Beratungs- und Implementierungsleistungen SAP S/4HANA Neuimplementierung Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-07-WWN
Auftragsbekanntmachung – Sektoren
Dienstleistungen
Abschnitt I: Auftraggeber
Postanschrift: Bielefelder Straße 3
Ort: Herford
NUTS-Code: DEA43 Herford
Postleitzahl: 32051
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Alexander Pielsticker
E-Mail:
Telefon: +49 5251503-6558
Fax: +49 5251503-4414
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ww-energie.com
Abschnitt II: Gegenstand
Beratungs- und Implementierungsleistungen SAP S/4HANA Neuimplementierung
Westfalen Weser (nachfolgend WW) plant die Einführung von SAP S/4HANA als Neuimplementierung mit dem Ziel einer umfangreichen Prozessstandardisierung und -optimierung sowie einer gruppenweiten -harmonisierung. Das neue System mit den damit verbundenen Veränderungen der Benutzeroberflächen, Prozesse und Strukturen soll zum Start des Geschäfts- und Kalenderjahres 2026 produktiv gesetzt werden.
Für dieses Einführungsprojekt sucht WW einen Implementierungspartner, welcher die im Rahmen dieser Prozessbeschreibung abgebildeten methodischen, technischen und fachlichen Aufgabengebiete qualitativ hochwertig besetzen und das Implementierungsprojekt durchführen kann.
Ausgeschriebene Aktivitäten umfassen Konzeption & Realisierung der Prozesse und Funktionen (inklusive Customizing im System sowie bedarfsweise Entwicklungs- und Programmiertätigkeiten, z. B. an Schnittstellen) sowie Projektmanagement und übergreifende Lösungsarchitektur.
Optionale Bestandteile sind Aktivitäten wie Datenmigration und die Durchführung von Schulungen.
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WICHTIGER HINWEIS:
Neben den unter URL Ziff.I.3) bereits zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen gibt es noch weitere Unterlagen.
Wir bitten interessierte Unternehmen, die von uns unter URL Ziff.I.3) zur Verfügung gestellte VERTRAULICHKEITSVEREINBARUNG auszufüllen und unterzeichnet im Bereich "Kommunikation" an uns zu senden. Nach Erhalt stellen wir die weiteren Unterlagen ebenfalls im Bereich "Kommunikation" zur Verfügung.
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Westfalen Weser Netz GmbH Tegelweg 25 33102 Paderborn Westfalen Weser Netz GmbH, Bielefelder Str. 3, 32051 Herford; Tegelweg 25, 33102 Paderborn; Mindener Str. 44, 32547 Bad
Oeynhausen
Westfalen Weser (nachfolgend WW) plant die Einführung von SAP S/4HANA als Neuimplementierung mit dem Ziel einer umfangreichen Prozessstandardisierung und -optimierung sowie einer gruppenweiten -harmonisierung. Das neue System mit den damit verbundenen Veränderungen der Benutzeroberflächen, Prozesse und Strukturen soll zum Start des Geschäfts- und Kalenderjahres 2026 produktiv gesetzt werden.
Für dieses Einführungsprojekt sucht WW einen Implementierungspartner, welcher die im Rahmen dieser Prozessbeschreibung abgebildeten methodischen, technischen und fachlichen Aufgabengebiete qualitativ hochwertig besetzen und das Implementierungsprojekt durchführen kann.
Ausgeschriebene Aktivitäten umfassen Konzeption & Realisierung der Prozesse und Funktionen (inklusive Customizing im System sowie bedarfsweise Entwicklungs- und Programmiertätigkeiten, z. B. an Schnittstellen) sowie Projektmanagement und übergreifende Lösungsarchitektur.
Optionale Bestandteile sind Aktivitäten wie Datenmigration und die Durchführung von Schulungen.
Insbesondere in Bezug auf Scope-Entscheidungen und das Projektcontrolling sind dabei regelmäßige Entscheidungsinstanzen und Reportingmechanismen zu etablieren, um entstandene und noch ausstehende Aufwendungen darzulegen.
In der späteren Phase "Aufforderung zur Angebotsabgabe" ist geplant, dass die Anbieter dazu aufgerufen werden, orientiert an der Projekt- und Leistungsbeschreibung, methodische, technische oder fachliche Konzepte im Zusammenhang mit ihrem Angebot einzureichen, um ihre Herangehensweise und ihr Projektverständnis darzulegen.
