Öffentliche Ausschreibung Essen 2023 Einführung einer Digitalen Personalakte Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 Dez03

Einführung einer Digitalen Personalakte Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 Dez03 - 015

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR, Dezernat 03.2
Postanschrift: Hufelandstraße 55
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45147
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2017232633
Fax: +49 2017236735
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.uk-essen.de/unternehmen/management2/dezernatestabsstellen1/dezernate1/logistik0/

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY14L00VLQ/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY14L00VLQ

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung einer Digitalen Personalakte

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 Dez03 - 015

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Implementierung einer Softwarelösung zur Abbildung einer digitalen Personalakte (dPA), sowie alle Dienstleistungen, die zur erfolgreichen Inbetriebnahme und Anwendung der digitalen Personalakte notwendig sind. Die bisherigen Papierakten sollen vollständig ersetzt werden. Das Digitalisieren der Bestandsakten ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universitätsklinikum Essen, AöR Hufelandstraße 55 45147 Essen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Kern von digitalen Arbeitsprozessen im Personalwesen ist die Verfügbarkeit der zentralen Dokumente in digitaler Form. Das Universitätsklinikum Essen plant deshalb die Einführung einer Digitalen Personalakte, um die bisherigen Akten durch eine elektronische Version zu ersetzen.

Zurzeit erfolgt die Aktenführung in Papierform, gesammelt in einer Hängemappe mit weitestgehend chronologischer Sortierung. Nur vereinzelt sind Dokumente digital abgespeichert. Der Zugriff auf die Personalakten erfolgt durch die Mitarbeiter des Personalwesens, um - soweit notwendig - beschäftigungsrelevante Dokumente einzusehen oder diese abzuheften. Diese Notwendigkeit physisch auf die Akte zugreifen zu müssen, bringt verschiedene Herausforderungen in Bezug auf Effizienz, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit mit sich. Außerdem kommt es zu Herausforderungen bezüglich der Vollständigkeit und Einheitlichkeit der Aktenführung.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 3

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Anzahl der Bewerber: 3

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Qualität der Referenzen, vgl. im Einzelnen Anlage 1 Eignungsbewertung

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

-Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes / Wohnsitzes oder vergleich-bares Register, soweit dies in dem Mitgliedstaat geführt wird.

-das Formular 01_Anlage 1_Eignungsbewertung Teilnahmewettbewerb ist vom Bewerber auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Erklärung des Bieters, dass

1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist,

2. er sich nicht in Liquidation befindet,

3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind,

4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen)

5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist.

6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist

7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen)

8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt.

9. Der Auftragnehmer hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu

machen.

10. Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3

Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro)

11. Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Software Digitale Personalakte": bezogen auf

die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 400.000,00 EUR

(Vierhunderttausend Euro)

12. Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder

Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine

Mindestanforderung)

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

(1) Personelle Ressourcen

Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag

in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten

machen. Eine Mindestanzahl von 40 Mitarbeitenden ist hier erforderlich.

(2) Referenzen

Darüber hinaus sind zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vier

Referenzprojekte zur Einführung einer Softwarelösung zur Abbildung einer digitalen Personalakte

anzugeben. Zur Angabe der Referenzen ist die vorgegebene Übersichtsdarstellung zu verwenden. Für

jede Referenz ist eine Übersicht auszufüllen. Es sind geeignete Nachweise beizufügen, die die

Verifizierung der tatsächlichen Durchführung des Projekts ermöglichen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 04/10/2023

Ortszeit: 09:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 05/10/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit.

Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers, allen Bewerbern/Bietern

beantwortet. Es gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

Der Auftraggeber behält sich vor, Teststellungen durchzuführen.

Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen.

Eine Angebotsabgabe per E-Mail wird nicht akzeptiert.

Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses verpflichtet Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden zur Umsetzung der dort genannten Vorgaben. Diese umfassen unter anderem die Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette. D.h., unmittelbare Zulieferer (dies können auch Dienstleister sein) müssen so ausgewählt werden, dass diese keine der im LkSG benannten Rechte beeinträchtigen.

Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Zuwendung der Fördermittel.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY14L00VLQ

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR
Postanschrift: Hufelandstraße 55
Ort: Essen
Postleitzahl: 45147
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse: https://www.uk-essen.de/unternehmen/management2/dezernatestabsstellen1/dezernate1/logistik0/

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

01/09/2023

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