Ausschr. Agenturausschreibungen BWegt Referenznummer der Bekanntmachung: 2023/1400
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Wilhelmsplatz 11
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70182
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.nvbw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Ausschr. Agenturausschreibungen BWegt
2.1 Ausgeschriebene Leistung
Gegenstand der Ausschreibung ist es, einen Dienstleister zu beauftragen, der/die für die Jahre 2024-2026
- die bestehende PR- und Social-Media-Strategie weiterentwickelt sowie sämtliche PR- und Social-Media-Maßnahmen mit innovativem und kreativem Content für die Dachmarke bwegt entwickelt und durchführt sowie anhand von KPIs evaluiert (Los 1),
- für einzelne Kampagnen der Marke bwegt sämtliche Medialeistungen sowohl offline als auch online von der Mediaberatung über die Mediastrategie, die Mediaplanung, den Mediaeinkauf, die Mediaabwicklung, die Kampagnensteuerung bis zur Mediakontrolle durchführt (Los 2)
Die konkreten Anforderungen der zu erbringenden Leistung ergeben sich aus Teil B, Kap. 6ff.
1. Los 1 "Weiterentwicklung der bestehenden PR- und Social-Media-Strategie sowie Durchführung der PR- und Social-Media-Maßnahmen mit innovativem und kreativem Content für die Dachmarke bwegt sowie Eva
NVBW - Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH Wilhelmsplatz 11 70182 Stuttgart Ort der Leistungserbringung ist Baden-Württemberg.
siehe oben
siehe Leistungsbeschreibung
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt anhand folgender Auswahlkriterien:
1. Inhaltliche und kreative Qualität der Konzeptentwürfe sowie Gestaltung der Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen der Lose 1 bis 2 50 %
Die Bieter sollen die angebotene Leistung anhand der Inhalte der Aufgaben-beschreibung darstellen und lösungsorientiert und mit Verständnis für die Marke bwegt darstellen.
2. Preis anhand einer fiktiven Angebotskalkulation mit
- 20 Stunden Seniorberatung,
- 40 Stunden Projektmanagement,
- 20 Stunden Projektassistenz
- und nur für Los 1 zusätzlich
- 10 Stunden Text,
- 10 Stunden Grafik, Video
- 10 Stunden Community Management 25%
3. Erfahrungen mit vergleichbaren Aufgaben der letzten 5 Jahre mit Aussagen zu Auftraggebern, Budget, Maßnahmen und Leistungszeitraum 15%
4. Fachliche Leistungsfähigkeit durch Angaben zur Qualifikation
des Personals 10 %
Die Bieter haben durch entsprechende Referenzen nachzuweisen, dass sie über ausreichend in den im Rahmen der Ausschreibung geforderten Aufgabenbereichen erfahrenes Personal verfügen. Sie haben die Projektmitarbeiter:innen zu benennen und deren einschlägige Erfahrungen aufzuzeigen.
siehe Leistungsbeschreibung
2. Los 2 "Durchführung von Medialeistungen für einzelne Kampagnen der Dachmarke bwegt, sowohl offline als auch online von der Mediaberatung über die Mediastrategie, die Mediaplanung, den Mediaeinkauf,
NVBW - Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH Wilhelmsplatz 11 70182 Stuttgart Ort der Leistungserbringung ist Baden-Württemberg.
siehe oben
siehe Leistungsbeschreibung
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt anhand folgender Auswahlkriterien:
1. Inhaltliche und kreative Qualität der Konzeptentwürfe sowie Gestaltung der Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen der Lose 1 bis 2 50 %
Die Bieter sollen die angebotene Leistung anhand der Inhalte der Aufgaben-beschreibung darstellen und lösungsorientiert und mit Verständnis für die Marke bwegt darstellen.
2. Preis anhand einer fiktiven Angebotskalkulation mit
- 20 Stunden Seniorberatung,
- 40 Stunden Projektmanagement,
- 20 Stunden Projektassistenz
- und nur für Los 1 zusätzlich
- 10 Stunden Text,
- 10 Stunden Grafik, Video
- 10 Stunden Community Management 25%
3. Erfahrungen mit vergleichbaren Aufgaben der letzten 5 Jahre mit Aussagen zu Auftraggebern, Budget, Maßnahmen und Leistungszeitraum 15%
4. Fachliche Leistungsfähigkeit durch Angaben zur Qualifikation
des Personals 10 %
Die Bieter haben durch entsprechende Referenzen nachzuweisen, dass sie über ausreichend in den im Rahmen der Ausschreibung geforderten Aufgabenbereichen erfahrenes Personal verfügen. Sie haben die Projektmitarbeiter:innen zu benennen und deren einschlägige Erfahrungen aufzuzeigen.
siehe Leistungsbeschreibung
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
5. Anforderungen an den Bieter, Nachweis der Eignung
5.1 Ausschlussgründe
Zur Prüfung der Eignung muss der Bieter gemäß Anlage erklären, ob die unter §§ 123 und 124 GWB genannten Fälle auf ihn zutreffen und inwiefern eine Selbstreinigung nach § 125 GWB vorliegt. Der Auftraggeber kann hierzu geeignete Nachweise nachfordern.
