Digitale Meldebögenerfassung Referenznummer der Bekanntmachung: 23-003
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Alte Landstraße 104
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40489
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB
E-Mail:
Telefon: +49 6131-2877071
Fax: +49 6131-2877099
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.pflegekammer-nrw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Digitale Meldebögenerfassung
- Alle Pflegefachpersonen, die in Nordrhein-Westfalen wohnen und/oder arbeiten sind Pflichtmitglieder der Pflegekammer Nordrhein-Westfalen.
- Im Rahmen der Mitgliederregistrierung und Datenerhebung sollen im Zeitraum 01.10.2023 bis spätestens 31.03.2024 mindestens 220.000 Pflegefachpersonen in einem Pretest (ca. 5.000 Anschreiben) und fünf bis sechs weiteren Wellen angeschrieben werden. Der Beginn soll spätestens bis Ende November 2023 gestartet sein.
- Die Mitglieder haben mit der Versendung der Meldebögen und der Aufforderung zur Registrierung die Möglichkeit, sich zwischen einer Registrierung im Onlineverfahren oder über die Registrierung durch den postalischen Rückversand des Meldebogens zu entscheiden. Bei dem postalischen Rückversand wird der Meldebogen sowie ggf. weitere Dokumente (z.B. die Urkunde des Mitglieds) zurückgesendet.
- Bei dem oben genannten geplanten Versand kann mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % gerechnet werden.
- Während des Versands vom 01.10.2023 bis 31.03.2024 plant die Pflegekammer weitere Anschreiben an die Pflichtmitglieder zu versenden, die neu an die Pflegekammer gemeldet werden. Hierbei werden durchschnittlich 2.000 Anschreiben pro Monat mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % angenommen.
- Sämtliche erforderlichen, bereitgestellten und eingesetzten Systeme zur Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Daten im Zusammenhang mit der Mitgliederdatenerfassung müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Störungen an den bereitgestellten Systemen sind unverzüglich zu beheben, damit der Projektablauf sowie Fristen nicht gefährdet werden.
- Die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) die aus der europäischen Datenschutzgrundverordnung sowie dem deutschen Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetzes NRW hervorgehen müssen nachweislich getroffen sein. Eine Dokumentation der TOM ist als Anlage zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) dem Angebot beizulegen.
- Für jede Leistung ist ein Kurzkonzept beizulegen.
- Es ist der frühestmögliche Umsetzungstermin des Projektes anzugeben.
- Der Vertrag startet zwei Wochen nach Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf sechs Monate nach Vertragsstart mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024.
Alle Lose können untereinander kombiniert werden, bis dahin, dass alle Lose zusammengefasst werden.
Bereitstellung Druckdateien und Scan
Pflegekammer Nordrhein-Westfalen Alte Landstraße 104 40489 Düsseldorf
1. Erstellung Dokumente
Folgende Dokumente werden durch den Auftraggeber als Word-Dokument erstellt und bereitgestellt:
o Anschreiben (2 Seiten)
o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten (3 -4 Seiten)
o Ggf. Stammdatenblatt (1 - 2 Seiten)
o Anleitung zum Mitgliederportal (3 Seiten)
Darüber hinaus legt der Auftraggeber die weiteren inhaltlichen Vorgaben des Meldebogens fest. (2 - 4 Seiten)
Die Inhalte der Dokumente können je nach Empfängergruppe variieren.
Leistungen des Auftragnehmers:
Erstellung Druckdatei für Versandhüllen
Erstellung Meldebogen durch den Auftragnehmer:
o Der bestehende Meldebogen muss hinsichtlich der neuen Meldeordnung und den Vorgaben des Auftraggebers durch den Auftragnehmer angepasst werden.
o Der Meldebogen muss den Anforderungen für einen späteren Scan-Vorgang entsprechen und mittels OCR-Software lesbar sein.
o Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister (Gewinner von Los 4) stellt dem Auftragnehmer für den Meldebogen die geeigneten Druckdaten zur Verfügung z.B. in Form eines Data-Matrix-Codes, sodass der Meldebogen validiert werden kann.
2. Bereitstellung Druckdateien
Für die Erstellung der Druckdateien werden dem Auftragnehmer Mitgliederdaten (Anrede, Titel, Vorname. Name, Adresse, Mitgliedsnummer, Benutzername, Passwort) zur Personalisierung der Anschreiben vom Auftraggeber übermittelt.