Ziel:
Das Projekt verfolgt das Ziel, das SAP S/4HANA-System zum 1. Januar 2026 in Betrieb zu nehmen. Dafür sind die Prozesse mit Fokus auf die Möglichkeiten in SAP S/4HANA neu zu gestalten, einzurichten und für die Nutzung zur Verfügung zu stellen, um dadurch die sich bietenden Innovations- sowie Automatisierungsmöglichkeiten und Effizienzpotenziale auszuschöpfen. Diese Prozesse werden in allen Gesellschaften der Unternehmensgruppe sowie in im weiteren Verlauf aufgeführten betriebsgeführten Gesellschaften implementiert.
Das zukünftige SAP-System muss durch die Skalierbarkeit der kaufmännisch geprägten Prozesse das Wachstum der Unternehmensgruppe ermöglichen und in der Anwendung eine höhere Benutzerfreundlichkeit für Anwender* bieten, um mit begrenzt verfügbaren Kapazitäten in den Geschäftsbereichen des Unternehmens die operativen Prozesse abbilden zu können. Dafür sollen Optimierungs- und insbesondere Automatisierungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit den bereitzustellenden Prozessen aufgezeigt und realisiert werden.
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WICHTIGER HINWEIS:
Neben den unter URL Ziff.I.3) bereits zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen gibt es noch weitere Unterlagen.
Wir bitten interessierte Unternehmen, die von uns unter URL Ziff.I.3) zur Verfügung gestellte VERTRAULICHKEITSVEREINBARUNG auszufüllen und unterzeichnet im Bereich "Kommunikation" an uns zu senden. Nach Erhalt stellen wir die weiteren Unterlagen ebenfalls im Bereich "Kommunikation" zur Verfügung.
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Die eingehenden Teilnahmeanträge werden nach der mit den Beschaffungsunterlagen bereitgestellten Eignungsmatrix bewertet. Das weitere Verhandlungsverfahren zur Angebotsabgabe wird auf maximal 8 (!) Bewerber beschränkt. Die Bewerber mit den höchsten Bewertungspunktzahlen werden ausgewählt. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Punktgleichstand gemäß der Bewertungsmatrix nach dem Losverfahren zu entscheiden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft Drittunternehmen/Nachunternehmer einzusetzen, hat er diese unter Verwendung von Formblatt II TNA, siehe URL unter Ziff. I.3), im Teilnahmeantrag anzugeben. Soweit der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung (z. B. im Hinblick auf die geforderten Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen (z.B. eines Nachunternehmers oder eines konzernverbundenen Unternehmens, nachfolgend "Drittunternehmen" genannt) in Anspruch nimmt (sog. "Eignungsleihe" i.S. des § 47 SektVO), muss mit Abgabe des Teilnahmeantrags nachgewiesen werden, dass die für den
Auftrag erforderlichen Kapazitäten dem Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck kann der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung des betreffenden Unternehmens vorlegen. Dieser Nachweis bzw. diese Erklärung ist als Anlage dem Teilnahmeantrag beizufügen.
Die nachfolgenden Eignungsnachweise sind auch für Unternehmen vorzulegen, auf die sich ein Bewerber / eine Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner / ihrer Eignung beruft. Im Falle einer Teilnahme als Bewerbergemeinschaft sind die Eignungsnachweise, sofern nicht ausdrücklich anders geregelt, von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal bzw. inhaltlich nichtgenügende Dokumente, Nachweise, Angaben und Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Folgende Angaben / Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
1) Allgemeine Angaben des Bewerbers (jeweils als Eigenerklärung ausreichend): Angabe zur Teilnahme als Einzelbewerber oder Bewerbergemeinschaft; im Falle einer Bewerbergemeinschaft: Abgabe einer Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatt I TNA, siehe URL unter Ziff. I.3);
2) Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als sechs Monate (auch für etwa einzusetzende Drittunternehmen vorzulegen);
3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatt III TNA, siehe URL unter Ziff. I.3) (auch für etwa einzusetzende Drittunternehmen vorzulegen);
4) Unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung(en) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft sowie ggf. zusätzlich Drittunternehmen und/oder Nachunternehmern, dass diese(r) und sein/ihr mit dem vorliegenden Vergabeverfahren befasstes Personal sämtliche Informationen aus und über das vorliegende Vergabeverfahren vertraulich behandeln und nicht an weitere Dritte weiterleiten wird, nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Dokument "0_VERTRAULICHKEITSVEREINBARUNG", siehe URL unter Ziff.I.3).