Von der Teilnahme am Vergabeverfahren werden Bieter ausgeschlossen, die aufgrund eines der in Artikel 57 Absatz 1 der Richtlinie 2014/24/EU genannten Gründe rechtskräftig verurteilt worden sind.
Des Weiteren können Bieter ausgeschlossen werden, die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben.
5.4 Bietergemeinschaften
Geben mehrere Unternehmen einen gemeinschaftlichen Antrag ab, so hat die Bieter-gemeinschaft in ihrem Antrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter zu benennen. Die entsprechende Vollmacht ist dem Antrag beizufügen. Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Die oben genannten Nachweise müssen für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Bei der Beurteilung der Eignung einer Bietergemeinschaft wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Die Bildung von Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe ist unzulässig.
5.5 Subunternehmer
Der Auftragnehmer ist berechtigt, Teile der Agenturleistung durch Dritte (Subunternehmer) erbringen zu lassen. Der Auftragnehmer hat daher in seinem Antrag Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Subunternehmer übertragen will. Diese Subunternehmer sind zu benennen bzw. bekannt zu geben.
Die Beauftragung von Subunternehmern (Fremdleistungen) nach Zuschlagserteilung ist nur nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen zu verfahren. Die Fremdleistungen stellen immer Subunternehmen des Auftragnehmers dar.
Unternehmen, die sich mehrfach - sei es als einzelnes Unternehmen, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer - an diesem Vergabeverfahren beteiligen, können wegen Verstoßes gegen das Wettbewerbsprinzip ausgeschlossen werden.
5.2 Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Zur Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters hat dieser den Geschäftsbericht des letzten Kalender- oder Wirtschaftsjahres, aus dem auch die Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse hervorgehen, vorzulegen. Falls durch einen Bieter kein eigener Geschäftsbericht herausgegeben wird, ist die Vorlage des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. des Lageberichts) sowie eine Erklärung über die aktuellen Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse ausreichend. Diese Unterlagen sind zwingend für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr vorzulegen.
5.3 Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit
Zur Beurteilung der für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit, sind vom Bieter und ggfls. von Subunternehmern Referenzen über bisher erbrachte vergleichbare Leistungen im Bereich der Betreuung, Weiterentwicklung und Umsetzung von großen kanalübergreifenden Marketing-kampagnen vorzulegen.
2.4 Vergütung / Vertrag / Budget
Die Vergütung erfolgt zu den vereinbarten Preisen grundsätzlich nach Leistungserbringung und auf Nachweis durch Rechnungsstellung. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist auszuweisen.
Es gelten die Bestimmungen des Rahmenvertrages, siehe Anlage.
Für die Durchführung steht folgendes maximales Budget (netto) zur Verfügung:
- Für Los 1 "PR- und Social-Media-Maßnahmen": max. 3,0 Mio. Euro jährlich
- Für Los 2 "Medialeistungen": max. 4,0 Mio. Euro jährlich
Darin sind alle Agentur-, Lizenz- und Umsetzungs- und Fremdkosten enthalten. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Beauftragung des gesamten Budgets.
Ab dem 01. Januar 2022 sind Sie als öffentlicher Auftragnehmer nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt nur für Rechnungen bis zu einem Betrag von [Betrag gelöscht] Euro ohne Umsatzsteuer. Für die elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg, den Sie zusammen mit weiteren Informationen unter https://service-bw.de/erechnung erreichen. Ihr Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) unsere Leitweg-ID 08-A5612-95 aufweisen.
2.5 Vertragsbedingungen
Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Mit Vertragsschluss wird ein entsprechender Rahmenvertrag geschlossen. Hinzukommt - soweit erforderlich - ein Vertrag zur Verarbeitung von Daten nach der DSGVO. Vertragsbestandteile werden kumulativ:
- der verhandelte Rahmenvertrag
- die Ausschreibungsbedingungen aus den Verdingungsunterlagen
- ggfls. nachgelagerte Bieterinformationen
- die Leistungsbeschreibung aus dem endgültigen Angebot des Bieters
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der NVBW (Stand Dezember 2020).
- die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B),
Es gelten ausschließlich unsere AGB vom Dezember 2020, die diesem Schreiben beiliegen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter werden nicht akzeptiert und führen zum Ausschluss. Im Zweifel gehen die Anforderungen aus der Ausschreibung den Ausführungen im Angebot vor, sofern nichts gesondert vereinbart wird.
Es gelten die Besondere Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) (siehe beiliegend).
Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen nebst Anlage (Technische Informationen) des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.
Abschnitt IV: Verfahren
digitale Abgabe der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
3. Ausschreibungsbedingungen
3.1 Grundlagen
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragswert den Schwellenwert für Leistungen nach § 106 GWB überschreitet. Es wird eine europaweite Ausschreibung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 119 GWB durchgeführt, da nicht alle inhaltlichen und vertraglichen Fragen abschließend geklärt sein können.