Der Auftragnehmer stellt einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 2) für den Druck alle notwendigen Datensätze der Dokumente zur Verfügung:
o Anschreiben (personalisiert)
o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten (personalisiert)
o Ggf. Stammdatenblatt (personalisiert)
o Anleitung zum Mitgliederportal
o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID), personalisiert)
o Druckdatei für Versandhüllen
- Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt
- Bereitstellung einzelner Druckdatei pro Mitglied (PDF-Dateien) an einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 4) jeweils mit einem vom Auftraggeber definierten Dateinamen z.B.: Bezeichnung-Mitgliedsnummer-Versanddatum
3. Scan von Dokumenten
Der Rückversand der Meldebögen und ggf. weiterer Dokumente erfolgt an den Auftragnehmer zur weiteren Verarbeitung. Hierzu hat der Auftragnehmer für den Rücklauf eine Aktions-Postleitzahl bereitzustellen. Die eingehenden Sendungen müssen möglichst täglich, jedoch Minimum einmal pro Woche bearbeitet werden.
Alle Briefsendungen werden durch den Auftragnehmer elektrisch geöffnet und ausgepackt.
Die Dokumente werden mit Hochleistungsscannern ersetzend gescannt. Die technischen Vorgaben des BSI zum ersetzenden Scannen aus der technischen Richtlinie RESISCAN ("TR RESISCAN"), abrufbar über die Webseite des BSI, sind einzuhalten. Eine diesbezügliche Zertifizierung durch das BSI oder eine entsprechende Eigenerklärung sind dem Angebot beizufügen.
Die Scan-Datei wird im PDF-Format gespeichert, dabei wird eine Datei je Meldebogen und Sendungsinhalt erstellt.
Die physischen Meldebögen werden beim Auftragnehmer archiviert und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber vernichtet, spätestens aber nach einem Jahr.
Die physischen Urkunden werden beim Auftragnehmer archiviert und mindestens einmal pro Monat an den Auftraggeber überstellt.
Die Scan-Dateien werden einem einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 4) in einer geeigneten Form zur Datensichtung und Validierung der Meldebögen zur Verfügung gestellt.
4. Controlling
Mindestens einmal pro Monat wird ein Bericht an den Auftraggeber über die Anzahl der gescannten Sendungen übermittelt.
Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024
Druck und Kuvertierung
Pflegekammer Nordrhein-Westfalen Alte Landstraße 104 40489 Düsseldorf
1. Druck
Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister (Gewinner von Los 1) stellt dem Auftragnehmer für den Druck alle notwendigen Datensätze zur Verfügung:
o Anschreiben
o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten
o Ggf. Stammdatenblatt
o Anleitung zum Mitgliederportal
o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID)
o Druckdatei für die Versandhüllen
o Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt.
Der Auftragnehmer druckt alle für den Versand notwendigen Dokumente in DIN A4, Duplex-Druck und farbig
o Anschreiben (1 Blatt) (personalisiert)
o Aufforderung zur (1 - 2 Blatt) (personalisiert)
o Ggf. Stammdatenblatt (1 Blatt) (personalisiert)
o Anleitung (2 Blatt) (nicht personalisiert, Vordruck möglich)
o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID) und Data-Matrix-Code (1 - 2 Blatt) (personalisiert)
o Versandumschlag (235 x 125 mm, 4/0-farbig Skala mit grauem Innendruck, 125x235 mm, mit Sichtfenster, Nassklebung)
2. Kuvertierung
Für die Kuvertierung stellt der Auftragnehmer einen Versandumschlag mit Sichtfenster (235 x 125 mm, 4/0-farbig Skala) bereit.
Die Kuvertierung findet mit Kameraüberwachung zum Abgleich der personalisierten Bestandteile sowie zur Prüfung der Bedruckung aller Bestandteile incl. Wiegeprotokoll mit den Angaben Datum, Uhrzeit, Mitgliedsnummer und Gewicht statt.
Die Briefe werden für den Versand durch einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner Los 3) zur Abholung bereitgestellt.
Es ist eine Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024 vorgesehen.
Versand
Pflegekammer Nordrhein-Westfalen Alte Landstraße 104 40489 Düsseldorf
Versand
Der Auftragnehmer holt die für den Versand bestimmten Briefe bei einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner Los 2) ab.
Der Versand mit der ggf. erforderlichen Frankierung wird durch den Auftragnehmer durchgeführt.
Zustellung bundesweit sowie im geringen Umfang (< 1.000 Briefe) international (innerhalb EU).
Der Auftragnehmer stellt ein papierloses Rückläufermanagement sicher. Rückläufer werden über eine digitale Schnittstelle (ggf. FTP-Server) an den Auftraggeber gemeldet.