5) Bilanzen des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaftsmitglieder einschließlich einer Gewinn- und Verlustrechnung der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
6) Eigenerklärung über den Gesamtjahresumsatz des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaftsmitglieder und über den Jahresumsatz des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaftsmitglieder für das Gesamtunternehmen und zusätzlich im Bereich des Ausschreibungsgegenstands oder in einem vergleichbaren Bereich, jeweils für die vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in Deutschland, nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatt IV TNA, siehe URL unter Ziff. I.3) (auch für etwa einzusetzende Drittunternehmen vorzulegen).
7) Nachweis des Bestehens einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme i. H. v. mindestens EUR 5 Millionen, welche pro Versicherungsfall zur Verfügung stehen muss (auch, ggf. anteilig - bezogen auf den zugeordneten Leistungsbeitrag, für etwa einzusetzende Drittunternehmen vorzulegen). Sofern eine solche Versicherung derzeit nicht besteht, ist eine Eigenerklärung des
Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft ausreichend, wonach er sich zum Abschluss und während der gesamten Vertragslaufzeit zur Vorhaltung der vorgenannten Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns verpflichtet. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist es ausreichend, wenn die Deckungssummen der Berufs-/ Betriebshaftpflichtversicherungen der einzelnen Bewerbergemeinschaftsmitglieder insgesamt mindestens EUR 5 Millionen betragen.
8) Eigenerklärung zu Projektreferenzen nach dem vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formblatt VIII TNA, siehe URL unter Ziff.I.3).
9) Ausgefüllter und unterschriebener Lieferantenfragebogen der Westfalen Weser Netz GmbH, siehe URL unter Ziff. I.3);
Ausfüllhinweis: Nicht zutreffendes bitte kenntlich machen (z.B. n.a. oder ähnliches).
10) Eigenerklärung, aus der die aktuelle Beschäftigtenzahl des Unternehmens mit Stand zum 31.12.2022 ersichtlich ist, nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Formular V TNA, siehe URL unter Ziff. I.3), (auch für etwaig einzusetzende Drittunternehmen vorzulegen).
11) Eigenerklärung, dass während der Ausschreibungsphase, bei der Leistungserbringung und der
gesamten Vertragslaufzeit deutschsprachige(s) (in Wort und Schrift) Ansprechpartner und Personal (technisch, kaufmännisch) eingesetzt wird.
Die Projektsprache ist Deutsch. Diese gilt insbesondere für die direkte Kommunikation mit den Projektmitgliedern der WW. EINZIGE AUSNAHME: Bei vom Dienstleister bereitgestellten Projektmitgliedern mit nur geringfügigem Kontakt zum Projektteam der WW sind die Sprachen Deutsch oder Englisch zulässig.
Die Dokumentation erfolgt durchgehend auf Deutsch.
Zu den Eignungskriterien erfolgen die Angaben unter URL Ziff.II.2.9) "Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern".
Die Bedingungen und Termine im weiteren Verfahren werden im Zuge der Aufforderung zur Angebotsabgabe dem dann aktuellen Bewerberkreis bekannt gegeben.
Zwecks Transparenz wird nachstehend der geplante, unverbindliche Zeitplan zu Informationszwecken dargestellt:
Fragen zum Teilnahmewettbewerb bis 07.07.2023, 12:00 Uhr
Abgabe Teilnahmeanträge bis 25.07.2023, 12:00 Uhr
Versand Aufforderung zur Angebotsabgabe (AzA) indikativ - geplant: 10.08.2023
Bieterfragen zur AzA - geplant: 25.08.2023
Abgabe Angebote - geplant: bis 07.09.2023
Bieter-/Angebotspräsentationen - geplant: 23.10.2023 bis 31.10.2023
Abgabe Angebote verbindlich - geplant: bis 28.11.2023
Vergabeverhandlungen und finales Angebot - geplant: 12.12.2023 - 11.01.2024
Gegenstand der Verhandlungen
Gegenstand der Verhandlung
Eine besondere Rechtsform wird nicht verlangt. Mitglieder von Bewerbergemeinschaften müssen in ihrem Teilnahmeantrag jedoch einen Vertreter benennen, der die Bewerbergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Zudem müssen sie darlegen, dass sie im Fall der Auftragserteilung eine gesamtschuldnerische Haftung für die angebotenen Leistungen übernehmen. Diese Erklärungen sind von allen Mitgliedern rechtswirksam zu zeichnen.
