Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Postanschrift: Tersteegenstr. 9
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Abteilung Einkauf
E-Mail:
Telefon: +49 21159708434
Fax: +49 21159708320
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kvno.de

Einrichtung des öffentlichen Rechts

Gesundheit

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Referenznummer der Bekanntmachung: X-KVNO-2023-0017

Lieferauftrag

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 0.01 EUR

NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein

Tersteegenstrasse 9

40474 Düsseldorf

Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) setzt eine individualprogrammierte "Aktenmanagement" (AM) -Lösung ein. Diese basiert auf Microsoft SharePoint und ist nach "Trusted Procedure" vom TÜV Trust-IT zertifiziert. Die Dokumente der Verwaltungsvorgänge der damit arbeitenden Abteilungen werden in "Arzt"-Akten abgelegt. Stattgefundene Umstrukturierungen dieser Abteilungen können nicht in bestehenden System abgebildet werden. Eine Nutzung für weitere Abteilungen wird nicht unterstützt. Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das mit diesem Vergabeverfahren beschafft werden soll, als All-in-One-Lösung, soll perspektivisch allen Mitarbeitenden die elektronische Aktenführung ermöglichen. Mit einem DMS werden elektronisch und nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Dabei werden Entwurf und Erstellung, Weitergabe und Verteilung, Auffinden, Ablage und Archivierung oder Löschung der Dokumente sowie die Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten unterstützt. Bei der elektronischen Aktenführung sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit zu beachten. Das DMS setzt damit Teile der Gesetzlichen Anforderungen aus dem E-Government Gesetz des Landes NRW um. Grundlage für die Umsetzung bilden weiter die Handlungsempfehlungen zur rechtssicheren elektronischen Aktenführung für die Kassenärztlichen Vereinigungen durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung. Zielsetzung: Ein Standard-DMS wird für einen Mandanten "KV Nordrhein" eingeführt und das bestehende auf SharePoint basierende Individualsystem "Aktenmanagement (AM)" wird dadurch abgelöst. Die jetzt mit dem Aktenmanagement arbeitenden Mitarbeitenden können im neuen DMS ihre Vorgangs-Akten bilden. Das zu liefernde System muss im Multi-User Betrieb (ca. 300 gleichzeitige Nutzer) und einem importierten Dokumentenbestand von ca. 2 Terrabyte Daten in über 1.200.000 Dokument mit angemessenen Reaktionszeit nutzbar sein. Das Systemverhalten wird durch die jährliche hinzukommende Anzahl von ca. 170.000 Sendungen (PDF/A) mit 1.200.000 gescannten Blättern gescannt nicht nachhaltig verschlechtert (siehe Antwortzeiten & Speicherzeiten ). Die Aktenanlage für Mitglieder und Betriebsstätten, sowie die Aktualisierung anhand geänderter Stammdaten aus dem Stammdatensystem ist im DMS umgesetzt. Die benötigten Lizenzkosten (Kaufpreis) sind durch den Bieter im Angebotspreis zu berücksichtigen. Folgende Funktionalitäten sind für den Produktivbetrieb fertigzustellen oder komplett umzusetzen: - Inbetriebnahme des Gesamtsystems als All-In-One-Lösung in der Umgebung der KVNO - Installation eines Standard DMS in zwei Systemumgebungen Pre-Live und LIVE - Systemdesign konkret für den Mandanten KV Nordrhein und die bisher mit dem Aktenmanagement arbeitenden Abteilungen - Migration der Daten aus Altsystem (Aktenmanagement) - Abbildung der Berechtigungsstruktur - Dokumentation des Gesamtsystems - Anbindung der vorhandenen Scan-Lösung Das System sowie die umzusetzenden Anforderungen und Funktionalitäten sowie notwendigen Implementierungsleistungen werden in den Vergabeunterlagen detailliert beschrieben.

Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50,00

Preis - Gewichtung: 50,00

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Offenes Verfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 096-297140

Auftrags-Nr.: 1

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

10/07/2023

Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
Postanschrift: Phoenixseestr. 20
Ort: Dortmund
NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44263
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2311772640

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 0.01 EUR

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/themen/wirtschaft/vergabekammer-rheinland

07/08/2023