung der AG papierlos, so dass dieser Prozess eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Daher sollen diese Leistungen durch einen externen Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die AG übernommen werden. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d.h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Rahmenbedingungen:
- Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form
- Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung
- Ermittlung des Auszahlbetrages und Einstellen des Betrags in das System der AG und Zahlbarmachung
- Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z.B. Belastungsgrenze, Zuzahlung) und ggf. Abstimmung mit benannten Verantwortlichen der PBeaKK
- Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten
- Archivierung der Sammelrechnungen und Belege
- Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen
- Erstellung von Auswertungen und Statistiken
Die AG geht von einer jährlichen Menge von ca. 18.000 Sammelrechnungen aus.
Erfahrungswerte zeigen, dass zur Bearbeitung der vorgenannten Rechnungsmenge durchschnittlich 6.000 Stunden pro Jahr (durchschnittlich 500 pro Monat) notwendig sind.
Aufgrund des Abrechnungsverhaltens der Leistungserbringer bzw. ihrer Abrechnungszentren liegt erfahrungsgemäß kein kontinuierlicher Rechnungseingang vor und es kommt tageweise zu Mengenschwankungen.
Aufgrund eines abnehmenden Versichertenbestandes und Veränderungen im Behandlungs- und Abrechnungsverhalten kann es zu Abweichungen von diesen Mengen kommen. Es handelt sich daher um reine Kalkulationsmengen: Die AG ist nicht verpflichtet dem AN bestimmte Leistungsmengen zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen bzw. zuzuweisen.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von sechs Monaten vor Vertragsende zweimal, um jeweils ein Jahr zu verlängern.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von sechs Monaten vor Vertragsende zweimal, um jeweils ein Jahr zu verlängern.
Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung an den Auftragnehmer in Kraft. Vertragliche Leistungen sind vom Auftragnehmer ab dem 01.04.2024 zu erbringen. Der Leistungserbringung geht eine Projektinitialisierungsphase gemäß Nr. 1.1.2 der Leistungsbeschreibung (Anhang 1 der Vergabeunterlagen) voraus, die im 1. Quartal 2024 stattfindet. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, an dieser Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken. Der Vertrag ist zunächst bis zum 31.03.2026 befristet. Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von sechs Monaten vor Vertragsende zweimal, um jeweils ein Jahr zu verlängern
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
A) Nachweis darüber, dass die Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem sie ansässig sind, eingetragen sind. Nachweis darf zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" nicht älter als 6 Monate sein.
zu A) Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) oder Eigenerklärung (Angebotsformblatt, Anhang 7, Angebotsformblatt, Ziffer 4 liegt vor; im Falle eines Unterauftrags/Eignungsleihe zusätzlich formlose Eigenerklärung des Unterauftragnehmers/Dritten) liegt vor.
B) Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 0,5 Mio. für Vermögensschäden besteht, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich gesundheitsbezogener Daten und Sozialdaten) umfasst.
Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.
C) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie dem Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben), bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
zu B) Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses muss der Versicherungsschutz bestehen.
Vorbereitete Bestätigung - siehe Anhang 7, Angebotsformblatt, Ziff. 5 - liegt unterschrieben vor.
zu C) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A) liegt vollständig ausgefüllt und unterschrieben vor. Aus der Eigenerklärung gem. Anhang 6A muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Geschäftsjahre mindestens EUR 0,5 Mio. Netto-Umsatz mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.
D) Allgemeine Unternehmensdarstellung
(u.a. Gesellschafts-form; Leistungsportfolio; Standorte; Gesamtzahl des Personals; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden)
E) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem.
F) Darstellung der Erfahrungen im Bereich der Leistungsbearbeitung für Krankenkassen mit Leistungserbringerkommunikation durch Referenzen über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich der Leistungsbearbeitung (in der Branche Kranken- und Sozialversicherung) aus den letzten 3 Jahren
zu D) (Formlose) Eigenerklärung
zu E) Formlose Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Vorlage der Kopie des Nachweises.
zu F) Nachweis von mindestens 3 Referenzen (jede nicht älter als 3 Jahre) über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich der Leistungsbearbeitung (in der Branche Kranken- und Sozialversicherung).
Die Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht werden.
Die Referenzprojekte müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein.
Zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer).
Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich Anhang 6B "Referenzblatt" zu verwenden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Zum Einreichen von E-Rechnungen ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei
GmbH (OZG-RE; https://xrechnung-bdr.de) zu verwenden. Die Leitweg-ID der PBeaKK lautet 992-80031-57.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDW6VFM
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163