12) Eigenerklärung gemäß Art. 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.°833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Massnahmen angesichts der Handlungen Russlands, nach dem vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatt VII TNA, siehe URL unter Ziff.1.3).
13) Als Grundlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Angebote und im Auftragsfall, gelten neben den in der Aufforderung zur Angebotsabgabe explizit aufgeführten Punkten, die "Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG Gruppe (Westfalen Weser Gruppe) 12/2021" und die "Ergänzenden Einkaufsbedingungen für Beratungsleistungen 12/2021 ".
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Fragen zu dem Vergabeverfahren (Teilnahmewettbewerb), können maximal bis zum 07.07.2023, 12:00 Uhr, eingereicht werden. Die Antworten auf allgemein relevante Fragen werden allen Bewerbern in anonymisierter Form auf dem Deutschen Vergabeportal zur Verfügung gestellt.
Des Weiteren müssen die Bieterfragen einen konkreten Bezug zur Ausschreibungsunterlage (Nennung Dokumentenname, Seitenzahl, Ziffer, lfd. Nr. oder ähnlich geeigneter Verweis) aufweisen.
2) Teilnahmeanträge, die nach Ablauf der Bewerbungsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Teilnahmeanträge, die nicht die geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, können ausgeschlossen werden. Die Vergabestelle behält sich vor - ohne hierzu verpflichtet zu sein oder ohne dass die Bewerber hierauf einen Anspruch haben - Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Ausländische Bieter haben die entsprechenden Registerauszüge, Nachweise, Bescheinigungen und Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, in die deutsche Sprache übersetzte Form (vereidigter Übersetzer) vorzulegen und deren Gleichwertigkeit nachzuweisen. Die Teilnehmeranträge sind online über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) abzugeben (siehe Ziff. I.3). Auf anderen elektronischen Wegen und postalisch übermittelte Teilnahmeanträge (E-Mail/Fax) sind ausgeschlossen und werden nicht berücksichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, von den ausgewählten Bewerbern Unterlagen zur
Validierung der im Teilnahmewettbewerb gemachten Erklärungen abzufordern. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Änderungen in der Zusammensetzung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs nach Maßgabe der Rechtsprechung nur eingeschränkt zulässig sind. Dies gilt entsprechend für den Austausch von Nachunternehmern, auf deren Eignung sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft beruft. Der Auftraggeber wird einem Austausch nur aus wichtigem Grund zustimmen.
Der Austausch führt zur Wiederholung der Eignungswertung.
3) Hinweis: Der Auftraggeber ist berechtigt, das Vergabeverfahren aufzuheben, wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde oder andere schwerwiegende Gründe bestehen (vgl. § 57 Sektorenverordnung - SektVO).
Der Auftraggeber wird im Anschluss an die Wertung der Angebote Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchführen (vgl. § 7 Abs. 2 Bundeshaushaltsordnung - BHO). Ergibt die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, dass die Durchführung des Auftrages und die Erbringung der Leistungen durch den Bieter teurer ist als die Eigenerbringung durch den Auftraggeber, wird der Auftraggeber das Vergabeverfahren aufheben.
Für den Fall der Aufhebung des Vergabefahrens tragen Auftraggeber und Bieter die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens entstandenen Kosten selbst. Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen.
4) Die mit der Bekanntmachung veröffentlichten Unterlagen dienen nur zur Information im Zusammenhang mit dem öffentlichen Teilnahmewettbewerb. Bitte geben Sie nur die in der Veröffentlichung geforderten Erklärungen und Nachweise zum öffentlichen Teilnahmewettbewerb ab.
5) Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt - unter Beachtung der nachgewiesenen Eignung - an den ausgewählten Bewerberkreis, nach dem öffentlichen Teilnahmewettbewerb. Geeignete und zuverlässige Bewerber werden ausdrücklich aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Vorzeitig abgegebene Angebote finden keine Beachtung.
6) Die Bieter sind VERPFLICHTET, sich REGELMÄSSIG über die VERGABEPLATTFORM (siehe Ziffer I.3) zu INFORMIEREN. Bieter, die sich auf dem Deutschen Vergabeportal registrieren, werden per E-Mail informiert, sobald Aktualisierungen der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform abrufbar sind.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9E6UF8
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen (bei der Bezirksregierung Münster) gestellt werden, solange der Auftraggeber noch keinen wirksamen Zuschlag erteilt hat. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabegegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. (§ 160 Abs. 3 GWB)