Das Verhandlungsverfahren ist wie folgt geplant:
Schritt 1: Teilnahmewettbewerb
Der Auftraggeber veröffentlicht einen Teilnahmewettbewerb und fordert die Bieter im Teilnahmewettbewerb dazu auf, zum festgesetzten Termin ein Konzept abzugeben.
Der Auftraggeber wird anhand der Auswahlkriterien mindestens drei und maximal fünf geeignete Bieter für Schritt 2 auswählen und die zukünftige Zusammenarbeit verhandeln.
Schritt 2: Verhandlungsverfahren
Die in Schritt 1 ausgewählten Bieter werden voraussichtlich in der KW 36 des Jahres 2023 zur Präsentation in KW 38-39 eingeladen. In diesem Termin sollen die ausgewählten Bieter ihr Konzept in einer präsentationsfähigen Form darstellen und erläutern. Mit den Bietern wird das Projektvorgehen erörtert und der Rahmenvertrag verhandelt.
Es werden ggf. weitere Präsentationen / Verhandlungen geführt. Der Auftraggeber behält sich vor, die Zahl der Bieter, die zu weiteren Verhandlungsgesprächen eingeladen werden und die in Schritt 3 aufgefordert werden, weiter zu reduzieren.
Schritt 3: Vertragsabschluss
Die nach Schritt 2 ausgewählten Bieter werden zur Abgabe eines finalen Angebotes aufgefordert. Das finale Angebot besteht aus dem ausverhandelten Rahmenvertrag. Der anhand der Zuschlagskriterien ausgewählte Bieter erhält den Zuschlag auf den Rahmenvertrag.
Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Antrages verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht gestattet.
Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten der NVBW, des VM sowie weiterer Partner Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Ebenso verpflichten sich die NVBW und das VM alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
3.2 Bestimmung über die Einsendung und Abgabe der Anträge
Der Antrag muss vollständig, in deutscher Sprache und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben bis zum
Montag, 07.08.2023, 12:00 Uhr
in elektronischer Form bei der
NVBW - Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH - Vergabestelle
auf dem Portal von DTVP unter www.dtvp.de mit der dort angegebenen Nummer vorliegen.
Anträge, die zu diesem Zeitpunkt nicht in vollständiger Form vorliegen, werden nicht berücksichtigt. Die Öffnung erfolgt am selben Tag bei der NVBW. Bieter sind bei der Öffnung nicht zugelassen.
Die Teilnahmeanträge und Angebote werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Die von den Bietern erbetenen personenbedingten Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert, siehe dazu die datenschutzrechtlichen Hinweise auf der Homepage der NVBW.
3.3 Mitteilung von Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen
Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in ausschließlich schriftlicher Form über das Portal von DTVP darauf hinzuweisen.
Fragen zum Angebot müssen ausschließlich schriftlich in deutscher Sprache bis zum
Donnerstag, 27.07.2023, 12:00 Uhr
auf dem Portal von DTVP unter www.dtvp.de mit der dort angegebenen Nummer eingereicht werden.
Die Antworten werden ebenfalls schriftlich gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle Bewerber bekannt gegeben. Die Bieter müssen sich fortlaufend und eigeninitiativ über neue Informationen durch Besuch der Webseite unterrichten.
3.5 Nebenangebote und Änderungsvorschläge
Nebenangebote sind nicht zulässig.
3.6 Erstattung von Aufwendungen
Aufwendungen, die bei der Antrags-/Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet.
Die ausgewählten Bieter, die nach Kapitel 3.1 zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, ein zuschlagsfähiges Angebot abgeben und nicht den Zuschlag erhalten, erhalten je Los eine Aufwandentschädigung in Höhe von je [Betrag gelöscht] EUR (netto).
4. Formale Anforderungen an die Teilnahmeanträge und Angebote
4.1 Abgabe in deutscher Sprache
Der Teilnahmeantrag (und das spätere Angebot) sind in allen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen. Ausländischen Schriften müssen neben dem Original auch deutsche Übersetzungen der Nachweise und Erklärungen beiliegen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Die Bieter tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen.
4.2 Notwendiger Inhalt (Liste der vorzulegenden Unterlagen)
siehe Vergabeunterlagen
4.3 Vollständigkeit des Antrages
Der Antrag muss vollständig sein; unvollständige Anträge können ausgeschlossen werden. Der Antrag muss die Preise und die in den Verdingungsunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben (erforderlichenfalls mit den deutschen Übersetzungen) enthalten. Fehlende oder unvollständige Nachweise und Erklärungen können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.
4.4 Bindefrist
Die Bindefrist läuft bis 31.12.2023. Bis zum Ablauf dieses Datums ist der Bieter an seinen Antrag, bzw. Angebot, gebunden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YNB6Q05
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Zuständig für die Nachprüfung der Vergabe dieses Auftrags im Verfahren nach §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist die Vergabekammer Baden-Württemberg, beim Regierungspräsidium Karlsruhe. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gem. § 160 Abs. 3 GWB unverzüglich rügen. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung der Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985