Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Migration auf das System SAP S/4HANA
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Nationale Identifikationsnummer: DEA16
Postanschrift: http://muelheim-ruhr.de
Ort: Mülheim an der Ruhr
NUTS-Code: DEA16 Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 208455-1074
Fax: +49 208455-581074
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://muelheim-ruhr.de
Abschnitt II: Gegenstand
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Migration auf das System SAP S/4HANA
Das Migrationsprojekt soll im Verlauf des Jahres 2023 beginnen und im Verlauf des Jahres 2027
abgeschlossen sein (Produktivsetzung)..Die erforderlichen Leistungserwartungen und Arbeitspakete für das
Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Migrationsprojekt wurden
in einem Vorprojekt definiert. Der Fokus der Vorstudie lag u. a. auf folgenden Punkten:
• Das SAP-System sowie die Prozesse näher an den SAP-Standard bewegen
• Aktive Verfügbarkeitskontrolle direkt in SAP realisieren
• Ein besseres Berichtswesen
• Bessere Steuerung und Controlling der Budgets durch die Fachbereiche
• Einrichtung eines kreditorischen digitalen Workflows für Eingangsrechnungen
• Straffung und Vereinheitlichung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen unter S/4HANA
• Workflows und Digitalisierung von Abläufen
• Schnittstellen zu Drittsystemen vereinheitlichen oder deren Ersatz durch SAP-Module
• Reduzierung von manuellen Tätigkeiten
Stadtverwaltung Mülheim an der Ruhr
Die Auftraggeberin hat die für eine S/4HANA-Umstellung notwendige HANA-Datenbank bereits eingeführt. Die
Auftraggeberin beauftragt die Migration vom bislang installierten System SAP-ERP auf die Version S/4HANA.
Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre, beginnend ab dem 01.07.2023. Der Abschluss ist spätestens
bis zum 30.06.2027 vorgesehen.
Die Umstellung auf SAP S/4-HANA soll grundsätzlich im Rahmen eines Brownfield-Ansatzes erfolgen. Das
bestehende SAP ERP-System soll in ein S/4HANA-System konvertiert werden. Die Auftraggeberin hat ein
Vorprojekt zur S4/HANA-Einführung mit externer Unterstützung im Zeitraum von November 2020 bis Februar
2022 durchgeführt. Das Ergebnisdokument dient insbesondere als Informationsquelle zu der Ist-Situation
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und bildet einen Rahmen für das anstehende Umstellungsprojekt. Aufgrund der Entwicklungen in der SAP-Produktstrategie müssen die im Dokument abgebildeten Prämissen nicht zwingend in der Form verfolgt werden.
Mit dem Vorprojekt wurden folgende grundlegende Ziele verfolgt:
Ablösung von Eigenentwicklungen und Annäherung an den SAP-Standard
Neues Hauptbuch und neue Anlagenbuchhaltung
Neue Planungstools
Systemseitige Aktive Verfügbarkeitskontrolle
Neue Oberflächentechnologie SAPUI5 /Fiori
Flexibles und benutzerfreundliches Berichtswesen
Neues Schnittstellen-Framework
Für eine zielgerichtete Migration wurde ein grober Aufgabenablauf mit folgenden, vorgelagerten Projekten
identifiziert:
der Aufbau des SAP Solution Managers für Dokumentations- und Testzwecke
Projekt Digitale Eingangsrechnung mit SAP Invoice Management by OpenText (unter ERP)
Umstellung auf das Budgetverwaltungssystem (PSM-BCS)
Umstellung auf das neue Hauptbuch und die neue Anlagenbuchhaltung.
Der Knowhow-Aufbau und die Schulungen sollen so strukturiert werden, dass eine Überführung in einen
beraterunabhängigen Betrieb ermöglicht wird. Die benötigten Fachworkshops werden voraussichtlich mit jeweils
10 Beschäftigten der Auftraggeberin besetzt. Die Administratoren und Key-User der Auftraggeberin müssen
vom anbietenden Unternehmen eingewiesen und geschult werden. Für die Anwenderschulungen werden im
Durchschnitt 5 Administratoren und 10 Key-User unterstellt. Basis der Schätzung ist dabei grundsätzlich ein
Schulungsvorgehen nach „Train-the-Trainer“- Konzept.
An dieser Stelle werden alle Interessenten darüber informiert, dass folgendes Unternehmen mit der
Dokumentation einer Voruntersuchung für die Projektumsetzung beauftragt wurde: Best Practice Consulting AG,
Am Mittelhafen 16, 48155 Münster.
Diese Beauftragung erfolgte auf der Grundlage eines vorab durchgeführten Vergabeverfahrens für die Auswahl
eines geeigneten Beratungsunternehmens. Mit dieser Beauftragung erlangte das vorbefasste Unternehmen
Informationen, über die kein anderer Bewerbende vorab informiert wurde. Aus diesem Grund werden bereits mit
Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs, zur Vermeidung einer Wettbewerbsverzerrung die kompletten
Vertragsunterlagen allen Interessenten zur Verfügung gestellt
Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte auf der Grundlage von 2 durchgeführten Verhandlungsrunden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
EVB-IT Dienstvertrag über die Auswahl eines Beraters für die Migration auf das System SAP S/4 HANA
Postanschrift: Am Mittelhafen 16
Ort: Münster
NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 48155
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 251287798-0
Fax: +49 251287798-1
Internet-Adresse: www.bpc.ag
Abschnitt VI: Weitere Angaben
keine
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 221147-2889
Fax: +49 221147-2891
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus können nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den bevollmächtigten Juristen übermittelt werden Das Anbringen von Rügen erfolgt in Textform per Fax oder per Mail an die in Nr. I.1 zu dieser Bekanntmachung aufgeführten Kontaktadresse.
Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den bevollmächtigten Juristen nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen.
Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Rheinland - c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
Postanschrift: Hans-Böckler-Platz 5
Ort: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 208455-1074
Fax: +49 208455-581074
Internet-Adresse: http://muelheim-ruhr.de