Outputmanagement Referenznummer der Bekanntmachung: FV3-04/03/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Nauheimer Straße 98
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70372
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.pbeakk.de
Abschnitt II: Gegenstand
Outputmanagement
Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Outputmanagement. Ziel für die PBeaKK ist es Druck-, Konfektionierungs-, Versand- und Zustelldienstleistungen auf hohem Niveau sicherzustellen.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:
- die Entgegennahme von Daten und den Druck von Poststücken
- die Konfektionierung von Poststücken
- den Versand und die Zustellung von Poststücken
- das Reporting und die Abrechnung
- die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich bereits im 4. Quartal 2023 an einer Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.
Deutschlandweit
Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Outputmanagement. Ziel für die PBeaKK ist es Druck-, Konfektionierungs-, Versand- und Zustelldienstleistungen auf hohem Niveau sicherzustellen.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:
- die Entgegennahme von Daten und den Druck von Poststücken
- die Konfektionierung von Poststücken
- den Versand und die Zustellung von Poststücken
- das Reporting und die Abrechnung
- die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich bereits im 4. Quartal 2023 an einer Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.
Bei dem in Anhang 9 der Vergabeunterlagen dargestellten Mengengerüst handelt es sich um erwartete Mengen pro Jahr, die sich aus den Betrachtungen der Jahre 2021 und 2022 ergeben. Diese können als Kalkulationsgrundlage herangezogen werden. Da die tatsächlichen Mengen für die Jahre 2024 ff von den angegebenen Zahlen abweichen können, ergibt sich aus der Angabe dieser Verkehrsmengen keine Abnahmeverpflichtung in dieser Höhe für die PBeaKK.
Es wird von ca. 5 Mio. Druckstücken p.a. ausgegangen. Die unterjährige Verteilung auf Monate lässt sich aus Anhang 9 Mengengerüst entnehmen. Die tägliche zu verarbeitende Menge beträgt durchschnittlich zwischen 15 - 25 Tsd. Druckstücken. In Fällen von Aktionen und Sonderaktionen kann diese Menge deutlich überschritten werden.
Die im Mengengerüst beschriebenen Mengen beschreiben den aktuellen Stand einschließlich aller Aktionen und Sonderaktionen.
Durch weitere Akquisitionen im Drittgeschäft Beihilfe können sich Steigerungen um mehr als 20 % ergeben. Die Einführung der Elektronischen-Patientenakte und die damit verbundene Einführung einer Cloud-Lösung bzw. Zusendung per PBeaKK-App kann zu einer erheblichen Verminderung (auch mehr als 20%) der Menge führen.
Die zu erbringende Leistung lässt sich in Tagesgeschäft, regelmäßig wiederkehrende Aktionen und Sonderaktionen aufteilen.
Wir gehen von einer zusätzlichen Menge von 15-20 Tsd. Postzustellungsaufträgen aus. Diese Leistung umfasst den Druck, die Konfektionierung, die Kuvertierung, der Versand und die Zustellung der Widerspruchsbescheide per Postzustellungsurkunde.
Der Vertrag ist zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Er verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum 31.12. des jeweiligen Jahres durch die Auftraggeberin gekündigt wird.
Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Verlängerung spätestens mit Ablauf des 31.12.2027.
Der Vertrag ist zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Er verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum 31.12. des jeweiligen Jahres durch die Auftraggeberin gekündigt wird.
Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Verlängerung spätestens mit Ablauf des 31.12.2027.
Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft. Vertragliche Leistungen sind vom Auftragnehmer ab dem 01.01.2024 zu erbringen. Der Leistungserbringung geht eine Projektinitialisierungsphase gemäß Nr. 1.2.3 der Leistungsbeschreibung (Anhang 1 der Vergabeunterlagen) voraus, die im 4. Quartal 2023 stattfindet. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, an dieser Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
A) Nachweis darüber, dass die Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem sie ansässig sind, eingetragen sind. Nachweis darf zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" nicht älter als 6 Monate sein.
zu A) Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) oder oder Eigenerklärung (Angebotsformblatt, Anhang 18, Angebotsformblatt, Ziffer 4 liegt vor; im Falle eines Unterauftrags/Eignungsleihe zusätzlich formlose Eigenerklärung des Unterauftragnehmers/Dritten) liegt vor.
B) Allgemeine Unternehmensdarstellung
C) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie dem Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben), bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
D) Betriebshaftpflichtversicherung die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich gesundheitsbezogener Daten und Sozialdaten) umfasst mit Mindestdeckungssummen je Schadensereignis:
- bei Sachschäden, pauschal 1.000.000, -- EUR,
- bei Vermögensschäden 500.000, -- EUR.
Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.
zu B) (Formlose) Eigenerklärung
zu C) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A) liegt vollständig ausgefüllt vor. Aus der Eigenerklärung gem. Anhang 6A muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Geschäftsjahre Umsätze mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.
zu D) Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses muss der Versicherungsschutz bestehen.
Vorbereitete Bestätigung - siehe Anhang 18, Angebotsformblatt, Ziff.5 - liegt vor.
Die PBeaKK behält sich vor, die Vorlage einer Kopie des Versicherungsnachweises zu verlangen.
E) Darstellung der Erfahrungen im Outputmanagement durch Referenzen über Aufträge für die Leistungsabschnitte "Druck, Konfektionierung und Versand".
F) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem
G) Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren.
zu E) Nachweis von mindestens 3 Referenzen (jede nicht älter als 3 Jahre) über Aufträge für die Leistung "Druck, Konfektionierung und Versand", die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind.
Mindestens eine der 3 Referenzen muss auch das Beilagenmanagement beinhalten.
Für den Fall, dass die Zustellung nicht durch die Deutsche Post AG im Rahmen der Post-Universaldienstleistungsverordnung erfolgt ist als Nachweis mindestens 1 Referenz (jede nicht älter als 2 Jahre) über Aufträge für den Leistungsabschnitt "Zustellung" die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind, vorzulegen.
Es ist eine hinreichend detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen vorzunehmen (dabei ist explizit auf das Thema Beilagenmanagement einzugehen) und anzugeben, wann die Leistungen erbracht wurden;
zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer).
Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich Anhang 6B "Referenzblatt" zu verwenden und vollständig auszufüllen
zu F) Formlose Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Vorlage der Kopie des Nachweises.
zu G) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A) liegt vollständig ausgefüllt vor.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Juni 2027
Zum Einreichen von E-Rechnungen ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE; https://xrechnung-bdr.de) zu verwenden. Die Leitweg-ID der PBeaKK lautet 992-80031-57.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDW67G0
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163