Es besteht die Option der Verlängerung bis zum 31.12.2024.
Datenvalidierung, Systembereitstellung, Verarbeitung
Pflegekammer Nordrhein-Westfalen Alte Landstraße 104 40489 Düsseldorf
1. Datenvalidierung / Digitale Weiterverarbeitung der Meldebögen
Der Auftragnehmer stellt einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 2) für den Meldebogen die geeigneten Druckdaten zur Verfügung z.B. in Form eines Data-Matrix-Codes., sodass der Meldebogen validiert werden kann
Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister ( Gewinner von Los 1) stellt dem Auftragnehmer die gescannten Dokumente in einer für Weiterverarbeitung geeigneter Form digital zur Verfügung.
Für die Weiterverarbeitung wird eine datenbankgestützte Web-Anwendung für eine schnelle Verarbeitung der Meldebögen bereitgestellt.
Es wird eine REST-WEB-Schnittstelle zum Datenaustausch mit der bestehenden Verwaltungssoftware (VEWA) der GRÜN Software Group GmbH des Auftraggebers vom Auftragnehmer bereitgestellt. Über diesen Weg müssen alle Daten und Scan-Dateien übertragen werden.
Die Mitgliedsdaten müssen bidirektional gelesen und geschrieben werden. Die auszulesenden Mitgliedsdaten setzen sich aus handschriftlich befüllten Freitextfeldern, sowie Checkboxen zusammen.
Nicht auswertbare Daten auf dem Meldebogen werden manuell durch den Auftragnehmer erfasst und digitalisiert.
Eine Protokollfunktion dokumentiert alle Übertragungen und Datenänderungen revisionssicher.
Eine Datenabfrage mittels der Mitgliedsnummer muss über die REST-WEB-Schnittstelle möglich sein. Datenrückmeldung erfolgt ebenso über die REST-Web-Schnittstelle.
Die gescannten PDF-Dokumente werden über die REST-Web-Schnittstelle in das Kommunikationswesen des Verwaltungssystems (VEWA) überführt.
2. Digitale Weiterverarbeitung der Anschreiben
Der Auftragnehmer erhält von einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister ( Gewinner von Los 1) jeweils eine einzelne Druckdatei pro Mitglied (PDF-Datei) mit einem vom Auftraggeber definierten Dateinamen z.B.: Bezeichnung-Mitgliedsnummer-Versanddatum
Der Auftragnehmer überträgt den jeweiligen Datensatz an den entsprechenden Mitgliedsdatensatz in VEWA (ohne Validierung)
3. Systembereitstellung
Über einen gesonderten Zugang kann der Auftraggeber in digitaler Form die Dokumente, die nicht validiert werden können, einsehen und nach etwaigen Korrekturen direkt an den Auftragnehmer zurückzuspielen.
4. Controlling
Mindestens einmal pro Monat wird ein Bericht an den Auftraggeber über die Validierung der Meldebögen übermittelt.
Es besteht eine Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Die Bieter müssen mindestens 3 Jahre am Markt bestehen.
- Der Geschäftssitz muss in der europäischen Union liegen.
- Die Datenverarbeitung darf ausschließlich innerhalb der europäischen Union stattfinden.
Diese Vorgaben sind jeweils durch Eigenerklärungen nachzuweisen.
Die Bieter müssen eine Eigenerklärung zu Ihrem Umsatz der letzten drei Jahre auf dem Gebiet des jeweiligen Loses abgeben. Es werden folgende Mindestumsätze für die letzten 3 Jahre gefordert:
o Los 1: EUR: 510.000,00
o Los 2: EUR: 625.000,00
o Los 3: EUR 780.000,00
o Los 4: EUR 1.160.000,00
- Eigenerklärung über mindestens drei Referenzen jeweils juristischer Personen des öffentlichen Rechts unter Beachtung und Umsetzung des Verwaltungsverfahrensgesetzes innerhalb der letzten 3 Jahre.
- Nur für Los 1: Eigenerklärung zur Einhaltung der Anforderungen für ersetzendes Scannen oder BSI-Zertifizierung
Abschnitt IV: Verfahren
Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB
Große Langgasse 1a
55116 Mainz
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4YPZ6Q3K
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB
unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend
gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor
Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist
von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der
in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung
oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die
erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder
zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist
ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage
nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer
Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Postanschrift: Alte Landstraße 104
Ort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40489
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6131-2877071
Fax: +49 6131-2877099
Internet-Adresse: www.pflegekammer-nrw.de