Öffentliche Ausschreibung Köln 2023 Digitalisierung und Lagerung von Personalakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 18 EU RX 2023-08-30

Digitalisierung und Lagerung von Personalakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 18 EU RX

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Köln AöR
Postanschrift: Kerpener Straße 62
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50937
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Beschaffung/Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 221/478-96623
Fax: +49 221/478-87805
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.uk-koeln.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYLY142U77TW/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYLY142U77TW

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung und Lagerung von Personalakten

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023 18 EU RX

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72512000 Dokumentenmanagement

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des Projektes "Digitale Personalakte" (im Folgenden: DPA) führt der Auftraggeber eine

elektronische Personalakte für den Personalbereich ein.

Ausgeschrieben wird die Digitalisierung von Bestandsakten und die Lieferung der digitalen Daten für den Import

der digitalen Dokumente in eine elektronische Personalakte für den Auftraggeber.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universitätsklinikum Köln AöR Kerpener Straße 62 50937 Köln Geschäftsbereich Personal

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vom Auftragnehmer sind folgende Leistungen zu erbringen:

1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung

2. Bereitstellung einer Aktenregistrierung

3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten

4. Digitalisierung der Papierakten

5. Rücklieferung von digitalisierten Akten

6. Vernichtung der Papierakten.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 10

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Auftraggeberin behält sich vor, für die Angebotsabgabe aus den qualifizierten Bewerbern für die 2. Stufe

des Verfahrens (Verhandlungsverfahren) 3 bis 5 anhand der folgenden Bewertung auszuwählen und da-mit

den Teilnehmerkreis zu reduzieren.

Es wird eine Rangfolge anhand der erreichten Punktzahl gebildet (Plätze 1 - 3 bzw. 1 bis 5). Bewerber mit der

gleichen Punktzahl werden alle berücksichtigt. Gelangen auf den letzten Rang mehrere Bewerber, entscheidet

entweder das Los oder es werden beide/alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Es erfolgt eine Bewertung der Angaben zu diesem Eignungskriterium nach den folgenden Kriterien:

A. Mindestanforderung: Es sind drei Referenzprojekte zur Digitalisierung und Lagerung besonders

schützenswerter Personalakten vollständig mit dem Formblatt 10 aufzuführen. Diese Referenzen dürfen nicht

älter als 3 Jahre sein.

Wurden alle drei Referenzprojekte bezogen auf die beschriebene Leistung durchgeführt, erhält das

Unternehmen pro Projekt 5 Punkte. Jede weitere den Anforderungen entsprechende Referenz erhält einen

weiteren Punkt. Maximal können noch 10 weitere Referenzen berücksichtigt werden.

Es können in Summe max. 25 Punkte hierbei erreicht werden.

B. Erfolgte bei den genannten Referenzprojekten eine Klassifizierung nach Dokumentenarten, erhält der

Bewerber pro Referenz einen weiteren Punkt. Erfolgte eine Klassifizierung nach mehr als 50 Dokumentenarten,

erhält die Referenz 2 Punkte. Es können max. 50 Punkte erreicht werden.

Insgesamt können somit maximal 75 Punkte erreicht werden.

Die Referenzen können bei Bedarf auf weiteren Blättern beschrieben werden.

Bitte reichen Sie nur zutreffende und wertbare Referenzen ein. Andere bleiben unberücksichtigt.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Einzureichende Unterlagen:

- Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs-oder Handelsregister (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Alle Anforderungen sind im Formblatt 1 (Übersicht Eignungsnachweise) aufgeschlüsselt.

1. Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag

oder Nachweis als eingetragener Verein (nicht älter als 01.07.2019).

2. Firmenprofil / Unternehmensdarstellung (A.Haupttätigkeit des Unternehmens; B.für den Auftraggeber

zuständige Niederlassung, sofern relevant).

3. Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 01.01.2022).

4. Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt

Nach den Richtlinien für die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge

sind bevorzugte Bewerber Spätaussiedler, Vertriebene, Sowjetzonen-Flüchtlinge, Verfolgte, Evakuierte sowie

Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten (Bevorzugten-Richtlinien - öABevR).

5. Eigenerklärung AentG (Formblatt 3).

6. Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (Formblatt 4).

7. Verpflichtungserklärung nach MiLoG (Formblatt 5).

8. Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach

Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO (Verordnung [EU] 2016/679 vom 27. April 2016),

(Formblatt 6).

7. Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (Formblatt 124_LD)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

- Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): 1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für

Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall (Formblatt 2)

2. Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und / oder Stadt).

3. Eigenerklärung zu den Umsätzen (mit Formblatt 124_LD).

4. Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind (mit

Formblatt 124_LD).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 1.) Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je

Schadensfall.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

- Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Referenzprojekte zur Digitalisierung und Lagerung besonders schützenswerter Personalakten (Formblatt 7).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Es sind drei Referenzprojekte zur Digitalisierung und Lagerung besonders schützenswerter Personalakten

vollständig mit dem Formblatt 10 aufzuführen. Diese Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (Stichtag:

Teilnahmefrist gemäß dieser Bekanntmachung).

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Besondere Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes

Nordrhein Westfalen (BVB TVgG NRW)

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 26/09/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 27/09/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, § 160 Abs. 2 GWB.

Hinsichtlich der Fristen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen, dieser lautet:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des

Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn

Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber

dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1

Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLY142U77TW

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50567
Land: Deutschland
E-Mail:

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

25/08/2023

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